В дополнение к этим изменениям я поменял последовательность линеек: расположил их по убыванию цены, чтобы лучше показать место ПВХ. Эта новая диаграмма, где меньше данных, привлекает внимание к сообщению, что ПВХ стоит меньше остальных полимеров.

Иногда для достижения цели вашей презентации требуется сохранить подробности, которые пришлось бы исключить при решении «Лучше упростить». Поэтому вы опять втискиваете в один слайд слишком много данных и надеетесь, что сможете все их объяснить своей аудитории.

Но я в этом случае предлагаю такое решение: не удалять подробности, а представлять их небольшими частями, которые легко будет усвоить. Конечно, количество слайдов увеличится, но помните:

«Презентация пяти идей на одном слайде и одной идеи на пяти слайдах занимает одинаковое время».

Пример на соседней странице иллюстрирует это утверждение.

На рисунке сверху показано, как эта информация была передана на бумаге. Такая диаграмма могла бы стать эффективной в качестве раздаточного материала, ведь у читателей было бы достаточно времени, чтобы в ней разобраться.

Но во время презентации на экране процесс передачи сообщения контролирует докладчик, и я бы предложил в данном случае раздробить информацию на шесть простых слайдов: на каждом подход конкурента сравнивается только с одним из компонентов бизнес-системы (см. нижний рисунок).

Еще одна выгода этого подхода состоит в том, что аудитория сосредоточивается на ваших идеях поочередно, по мере их презентации. Исключается риск того, что слушатели будут смотреть не на то, о чем вы рассказываете.

Кроме того, благодаря уменьшению количества информации на каждом слайде мы можем использовать более крупный шрифт, что позволит рационально использовать свободное пространство и обеспечит легкость прочтения.

В некоторых случаях приходится полностью отказаться от прежней формы диаграммы и применить совершенно другую форму, которая больше подходит для данных и сообщения, которые мы пытаемся передать.

Например, верхняя диаграмма на странице справа, несомненно, проста, но мне трудно понять ее сообщение. А вы можете разобраться, не читая данные над столбцами, растут или падают показатели стран? Кроме того, есть ли какая-то логика в последовательности их перечисления?

В случае с такими диаграммами полезно вернуться к матрице, приведенной в начале этой книги, и определить, какой тип диаграммы будет эффективнее. Здесь мы сравниваем, как со временем меняются размеры прибыли шести стран. Для временного сравнения часто подходит гистограмма; но если вместо нее использовать график, увеличить шкалу и расположить страны в порядке убывания прибыли, то тенденции становятся яснее. Теперь аудитория сможет быстро увидеть, в каких странах прибыль выше всего и каковы тенденции.

Я первым признаю, что иногда простого текстового слайда достаточно для того, чтобы передать сообщение. С другой стороны, проявив изобретательность, вы сможете подать нужное сообщение в более интересной форме, что способствует лучшему его пониманию. Именно в этом и заключается суть данного решения.

Например, на верхнем рисунке дан список рекомендуемых шагов для планирования бизнес-презентации. Но так как в данном случае не существует фиксированного порядка этих шагов и все они независимы, я бы предложил изображение пазла: мне кажется, оно поможет лучше запомнить эти шаги.

Более того, этот пазл можно использовать как оглавление или «страницу-указатель», чтобы провести аудиторию по разделам вашего повествования. Добавляйте элементы пазла по мере того, как вы переходите от одного шага к другому. А в конце покажите пазл целиком, и тем самым вы подведете итог главным пунктам рассказа.

Лучше сделать по-другому

О приведенной таблице можно сказать, что ее данные в таком виде просто нечитаемы. Ее нужно трансформировать во что-то более компактное. Как же это сделать?

Первое, что приходит на ум, – удалить столбцы без данных (где одни прочерки); но, поверьте, это не очень поможет. Иногда предлагают сделать из таблицы диаграмму. Однако диаграммы занимают больше места, чем табличные данные, и такое решение тоже не подходит. Можно еще расположить таблицу в два этажа или даже поместить ее на нескольких страницах-слайдах.

Но в данном случае решение настолько элементарное, что часто не приходит в голову: просто поменять оси местами. Я сделал это, используя самый крупный из возможных для наполнения слайда шрифтов, и данные явно читаются во много раз лучше.

РЕШЕНИЕ ДЖИНА

Лучше упростить и сделать по-другому

Иногда разделение одной слишком подробной диаграммы на несколько слайдов не решает проблему. В этом случае можно попробовать сократить детализацию, выделив самый важный компонент сообщения.

В данном случае сообщение таково: «ЗаводTuckahoeуспешно поддерживает низкий уровень переменных издержек по трем из четырех видов продукции. Этот завод является вторым по низкозатратности производстваHFCS-42 иHFCS-55, хотя по объему их производства он стоит на четвертом месте. Но в производстве кукурузного сиропа заводTuckahoeзанимает седьмое место по издержкам, и они значительно больше, чем у завода с самым низким показателем; это указывает на необходимость искать возможности снижения издержек».

Казалось бы, самое очевидное решение – использовать отдельный слайд для каждого продукта. Но все равно в каждом случае пришлось бы показывать по 13 линеек, и названия заводов не читались бы. Кроме того, аудитории труднее сравнивать эти четыре продукта, когда данные размещены на отдельных страницах-слайдах.

В этом случае важно показать суть сообщения, а не сбить с толку. Главные элементы сообщения таковы: показатель затрат на каждый продукт и место завода Tuckahoe по сравнению с остальными. Мы используем диапазонную линейчатую диаграмму, чтобы показать разницу в общих переменных издержках между заводами, у которых в производстве этих четырех продуктов данный показатель лучше и хуже всего. Здесь диапазоны имеют одинаковую длину, что создает диаграмму с указателем; то есть разрыв составляет 100 вне зависимости от разницы в издержках. Мы показываем место Tuckahoe относительно заводов с лучшим и худшим показателем, а остальные опускаем. В итоге нужное сообщение передается с помощью одной четкой и удобочитаемой диаграммы. Если же вы считаете, что нужно дать подробные данные, включите первоначальную диаграмму в раздаточный материал, который должен остаться у слушателей.

РЕШЕНИЕ ДЖИНА

QTurnНАПРАВЛЕНИЯ ПРЕОБРАЗОВАНИЙ

• Добиться роста в каждом отдельно взятом регионе и по всей стране

• Достичь высшей результативности и эффективности работы

• Укрепить финансовую систему

• Добиться лояльности клиентов

• Привлекать и развивать самых талантливых сотрудников

• Способствовать развитию Qcompany

Ваше решение?

Лучше проявить изобретательность

Я не сразу пришел к этому решению, но оно стоило затраченных усилий.

Его мне подсказала буква Q – в названии компании внизу списка и в похожем на логотип символе в заголовке.

Мне стало ясно, что эта буква должна преобладать на слайде. Я разместил маркеры списка таким образом, чтобы они образовали букву Q, причем одно из наиболее важных направлений оказалось в центре диаграммы, а другое – внизу, в «хвостике» Q, подчеркивая развертывание идеи во времени.

Меня часто спрашивают, как появляются такие мысли. Изобретательность, как и все остальное, нужно тренировать. Практика, практика и еще раз практика!

QTurnНАПРАВЛЕНИЯ ПРЕОБРАЗОВАНИЙ

• Добиться роста в каждом отдельно взятом регионе и по всей стране

• Достичь высшей результативности и эффективности работы

• Укрепить финансовую систему

• Добиться лояльности клиентов

• Привлекать и развивать самых талантливых сотрудников

• Способствовать развитию Qcompany

РЕШЕНИЕ ДЖИНА

Ваше решение?

Лучше сделать по-другому

Эта так называемая водопадная диаграмма выглядит еще более перегруженной, чем предыдущая.

Шкала настолько сплюснута, что различия в значениях трудно измерить. Кроме того, подписей под столбцами слишком много. А главное – диаграмма не достигает своей цели: не позволяет легко сравнить компанию и ее конкурента в каждом из двух сегментов.

Разместив компоненты в столбцах, принимаемых за 100 %, я могу позволить себе значительно увеличить шкалу, ограничить количество подписей и расположить данные так, чтобы их было легко сравнить.

РЕШЕНИЕ ДЖИНА

Ваше решение?

Лучше сделать по-другому

Я допускаю, что некоторые способны считывать табличные данные на лету: едва взглянув на цифры, они сразу понимают тенденции. Но, как я уже говорил, цифровые данные лишь подразумевают взаимосвязи, а диаграммы делают их очевидными. Так обстоит дело и здесь.

В данном случае, указав на диаграмме только разрыв между компаниями с низкими и высокими показателями по каждой характеристике и место компании А среди них, мы понимаем ситуацию гораздо быстрее, и при этом не нужно читать и истолковывать все имеющиеся цифры.

РЕШЕНИЕ ДЖИНА

Ваше решение?

Лучше проявить изобретательность

С первого взгляда трудно понять, зачем менять приведенную диаграмму. Кажется, что она хорошо показывает, как предлагаемое решение проистекает из отличий, обнаруженных между развитыми и развивающимися рынками.

И все же именно слово «отличия» в заголовке наводит на мысль, что это решение – результат совместного воздействия ряда факторов, и поэтому я трансформировал диаграмму.

Есть и дополнительные преимущества: сам дизайн слайда выглядит привлекательнее и выделяет его из множества других изображений, которые мы обычно видим в презентациях.

Не поддавайтесь соблазну подсмотреть!

Помните: ваше решение может оказаться ЛУЧШЕ моего!

РЕШЕНИЕ ДЖИНА

Ваше решение?

Не поддавайтесь соблазну подсмотреть!Помните: ваше решение может оказаться ЛУЧШЕ моего!

Лучше сделать по-другому

Одним из критериев эффективности диаграммы служит то, насколько четко она отражает передаваемое заголовком сообщение.

В данном случае я не почувствовал значительности изменений.

Да, я вижу, что в текущем году у компании А произошел спад, но вижу это только благодаря тому, что он измеряется по сравнению с горизонтальной базовой линией. А как обстоят дела у остальных компаний?

Видите, насколько лучше показать изменения для каждой компании отдельно по сравнению с ее собственной базовой линией? Также заметьте, что, сжав горизонтальную шкалу и рациональнее используя место на диаграмме, мы смогли увеличить вертикальную шкалу, которая подчеркивает значительность различий, упомянутую в заголовке.

РЕШЕНИЕ ДЖИНА

Ваше решение?

Лучше сделать по-другому

На этой диаграмме, где показаны все цифры, между столбцами почти нет визуальной разницы. Это создает проблемы при изучении диаграммы, особенно при такой сжатой шкале.

Поэтому я оставил на вертикальной гистограмме только общие показатели, а остальные перенес в таблицу под соответствующими столбцами. Так можно увидеть диапазон роста по странам, а затем изучить источники этих изменений в гораздо более удобной для этих целей таблице.

Кстати, столбцы можно было еще и расположить по убыванию или по возрастанию – в зависимости от ситуации. Да, это позиционное сравнение, которое чаще всего следует представлять в виде горизонтальной линейчатой диаграммы. Но в данном случае, согласитесь, вертикальные столбцы эффективнее.

Это хорошая иллюстрация решения, которое иногда настолько очевидно, что мы его не видим. Мы часто считаем, что должны показывать данные с помощью линеек, столбцов и так далее, хотя лучшим решением вполне может оказаться простая таблица.

РЕШЕНИЕ ДЖИНА

Ваше решение?

Лучше сделать по-другому

Водопадные диаграммы эффективнее всего, когда они применяются для показа сочетания плюсов и минусов. В противном случае они демонстрируют главную привычку разработчиков плохих диаграмм, которую можно выразить фразой: «Все простое можно усложнить».

Вы видите (скорее всего нет), что на самом деле это материал для секторной диаграммы, показывающей, как части образуют целое? С другой стороны, учитывая количество компонентов, секторная диаграмма тоже не будет удачным решением. Поэтому сделаем позиционное сравнение и создадим четыре группы линейчатых диаграмм.

Теперь можно значительно увеличить шкалу для дифференциации данных. И заметьте, что подписи стало гораздо легче читать, так как их уже не ограничивает ширина столбцов.

РЕШЕНИЕ ДЖИНА

Ваше решение?

Лучше показать больше

Надеюсь, вы уже смогли быстро разобраться, как улучшить эту диаграмму.

Размещение всех данных на одной странице, как мы помним, эффективно только для раздаточных материалов. Для показа на экране такую диаграмму придется разбить на ряд слайдов, даже если объем презентации требуется свести к минимуму: во-первых, так комментарии сосредоточиваются на каждом из рычагов поочередно; во-вторых, аудитория не будет забегать вперед.

РЕШЕНИЕ ДЖИНА

Ваше решение?

Лучше сделать по-другому

Хотя диаграмма кажется простой, не сразу удается понять, как следует читать эту информацию. Приложив некоторые умственные усилия, мы наконец понимаем, что здесь показывается соотношение между процентными показателями продаж и прибылей по каждой из четырех категорий продукции в супермаркете.

То же самое можно было показать легче и быстрее с помощью гистограммы с двумя столбцами.

РЕШЕНИЕ ДЖИНА

Ваше решение?

Лучше упростить

Хотя идея использовать для наглядности карту мира неплоха, вряд ли кого-то нужно убеждать, что эта карта очень трудно читается. Еще меня смущает, что подпись к Венгрии находится у левого края, над подписями к Мексике и Чили, хотя должна быть наверху, рядом со своими соседями – Польшей и Россией.

Кроме того, мне кажется, что повторение подписей к трем критериям излишне, а главное – занимает много ценного места.

В этом случае мое решение проблемы – составить простую таблицу. Это позволяет ликвидировать избыточные подписи и повысить читаемость диаграммы. Карту можно схематизировать, а таблицу стран выровнять по их примерному расположению на карте. В зависимости от аудитории карту можно менять, чтобы на первом месте была Европа или США, а не Азия, как в этом примере.

РЕШЕНИЕ ДЖИНА

Ваше решение?

Лучше сделать по-другому

Этот пример – иллюстрация одного из первых правил разработки диаграмм: изображение создает быстрое визуальное впечатление, а заголовок, шкала и примечания стоят на втором месте по важности.

При первом взгляде на эту диаграмму мне показалось, что доля рынка прошла через период огромных колебаний, но в конце концов компании удалось компенсировать понесенные вначале серьезные потери.

Однако при более тщательном рассмотрении я понял, что это не временное сравнение, а позиционное: сопоставляются показатели по нескольким продавцам. Заметьте, насколько точнее здесь создает нужное впечатление линейчатая диаграмма.

РЕШЕНИЕ ДЖИНА

Ваше решение?

Лучше сделать по-другому

Иногда, пытаясь показать все собранные данные, мы строим диаграмму не на тех цифрах. Здесь нужное сообщение содержится не столько в сравнении численности работников, размеров активов, продаж и чистой прибыли на данный момент, сколько в их процентном изменении со временем – в данном случае в среднегодовых темпах роста.

Отметив на диаграмме эти темпы роста, мы четче и быстрее видим обратную закономерность, упомянутую в заголовке.

Кстати, если вам все же важно показать абсолютные значения, вполне можно включить их в форме таблицы под соответствующими периодами, как показано здесь внизу диаграммы.

РЕШЕНИЕ ДЖИНА

Ваше решение?

Лучше сделать подругому

Я очень стараюсь составлять диаграммы так, чтобы для чтения подписей к столбцам не приходилось наклонять голову, как в этом примере.

И я стремлюсь не заставлять читателя все время переводить взгляд с диаграммы на легенду в поисках расшифровки элементов.

В моем варианте вместо вертикальных столбцов используются горизонтальные линейки, что дает больше места для подписей. Кроме того, можно удалить легенду и включить соответствующую информацию в саму диаграмму. Это достигается с помощью скользящей гистограммы, нормированной на 100 %, где в качестве базовой используется линия, разделяющая внутренние и внешние исследования. Это позволяет более четко увидеть различия между ними.

РЕШЕНИЕ ДЖИНА

Ваше решение?

Лучше проявить изобретательность

Эта диаграмма хорошо передает характеристики четырех сегментов рынка индивидуальных потребителей технологической продукции и спрос в этих сегментах. Для раздаточных материалов можно было бы оставить ее в прежнем, подробном виде; но если она показывается на экране, то по принципу «лучше показать больше» нужно разработать несколько слайдов: первый – чтобы ознакомить с этими четырьмя сегментами рынка, а со второго по пятый – показать подробные характеристики и спрос по каждому из них.

Мне пришлось презентовать этот материал на крупной конференции. Поэтому в решении этой задачи мы пошли на шаг дальше, проявив изобретательность. Как вы видите, мы охарактеризовали эти четыре квадранта с помощью иллюстраций, которые придали индивидуальность каждому сегменту, а докладчик мог рассказать о нем подробно или кратко – в зависимости от потребностей аудитории.

РЕШЕНИЕ ДЖИНА

Ваше решение?

Получите дополнительный плюсПридумайте другой способ

Лучше (гораздо!) сделать по-другому

Эта диаграмма (внизу) смело может претендовать на звание худшей. Во-первых, она нечитаемая, во-вторых – слишком сложная. Пришлось как следует подумать, но в итоге я разработал два возможных решения.

1. Составить несколько диаграмм, по одной для каждого компонента, отражающих изменение показателей со временем. Этот вариант показан на соседней странице вверху. Рост будет гораздо очевиднее, потому что все измеряется по сравнению с общей базой. (Я не включил сюда показатели среднегодового темпа роста, но мог бы показать их справа от второго столбца.)

2. Еще одно решение показано на соседней странице внизу. Иногда лучше представить информацию в форме таблицы. Да, я говорил, что табличные данные лишь подразумевают сравнения, а диаграммы наглядно их демонстрируют. Однако здесь таблица подходит больше, так как сравниваемые цифры в ней оказываются рядом. И уж во всяком случае она во много раз эффективнее первоначального варианта.

РЕШЕНИЕ ДЖИНА № 1

РЕШЕНИЕ ДЖИНА № 2

Ваше решение?

Лучше показать больше и сделать по-другому

Сдаетесь? Сколько вам потребовалось усилий, чтобы отследить прыгающие цифры с кружками разных размеров по трем промежуткам времени и понять, что хотел сказать автор диаграммы?

Между тем можно разделить сообщение на пять составных идей и изобразить их на разных диаграммах. (Первые два изображения объясняют оси матрицы и то, как читать диаграмму; остальные показывают модели изменения в сегментах за три года: увеличение прибыльности; отсутствие изменений; снижение показателей.) Здесь они собраны на одном листе, что подошло бы для раздаточных материалов. При презентации на экране для большой аудитории, возможно, имеет смысл поместить первые два изображения на одном слайде и объяснить, как читать следующие три, а потом по одному показывать их на весь экран, чтобы было легко прочитать.

РЕШЕНИЕ ДЖИНА

ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ШКОЛ

• Привлекать, развивать и удерживать квалифицированных директоров и учителей

• Улучшать учебные планы, программы и условия обучения

• Создать клиентоориентированную центральную администрацию, которая предоставляла бы качественную поддержку школам

• Максимизировать финансирование для повышения успеваемости

• Привлекать родителей и общественность

• Оптимизировать межведомственную координацию действий

Ваше решение?

Когда лучше проявить изобретательность

Я включил этот последний пример только в качестве напоминания о том, что иногда для создания изобретательных и интересных диаграмм стоит обратиться к разделу III этой книги, где предлагается ряд идей для концептуальных изображений.

Вот примеры найденных мной вариантов.

ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ШКОЛ

• Привлекать, развивать и удерживать квалифицированных директоров и учителей

• Улучшать учебные планы, программы и условия обучения

• Создать клиентоориентированную центральную администрацию, которая предоставляла бы качественную поддержку школам

• Максимизировать финансирование для повышения успеваемости

• Привлекать родителей и общественность

• Оптимизировать межведомственную координацию действий

Поздравляю!!! Вам выдается сертификат об успешном окончании нашего мастер-класса

Оглавление