• Главная
• Контакты
• Нашёл ошибку
• Прислать материал
• Добавить в избранное

• Планирование использования Office Web Apps

• Установка и настройка Officc Web Apps для SharePoint 2010

• Тестирование функциональности Office Web Apps

Пакет Office Web Apps обеспечивает возможность просмотра и редактирования в браузере для пользователей SharePoint 2010, которым нужна совместная работа над документами Word, Excel, PowerPoint или OneNote. Он предлагает подмножество функциональных средств, которые должны быть тщательно протестированы в организации для исследования их возможностей и ограничений.

Этот пакет представлять особый интерес для тех организаций, в которых используются операционные системы производства не Microsoft, вроде Linux, UNIX и Macintosh, или другие браузеры, такие как Firefox и Safari, которые обладают более низким уровнем совместимости по сравнению с IE 1 и IE 8.

В Office Web Apps присутствует также ряд инновационных возможностей, которые рассматриваются в этой главе, например, одновременное редактирование документа Excel множеством пользователей и настройка трансляции набора слайдов PowerPoint через браузер. При внедрении Office Web Apps могут возникать определенные сложности, которые также описаны в настоящей главе. Персонал отдела информационных технологий должен хорошо изучить их перед тем, как делать ту или иную функцию доступной повсюду, особенно в средах с разнородными браузерами, настольными ОС и версиями Office.

Office Web Apps также можно использовать в службе Windows Live, но это в данной главе не рассматривается.

В этом разделе предоставлены начальные сведения для организаций, заинтересованных во внедрении функциональности Office Web Apps, которая снабдит конечных пользователей еще одним механизмом для совместной работы над документами Word, Excel, PowerPoint и OneNote. Здесь кратко рассматриваются предварительные условия, вопросы лицензирования и ограничения, связанные с браузерами.

Для использования Office Web Apps должен быть установлен продукт SharePoint Foundation 2010 либо SharePoint Server 2010 версии Standard или Enterprise. Как будет показано в разделе “Установка и настройка Office Web Apps для SharePoint 2010" далее в главе, понадобится загрузить отдельный набор установочных файлов. Предварительные условия для сервера описаны в табл. 27.1.

На сайте TechNet в статье Развертывание Office Web Apps (устанавливаемых с продуктами SharePoint 2010) по адресу http: //technet .microsoft. com/ru-ru/library/ff 431667.aspx сказано, что пакет Office Web Apps доступен для бизнес-клиентов, которые владеют лицензией на использование продуктов категории Microsoft Office 2010 и решениями для управления документами, основанными на продуктах Microsoft SharePoint 2010.

Организации, заинтересованные в применении Office Web Apps в своих средах, должны соблюдать политики лицензирования Microsoft, которые доступны по адресу http: / / www.microsoftvolumelicensing.com/userights/default.aspx. Обилие юридической терминологии затрудняет их понимание, но несколько утверждений в разделе, посвященном Excel Web Арр 2010, все-таки проливают свет на определенные ключевые концепции.

• В случае соблюдения соглашения о категории лицензионных услуг, в том числе данных лицензионных прав на использование продуктов Microsoft и указанного здесь списка продуктов, пользоваться программным обеспечением и онлайновыми службами можно, но только в точности так, как разрешается в этих правах.

• Использовать продукты для коммерческих целей нельзя.

С точки зрения организации действие существующих прав на использование продуктов (таких как другие продукты Office) по-прежнему распространяется на Office Web Арр (в данном случае — на Excel Web Арр 2010), но для соблюдения условий лицензионного соглашения может потребоваться дополнительная работа.

НА ЗАМЕТКУ -

У организации с надлежащей лицензией на использование базовых приложений Office, таких как Word, Excel и PowerPoint, а также SharePoint 2010, никаких дополнительных затрат на использование Office Web Apps возникать не должно. Однако чтобы разрешить внешним пользователям работу с Office Web Apps, организация должна соблюдать соответствующие обязательства относительно лицензирования, что, скорее всего, потребует приобретения соответствующих лицензий SharePoint CAL и Office 2010 CAL. По этой причине следует тщательно продумать, стоит ли активизировать компонент Office Web Apps, и если да, то для каких библиотек и коллекций сайтов.

В организациях, планирующих поддержку Office Web Apps, важно провести тестирование используемых браузеров, т.к. они будут главным средством для редактирования доку ментов. Office Web Apps может также заполнить пробел в функциональных возможностях, который появляется в случае использования браузеров, отличных от 32-разрядных версии IE 7 и IE 8, и операционных систем, производства не Microsoft, таких как Linux, UNIX и Mac OS X.

Более подробный обзор ограничений предлагается в статье по адресу http: / / technet. microsoft.com/ru-ru/library/cc288142.aspx. Эта статья должна быть внимательно изучена в организациях, в которых официально поддерживаются браузеры, отличные от 32-разрядных версий IE 7 и IE 8. В этой статье определены три уровня совместимости.

• Поддерживается (наивысшнй уровень совместимости). Под эту категорию подпадают браузеры IE 8 (32-разрядная версия) и IE 7 (32-разрядная версия).

• Поддерживается с известными ограничениями (работает большинство компонентов н функций). Под эту категорию подпадают браузеры IE 8 (64-разрядная версия), IE 7 (64-разрядная версия), Firefox 3.6 (в средах Windows и не Windows) и Safari 4.04 (в средах, отличных от Windows).

• He проверено (при использовании браузеров нз этой категории могут возникать сложности). Под эту категории подпадают любые браузеры, которые не были перечислены в предыдущих пунктах (наподобие Google Chrome).

Ниже приведен частичный список ограничений.

• Internet Explorer 8 (32-разрядная версия). Известные ограничения отсутствуют.

• Internet Explorer 7 (32-разрядная версия). Известные ограничения отсутствуют.

• Internet Explorer 8 (64-разрядная версия). Существует несколько известных ограничений. Более подробно о них можно узнать на сайте TechNet.

НА ЗАМЕТКУ -

Рассмотрим пример ограничения 64-разрядной версии IE 8. Когда во время доступа в библиотеку документов SharePoint пользователь выбирает пункт Edit in Microsoft Office Word (Редактировать в Microsoft Office Word) в раскрывающемся меню для документа Word в библиотеке, появляется сообщение об ошибке The document could not be opened for editing. A Microsoft SharePoint Foundation compatible application could not.be found to edit the document (Документ не может быть открыт для редактирования. Не удалось найти совместимое с Microsoft SharePoint Foundation приложение для редактирования документа).

• Internet Explorer 8 (64-разрядная версия). Существует несколько известных ограничений. Более подробно о них можно узнать на сайте TechNet. Они похожи на ограничения 64-разрядной версии IE 8.

• Mozilla Firefox 3.6 (в Windows). Существует несколько известных ограничений. Более подробно о них можно узнать на сайте TechNet.

НА ЗАМЕТКУ -

Для открытия и редактирования документов Microsoft Office понадобится подключить специальный модуль Firefox. Тестирование показало, что в версии Firefox 3.6.6 для Windows такой модуль поставляется изначально (рис. 27.1), поэтому Firefox 3.6.3 можно использовать для открытия и редактирования документов Microsoft Office Word 2010 безо всяких проблем.

• Mozilla Firefox 3.6 (в системах, отличных от Windows). Существует несколько известных ограничений для систем, отличных от Windows (таких как Mac OS и UNIX/ Linux). Более подробно о них можно узнать на сайте TechNet.

• Safari 4.04 (в системах, отличных от Windows). Существует несколько известных ограничений для систем, отличных от Windows (таких как Mac OS X (версии 10.6 и Snow Leopard)). Более подробно о них можно узнать на сайте TechNet.

НА ЗАМЕТКУ -

В документе Планирование поддержки браузера (SharePoint Foundation 2010) указано, что в случае установки и конфигурирования Office Web Apps на сервере браузеры Firefox 3.6 для Windows и не Windows и Safari 4.04 для Windows поддерживают функцию Edit (Правка) и позволяют изменять документы Office.

Хотя продукт Office Web Apps позволяет пользователям редактировать документы Word, Excel и PowerPoint в их браузерах, доступная функциональность ограничена по сравнению с предлагаемой в полнофункциональных приложениях Office. Из-за этого пользователи часто будут работать в полнофункциональных клиентах, если в организации установлен Microsoft Office. Поэтому тщательное изначальное тестирование Office Web Apps очень важно для организаций, заинтересованных в развертывании такой функциональности. Ниже перечислены некоторые примеры проблем, которые могут возникать и которые должны учитываться в ходе планирования.

Если пользователи попытаются отредактировать в браузере документы, которые были созданы с помощью Word 2003, Excel 2003 или PowerPoint 2003 и сохранены в SharePoint 2010, они получат сообщение об ошибке следующего вида: То Edit This File in Word Web App It First Must Be Converted to the Newest File Format. This Will Also Create a Backup of The Original File. To Edit This File Without Converting It. Open It in Microsoft Word (Для редактирования этого файла в Word Web Apps он должен быть преобразован в более новый формат. Это также создаст резервную копию исходного файла. Чтобы отредактировать этот файл без преобразования, откройте его в Microsoft Word). В случае продолжения редактирования новая версия документа сохранится в той же библиотеке документов с суффиксом -Converted. Такое поведение может приводить к путанице, из-за чего администраторы SharePoint могут требовать, чтобы файлы перед загрузкой в библиотеку документов SharePoint 2010 были преобразованы в более новые форматы .docx, . xslx и .pptx, которые пригодны для использования с Offcie Web Apps и редактирования в браузере.

Другой пример касается организаций, где стандартом является пакет Office 2007, но пользователи при этом все равно сохраняют файлы с более старым типом. В таком случае электронная таблица может создаться в Excel 2010, однако сохраняться в формате Excel 97—2003 из-за необходимости отправить ее внешнему партнеру, располагающему более старой версией Excel. Затем эта таблица загружается в библиотеку документов SharePoint 2010 с возможностью редактирования в браузере с помощью Office Web Apps. Если после

плиц»

^РТЧ»Г—

Глава 27

ir^{4 737}J

получения доступа к этой библиотеке с нетбука, на котором не установлен полнофункциональный клиент Excel, щелкнуть на имени этой электронной таблицы, то вместо открытия ее для редактирования в браузере появится сообщение об ошибке: Do You Want to Save This File, or Find a Program Online to Open It? (Хотите ли вы сохранить этот файл или найти программу в сети, чтобы открыть его?). Даже при наличии установленной локальной копии Excel, все равно будет выдано сообщением с приглашением открыть документ в Excel в режиме только для чтения или для редактирования, что опять-таки не является ожидаемым поведением.

Многие организации заинтригованы повсеместно рекламируемой концепцией улучшения продуктивности взаимодействия между мобильными пользователями и пользователями, работающими в офисе. В Office Web Apps предлагается набор инструментов, в составе которого имеются средства, подходящие для устройств с небольшими экранами. Разумеется, чтобы эти средства могли приносить пользу, среда SharePoint должна быть доступна из внешнего мира, а разные поддерживаемые устройства тщательно протестированы.

Главным ограничением является маленький размер экранов мобильных устройств, однако новые средства, подобные панорамированию и увеличению/уменьшению масштаба, и более мощные процессоры в этих устройствах делают работу на них более сносной, чем было ранее.

Ниже перечислены устройства, которые предоставляют мобильную поддержку для Office Web Apps в SharePoint согласно Microsoft, но организации все равно должно тщательно их протестировать для выяснения их уровня функциональности:

• Windows Mobile

• BlackBerry

• iPhone, iPod Touch

• Nokia S60

• Телефоны японского стандарта, в том числе NTT DOCOMO, SoftBank и AU производства KDDI

Организации изначально должны принять решение, будут ли поддерживаться мобильные устройства, и если да, то каких изготовителей и моделей, после чего провести их тестирование.

Примером такого тестирования может служить устройство iPhone, которое присутствует в приведенном выше списке совместимых устройств. При тестировании доступа к Office Web Apps с него (для операционной системы версии 3.1.3) оказалось, что документы можно было просматривать, но не редактировать с помощью встроенной версии Safari и не создавать. Со временем поддержка Microsoft может измениться или могут появиться другие браузеры, обеспечивающие более интерактивный доступ к Office Web Apps с мобильных устройств.

Хорошим способом для тестирования доступа к Office Web Apps с мобильных устройств является использование службы Microsoft Live. Посетите сайт http: //home. live. сот/, войдите с помощью существующей учетной записи или создайте новую. Щелкните на кнопке Office в верхнем меню и затем на одном из значков в разделе Create a New Online Document (Создать новый онлайновый документ) для тестирования Office Web Apps и создания документа Word, Excel, PowerPoint или OneNole, как показано на рис. 27.2.

fWlndowlive* Muw ijir Oflfc* i4i MSN

' Office

lightning Bool.

f Lighlnng » О0к«

Perconal MyDoomm Vnd

Shared with me

v»»j( tfitt

Puc. 27.2. Сайт службы Microsoft Windows Live с опциями для работы с онлайновыми документами

При установке Office Web Apps в ферме SharePoint Foundation 2010 или SharePoint Server 2010 создаются служебные приложения Word Viewing Service, PowerPoint Service и Excel Calculation Services. Служебного приложения для OneNote не предусмотрено, т.к. OneNote обладает встроенной поддержкой общего доступа к документам.

Служебные приложения Word Viewing Service, PowerPoint Service используют рабочие процессы для дальнейшего преобразования документов и презентаций в изображения PNG или файлы XAML (если установлен компонент Silverlight), которые могут храниться в кэше и применяться в будущих запросах того же содержимого. Приложение Excel Web Application использует DHTML и JavaScript для визуализации содержимого и обеспечения общего доступа и его редактирования. Приложение Excel Calculation Services применяется для загрузки рабочих книг, выполнения вычислений Excel и обслуживания сеанса.

В настоящем разделе приведены инструкции по установке Office Web Apps для SharePoint 2010 в ферме с двумя серверами, на которых используется полностью сконфигурированная версия SharePoint Server 2010 Enterprise. Также здесь перечислены области, в которых стандартное поведение открытия документов в браузере (т.е. применение вебприложений Office) или в приложении Office (например, в Word, Excel или PowerPoint) может изменяться администраторами фермы или коллекции сайтов.

По адресу http://technet.microsoft.com/ru-ru/library/ff431687.aspx доступен детальный документ по развертыванию Office Web Apps в продуктах SharePoint 2010 вместе со сценариями PowerShell, которые можно выполнять для сокращения ручного процесса, описанного в настоящем разделе. Обратите внимание, что этот документ охватывает четыре сценария установки, в то время как в главе демонстрируется только один наиболее типичный из них.

*1 ,'1"ИЯ ¹ 4114

ШГТ

Глава 27

1_^739П

В документе от Microsoft рассматриваются следующие конфигурации.

• Установка и настройка Office Web Apps на существующем автономном сервере SharePoint.

• Установка и настройка Office Web Apps на новом автономном сервере SharePoint.

• Установка и настройка Office Web Apps в существующей ферме серверов SharePoint.

• Установка и настройка Office Web Apps в новой ферме серверов SharePoint.

Описанные ниже шаги относится к третьему сценарию, т.е. к установке и конфигурированию Office Web Apps в существующей ферме серверов SharePoint. Выполните следующие действия.

1. Вставьте CD/DVD-диск или смонтируйте образ . iso (в этом примере используется образ en_web_apps_2010_x64_dvd_515376.iso) и запустите Setup.exe.

2. Введите ключ продукта на странице Enter Your Product Key (Введите ключ продукта) и щелкните на кнопке Continue (Продолжить).

3. Отметьте флажок I Accept the Terms of This Agreement (Я принимаю условия этого соглашения) и щелкните на кнопке Continue (Продолжить).

4. На странице Choose a File Location (Выберите место для размещения файлов) оставьте предлагаемые по умолчанию варианты, если только нет какой-то особой причины изменить их. Если в существующей конфигурации сервера индексные файлы хранятся на диске D: \, то имеет смысл, чтобы индексные файлы поиска Office Web Apps тоже хранились в этом же томе. Щелкните на кнопке Install Now (Установить сейчас).

5. Когда откроется окно мастера Run Configuration Wizard (Мастер настройки запуска) оставьте отмеченным флажок Run the SharePoint Products Configuration Wizard Now (Запустить мастер настройки продуктов SharePoint сейчас) и щелкните на кнопке Close (Закрыть).

6. Появится окно Welcome to SharePoint Products (Добро пожаловать в мастер настройки продуктов SharePoint); щелкните в нем на кнопке Next (Далее).

7. Щелкните на кнопке Yes (Да), когда откроется окно с информацией о том, что во время процесса конфигурирования может потребоваться запустить или сбросить несколько служб.

8. В окне Completing the SharePoint Products Configuration Wizard (Завершение шагов мастера настройки продуктов SharePoint), которое появится далее, щелкните на кнопке Next.

9. По завершении процесса настройки отобразится окно Configuration Successful (Настройка успешно выполнена). Щелкните в нем на кнопке Finish (Готово), и тогда откроется страница adminconf igintro. aspx из раздела Central Administration (Центральное администрирование).

10. На этой странице щелкните на инструменте Start the Wizard (Запустить мастер).

11. Предполагая, что ферма сконфигурирована, раздел Service Account (Учетная запись служб) должен уже быть заполнен, а несколько служб — отмечено и затенено, поскольку они также сконфигурированы к этому моменту. Удостоверьтесь в том, что служебное приложение Excel, служебное приложение PowerPoint и служба Word Viewing отмечены, и щелкните на кнопке Next.

rmimm

IF

740

Часть v

HPjimwiu мри hu-I'hhwi Н1Л1РГЧГН

12. Появится страница createsite. aspx. Щелкните на кнопке Skip (Пропустить), поскольку здесь предполагается, что ферма уже сконфигурирована, а коллекция сайтов по умолчанию создана.

13. Когда откроется страница с результатами настройки фермы и перечнем сконфигурированных и доступных служебных приложений, щелкните на элементе System Settings (Системные настройки) в панели Quick Launch (Быстрый запуск).

14. В разделе Servers (Серверы) щелкните на ссылке Manage Services on Server (Управление службами на сервере), чтобы проверить, включены ли соответствующие службы.

15. Проверьте, запущены ли службы Excel Calculation Services, PowerPoint Service и Word Viewing Service. При необходимости щелкните на кнопке Start (Запустить) напротив службы, которую требуется запустить, и выполните любую дополнительную настройку.

16. Щелкните в панели Quick Launch на элементе Application Management (Управление приложениями).

17. В разделе Service Applications (Служебные приложения) щелкните на ссылке Manage Service Applications (Управление служебными приложениями). Удостоверьтесь, что там присутствуют приложения Excel Services Application, PowerPoint Service Application и Word Viewing Service Application. На рис. 27.3 показана часть этой страницы, в которой видны приложения Excel Service Application и PowerPoint Service Application.

•Id*)

SUrad

Mv*g«d Metadata Scrva

Marwged MtfadMa Service ParfunnancePtnrtt5e>vic«Hptit<cabon

PerformaneiPM swva ^pphabon Puwh ft<!ntSe<v«ec<pp6r*ion

Started

WinagadHaaaMServK*

Наг-адде Service Osnneewn Stance

Performd>)MPouirS«rviceAPPt<c«№A Started

tefonriarapaint Service J^phceticrftiMy SUftrt

Pfei Рин < Serves Адо1юсг<я> Started

S»vice>tvliaauH*4i4 Started

B4i1iftVinwlnUm Web Service for Saartfi SwKs<t>[(iuW

Search service вфглевьол Search implication Provy

Secure Store Serwot

Sccure Slew Smm Security Token Serve*

Зеолву Тока» Serve* W^ptn^icx Stats Service

SUrtrt

Started

-ГА..

Puc. 27.3. Список служебных приложений на сайте Central Administration

Начиная с этого момента, шаги могут варьироваться в зависимости от конфигурации фермы и предпочтений администратора. Например, в целях тестирования администратор может создать новые служебные приложения для одного или более приложений из пакета Office Web Apps. Ниже перечислены шаги, необходимые для создания нового служебного приложения для Exc el Services.

__ _ Интеграция ПТПсёЖеГ ИР |

1. На странице Manage Service Applications (Управление служебными приложениями) отобразите раскрывающееся меню New (Создать) на вкладке Service Applications (Служебные приложения) в интерфейсе ленты и выберите в нем пункт Excel Services Application (Приложение служб Excel).

2. На странице Create New Excel Services Application (Создание нового приложения служб Excel) введите желаемое имя для служебного приложения, такое как Excel Services Application 2.

3. Установите переключатель Use Existing Application Pool (Использовать существующий пул приложений) и выберите в расположенном ниже списке вариант SharePoint Web Services Default (Веб-службы SharePoint по умолчанию), как показано на рис. 27.4.

4. Удостоверьтесь, что флажок Add This Service Application’s Proxy to the Farm’s Default Proxy List (Добавить прокси-сервер этого служебного приложения в список используемых по умолчанию прокси-серверов фермы) отмечен, и щелкните на кнопке ОК.

5. По завершении этого процесса проверьте, появилось ли новое служебное приложение в списке служебных приложений на странице Manage Service Applications.

Для создания дополнительных служебных приложений PowerPoint или Word Viewing применяется аналогичный процесс.

Администраторы ферм должны знать параметры, доступные для различных приложений Office Web Apps. Функциональные возможности веб-приложения Office Excel встроены в веб-приложение Excel Services, поэтому параметры Excel Services сложнее параметров служебных приложений PowerPoint и Word Viewing. Конфигурирование Excel Services более подробно рассматривалось в главе 26.

Ниже перечислены шаги по настройке служебного приложения PowerPoint.

1. В разделе Application Management (Управление приложениями) домашней страницы сайта Central Administration (Центральное администрирование) щелкните на ссылке Manage Service Applications (Управление служебными приложениями).

2. На странице, которая появится далее, щелкните на самой верхней ссылке PowerPoint Service Арр (Служебное приложение PowerPoint). Откроется страница Manage PowerPoint Service Application (Управление служебным приложением PowerPoint), показанная на рис. 27.5.

Uectt or cmd to a fawdcact rite from at leect tfcrnoft PwwPdnt joto andbroatfcart a dtie Фат to femole attendees who mtiiln a wA brewer.

ConRgvmton Wizards

№KttS#e«a4hUll.e()rfafrialtlrpi4catalc>w

P

PowerPoint А7-2Э03 Presentation ...1

A tSefaa* btoadcast аЛ* was credtect •?; Httpb7ebcsptOM№tes^tnMdcast

To create ¦ broadcast crle at eootber totetjprv create a nr* *8e citation ье>пд the Powerfiowt 6ro*de«? Sfte te<Tipi<ate.

Pt>»*rPo»nt 97-2003 Presentation Se#nnnp

Tanwtie added seiaziti»»wr)be*gP*feffgrit*7400a geaantol)cn»,frePona1'^l*tt5erYKg*HJfcJba4|jgTare**fra chedsbelbrtt'MeiloafDenbarecsiened, Ibex dvdca have ac Tpactonovef ei »pvgperfaTnr>ct. Otytfaafeie Pw aetW'aifyou *xet ЛИ doceaepbleaded by Be metwxe ef fre aer*e

Oisabje Ро*тсгЯс!гй 57-200 i pre*ef*at»n ccarmna _

KUteMtolAetecMMofeOff . •

3. В разделе Supported File Formats (Поддерживаемые форматы файлов) обратите внимание на то, что в числе опций для поддержки форматов файлов предлагается возможность открытия XML-презентаций в формате .pptx и связанных форматах (таких как .pptm, .potx и .potm), а также возможность открытия презентаций PowerPoint 97-2003 в формате .ppt и связанных форматах (вроде .pot).

4. В разделе Broadcast Site (Сайт вещания) будет отображаться URL-адрес предлагаемого по умолчанию сайта вещания (в данном примере http: //abcspl004/sites/ broadcast) и ссылка на страницу New Site Collection (Создание коллекции сайтов), позволяющую создавать дополнительные сайты вещания. Щелкните на отображаемом URL-адресе, чтобы посетить сайт вещания, и удостоверьтесь в том, что он загружается. На рис. 27.6 показана домашняя страница этого сайта с инструкциями по его использованию, которые более подробно рассматриваются позже в настоящей главе.

5. Щелкните в окне браузера на стрелке назад, чтобы вернуться к странице Manage PowerPoint Service Application.

^ТТнтёгрйщйяТtticc

и

743

Глава 27

^IQI xl

¦O

' 3 - - Ti

Il*«R

TN* sit* enables you to ЫоМс4<1 ¦ «lid* she» bjr usmg at км ИчлтхюЛ PowerPoint И10.

To give a p- raantabori by шпд thi> rte, do the following in f^oerPoin*: On the Slide Show tJO. dick Broadest SisdeSho*. select ttu* >4?, end then d*A Create Broadcast lfth»#*i*e* ndt in the bat of aervwe^edd ¦ к* service widenterthes/te Address Httc- VebcsplOCMt s*«/bir>adr»t

^ Recycle Bin ^ A3 Site Content

Mnwiutr«t6K

Add people to the Broedcart Presenters group to give решмчку to crate broadcasts cm tbie site. Add people to the Bro»dea*t Attendees croup to eive регшвмж to «in broadcasts on this site.

, ftafcdifce lh~uluii.ilHuLk.Off

Puc. 27.6. Сайт вещания PowerPoint

6. И, наконец, в разделе PowerPoint 97-2003 Presentation Scanning (Сканирование презентаций PowerPoint 97-2003) на этой странице предлагается опция для отключения сканирования презентаций PowerPoint 97-2003 — процесса, который позволяет выявлять зловредное содержимое в документе, но при этом снижает производительность. Если не возникает проблем с производительностью, процесс сканирования презентаций рекомендуется оставлять включенным.

С помощью Windows PowerShell можно настроить максимальное количество рабочих процессов для служебного приложения PowerPoint, что также может повлиять на производительность. Более подробные инструкции и необходимый сценарий PowerShell можно найти по адресу http://technet.microsoft.com/ru-ru/library/ee837424 .aspx.

7. Просмотрите выбранные настройки, удостоверившись в том, что они отвечают требованиям организации, и щелкните на кнопке 0К, если были внесены изменения, или на кнопке Cancel (Отмена), если ничего изменено не было.

Ниже перечислены шаги по настройке служебного приложения Word Viewing.

1. В разделе Application Management (Управление приложениями) домашней страницы сайта Central Administration (Центральное администрирование) щелкните на ссылке Manage Service Applications (Управление служебными приложениями).

2. На странице, которая появится далее, щелкните на самой верхней ссылке Word Viewing Service Application (Служебное приложение Word Viewing). Откроется страница Word Viewing Service Application (Служебное приложение PowerPoint), показанная на рис. 27.7.

3. В разделе Supported File Formats: Viewing (Поддерживаемые форматы файлов: Просмотр) предоставляются опции для включения поддержки документов типа Open XML (. docx, . dotx, . docm, и . dotm) и Word 97-2003 (. doc и . dot).

4. В разделе Embedded Font Support (Поддержка встроенных шрифтов) выбран переключатель No (Нет) для Disable embedded fonts? (Отключить встроенные шрифты?). При необходимости можно выбрать переключатель Yes (Да).

т

TTTf»

744

vmmim*** m тя щшмтаьмгг млнегшт

Часть V

5. Опция Word 97—2003 Document Scanning (Сканирование документов Word 97-2003) по умолчанию включена, но при необходимости ее можно отключить.

6. Параметр Recycle Threshold (Порог повторного использования), который указывает, сколько документов Word процесс может визуализировать перед его повторным использованием, по умолчанию установлен в 5. Чтобы новое значение этого параметр ра вступило в силу, потребуется перезапустить IIS с помощью программы IISReset.

7. Параметр Total Active Processes (Всего активных процессов), который указывает, сколько рабочих процессов должно быть выделено под просмотр документов Word, по умолчанию установлено в 3. Чтобы новое значение этого параметра вступило в силу, потребуется перезапустить IIS с помощью программы IISReset.

саишиившшва

.«шиз

- -MW ¦---

ег

^pphcato* Manag*fn«r« %BtejbBn. Ifeflfcfgnwtwnrtadegttd ДДДQ^1N««елачД «естКтbi

Syaem Settings Mocvtonng

Backup end Restore En*e4MFaotSappart

TeprevrvctfeadMdtyeoaadffotrHmadvvSjeuWMytfnDaetocstirta Uoer*d*aM|it!er*bon JoQiait ttettgeet<PB*Bdetartie»t*BieiernotaAeAted

Gcoefai>?p3icai»n

НиОМдоРвоимШгшт

ConfigurvMn Wizard*

Те ртМе edded ««arty feedng WtoH ЭТ-ЗООЗДкмпепЬ,»* Wen3 №w«

Devbte embedded font*-

fvu

DebJe Werf 97-200Э document *e»rawsf?

r _v«

^ No

Sji«f(ll»futgcfWiiiiO»aimnbthd4patmi>i)>iitnlu «['Ьпуйт bsfareIht[гаемi«retydrt.O>anoea to ft»actable»*¹*anE3to<lgifatt •ftel.

Tota} *erfcer pocow (Vfcbd valwes поде from 1 to MOOT:

И

gpetfyi»nu«ber«rf»Hlug|>ate»t»drttatedfci AiesWard^oawiHj. The «АсяккЬекйвйпМЮопайдлМЬНмйк Очф*1*вЪ MMngfevJre wiHSRiKct » afcr rffert

Puc. 27.7. Страница настроек служебного приложения Word Viewing

После установки Office Web Apps и выполнения предыдущих шагов нужно удостовериться, что необходимые средства коллекции сайтов включены. Для проведения такой проверки в отношении коллекции сайтов, где будет использоваться Office Web Apps, выполните следующие действия.

1. Используя учетную запись администратора коллекции сайтов, перейдите на страницу настроек коллекции сайтов, где размещены документы, к которым будет производиться доступ через Office Web Apps.

2. В разделе Site Collection Administrator (Администратор коллекции сайтов) щелкните на элементе Site Collection Features (Средства коллекции сайтов).

3. Найдите запись Office Web Apps (Веб-приложения Office) и щелкните на кнопке Activate (Активизировать).

4. Проверьте надлежащее функционирование просмотра и редактирования документов Word, Excel, PowerPoint и OneNote в браузере.

5. Если эти процессы не работают должным образом, проверьте настройки библиотеки документов и используемое по умолчанию поведение на сайте Central Administration с помощью шагов, которые описаны в двух последующих разделах.

Дополнительной процедурой, которую нужно выполнить в существующей среде SharePoint 2010, является проверка правильности настроек библиотеки или библиотек, содержащих документы, предназначенные для доступа через Office Web Apps. Чтобы проверить, сконфигурирована ли библиотека документов на поддержку использования Office Web Apps. выполните следующие действия.

1. Перейдите в библиотеку документов с помощью учетной записи, имеющей на сайте разрешения уровня владельца, отобразите вкладку Library (Библиотека) в интерфейсе ленты и щелкните на кнопке Library Settings (Настройки библиотеки).

2. Щелкните на элементе Advanced Settings (Дополнительные настройки) в разделе General Settings (Общие настройки).

3. В разделе Opening Documents in the Browser (Открытие документов в браузере) установите переключатель Open in the Browser (Открывать в браузере) или Use the Server Default (Open in the Browser) (Использовать предлагаемое на сервере по умолчанию действие (Открывать в браузере)) и щелкните на кнопке ОК.

4. Проверьте правильность функционирования просмотра и редактирования документов Word, Excel, PowerPoint и OneNote в браузере.

5. Если эти процессы не работают должным образом, проверьте настройки коллекции сайтов и используемое по умолчанию поведение на сайте Central Administration с помощью шагов, описанных в следующем разделе.

Рассматриваемый здесь метод также подходит для настройки предпочтений, касающихся обработки документов в библиотеках документов.

1. На сайте Central Administration (Центральное администрирование) щелкните на раскрывающемся меню Site Actions (Действия с сайтом) и выберите пункт Site Settings (Настройки сайта).

2. В разделе Site Collection Administration (Администрирование коллекции сайтов) страницы Site Settings (Настройки сайта) щелкните на элементе Site Collection Features (Средства коллекции сайтов).

3. На странице Features (Средства), выполнив прокрутку, найдите средство Open Documents in Client Applications by Default (Открывать документы в клиентских приложения по умолчанию). Щелкните на Activate (Активизировать), чтобы документы по умолчанию открывались в соответствующем клиентском приложении, или на Deactivate (Деактивизировать), чтобы документы по умолчанию открывались в браузере.

4. Проверьте правильность функционирования просмотра и редактирования документов Word, Excel, PowerPoint и OneNote в браузере.

5. Если эти процессы не работают должным образом, проверьте настройки коллекции сайтов и библиотеки документов, как было описано в предыдущих разделах.

ii"u idii'iiiw t мигрг'чш

i 7Л6 '----¹--^:- -----

1 I часть V

После настройки служебных приложений и проверки конфигураций коллекции сайтов библиотеки и сайта центрального администрирования можно переходить к тестированию функциональности открытия и редактирования документов в браузере.

В последующих разделах применяются перечисленные ниже предположения.

• На ПК используется ОС Windows 7 и 32-разрядная версия IE 8 и установлены приложения Word 2010, Excel 2010 и PowerPoint 2010.

• Для библиотеки документов на странице Advanced Settings (Дополнительные настройки) в разделе Opening Documents in the Browser (Открытие документов в браузере) выбрана опция Open in the Browser (Открывать в браузере). Документы не требуется брать на редактирование (Check Out) перед изменением, а предоставляемые элементы не требуется подвергать процедуре одобрения содержимого (Content Approval)

• Дополнительно для библиотеки документов по усмотрению администратора может быть включена либо отключена функция управления версиями.

• Для коллекции сайтов, в которой находится сайт с нужной библиотекой документов, активизировано средство Office Web Apps.

• Для фермы не активизировано средство Open Documents in Client Applications by Default (Открывать документы в клиентских приложениях по умолчанию) в разделе Site Collection Features на сайте Central Administration.

Если перечисленные выше условия соблюдены, можно приступать к тестированию работы Office Web Apps с документом Microsoft Word 2010. Ниже описаны необходимые высокоуровневые шаги; в случае других браузеров, операционных систем и версий Office понадобится предпринять дополнительные действия.

1. Используя учетную запись с разрешениями уровня корреспондента (Contributor), перейдите к библиотеке документов, которая удовлетворяет перечисленным выше требованиям и содержит один или более файлов, созданных в Word 2010.

2. Наведите курсор мыши на поле Name (Имя) какого-нибудь документа Word и щелкните на нем. Документ должен открыться в том же самом сеансе браузера (рис. 27.8). Обратите внимание, что панель инструментов предоставляет вкладку File (Файл), значки Open in Word (Открыть в Word), Edit in Browser (Редактировать в браузере) и Find (Найти), раскрывающийся список масштаба, стрелки для перемещения на страницу вперед и назад и кнопки справки и открытия в отдельном окне.

Щелчок на кнопке открытия в отдельном окне (находящейся в правой части панели инструментов между кнопкой справки и кнопкой X) приводит к открытию документа Word в новом окне, что позволяет сеансу браузера вернуться к предыдущему представлению библиотеки документов. Для того чтобы эта кнопка работала, она должна быть специально активизирована для браузера на конкретном сайте SharePoint.

^Opt _Uyot*^W0f*iew«7*^*M=/s»i * ' ¦^J^xJ | Sirj^ P '

IFowte I Wj9et*riS*e - |S »eiw*6ih7*

@Pn^*V70rtMW»Woni»10*>«i ft ~ О ~ * P*9«* Srfe^'- ТеЛ* §•

*

learn ^c‘t<- l

I MM>»unv/»rdWebJWo

эд Opcninwon 'iftdtmtivwin Ппи *4 *

Project XYZ Overview

Introduction

Roles and Responsibilities

Done . <%too(ir<b»net|PRPtectedModeOfF fh ^w $l100?

Puc. 27.8. Просмотр документа Word 2010 в браузере

3. Щелкните в панели инструментов на кнопке Edit in Browser (Редактировать в браузере) и откроется окно Open Document (Открытие документа). Выберите в нем опцию Edit (Редактировать) и щелкните на кнопке ОК.

4. Появится сокращенная версия ленты Word с вкладками File (Файл), Ноте (Главная), Insert (Вставка) и View (Режим). На вкладке File будут доступны инструменты Save (Сохранить), Open in Word (Открыть в Word) и Close (Закрыть), на вкладке Ноте — разделы Clipboard (Буфер обмена), Font (Шрифт), Paragraph (Абзац), Styles (Стили), Spelling (Правописание) и Office с соответствующими инструментами, на вкладке Insert — инструменты Table (Таблица), Pictures (Рисунки) и Links (Ссылки), а на вкладке View — инструменты Editing View (Режим редактирования) и Reading View (Режим чтения).

Множество пользователей не могут одновременно редактировать документ Word через Office Web Apps. Чтобы проверить это, откройте документ Word 2010 для редактирования от имени одного пользователя (Userl), затем получите доступ к этому же документу с другого ПК с помощью учетной записи другого пользователя (User2), чтобы он открылся в окне браузера. Щелкните на кнопке Edit in Browser (Редактировать в браузере). Пользователь User2 получит сообщение следующего вида: Word Web Арр Cannot Open This Document Because It Is Currently Being Edited by Another User (Word Web Арр не удается открыть этот документ, поскольку он в настоящий момент редактируется другим пользователем). Если щелкнуть на кнопке Open in Word (Открыть в Word) и выбрать опцию Edit (Редактировать), появится сообщение, которое информирует о том, что документ заблокирован для редактирования пользователем имя_домена\имя_пользователя.

5. Добавьте в документ какой-нибудь текст и рисунок, как показано на рис. 27.9. При добавлении и выделении рисунка появляется новая вкладка с небольшим набором инструментов для его редактирования.

t XYZ Overvffw Wd ixv^

Д » ¦ • % F I * » "»,eK_t . Аавъсс АаВЬСс ^ [W*

’¦'" 4* » -Г E *¦ *¦ *' *^S'- A- * * w *» * №.ы| н„ач,,з ⁵««”» ¦SSd'

СДОе*<* __ fa* fweu^i _ Sfeta _ SptftVf Qffkt

Project XYZ Overview

^ Local irtfnnet I Protected Mode Off

* «цооч •

Puc. 27.9. Редактирование документа Word 2010 в браузере

6. Щелкните в панели инструментов на кнопке Find (Найти) и найдите какой-нибудь текст в документе, чтобы удостовериться в работоспособности функции поиска.

7. Щелкните на кнопке Save (Сохранить), чтобы сохранить изменения.

8. Щелкните на кнопке Close (Закрыть); в браузере снова появится библиотека документов.

Если документ взят пользователем на редактирование (check out) и сохранен в локальной папке черновиков, он не может быть отредактирован в браузере. При попытке сделать это появится сообщение об ошибке вида Word Web Арр Cannot Open This Document for Editing Because It Is Checked Out to Your Local Drafts Folder (Word Web Арр не удается открыть этот документ для редактирования, потому что он был взят на редактирование и сохранен в локальной папке черновиков).

Если соблюдены условия, которые были перечислены в начале раздела “Тестирование функциональности Office Web Apps’’, доступ к документам Excel через Office Web Apps должен быть возможен. В этом разделе будет показано, какие возможности станут доступными, когда пользователь выполняет редактирование электронной таблицы Excel 2010 в SharePoint 2010. Кроме того, будет протестирована ситуация доступа и редактирования одной и той же таблицы в Office Web Apps сразу двумя пользователями.

Для проверки работы служебного приложения Excel выполните следующие действия.

1. Используя учетную запись с разрешениями уровня корреспондента (Contributor), перейдите к библиотеке документов, которая отвечает перечисленным ранее требованиям и содержит один или более файлов, созданных в Excel 2010. Файлы Excel 2010 должны содержать какие-нибудь уравнения и хотя бы один график.

2. Наведите курсор мыши на поле Name (Имя) какого-нибудь документа Excel и щелкните на нем. Документ должен открыться в том же сеансе браузера. Обратите внимание, что инструменты, предлагаемые для Excel, немного отличаются от инструментов для Word. Панель инструментов будет содержать вкладку File (Файл), кнопку Open in Excel (Открыть в Excel), кнопку Edit in Browser (Редактировать в браузере), раскрывающееся меню Data (Данные) и инструмент Find (Найти). Если в файле Excel есть несколько рабочих таблиц, в нижней части браузера будут отображаться соответствующие дополнительные вкладки. Вкладка File на самом деле представляет собой раскрывающееся меню и обеспечивает доступ к следующим инструментам: Open in Excel (Открыть в Excel), Save а Сору (Сохранить копию), Download a Snapshot (Загрузить снимок). Download а Сору (Загрузить копию) и Reload Workbook (Перезагрузить рабочую книгу).

Опция Download a Snapshot (Загрузить снимок) позволяет открывать документ Excel в Excel, но без формул, с одними лишь значениями ячеек. Это может быть полезно для захвата состояния документа в определенный момент времени.

3. Щелкните на кнопке Edit in Browser (Редактировать в браузере), после чего файл станет доступным для редактирован ия вместе с вкладками File, Home и Insert, как покат зано на рис. 27.10. Обратите внимание, что инструменты, предлагаемые на вкладке Ноте, несколько ограничены, но они все равно обеспечивать неплохие возможности для редактирования. Например, вкладка Insert позволяет вставлять только таблицу или гиперссылку. Также, например, график, показанный на рис. 27.10, не является редактируемым.

При редактировании документа Excel в браузере никакой кнопки сохранения не предусмотрено. Вместо этого все изменения будут сохраняться прямо во время их внесения.

¦^"у^тт^тагрчяингифиятш i цщ u ¦ шмпвге -эттгготт ⁷^* I часть v

4. Протестируйте возможность редактирования электронной таблицы в браузере несколькими пользователями. Войдите на тот же самый сайт SharePoint от имени другого пользователя, выберите тот же самый файл электронной таблицы и щелкните на кнопке Edit in Browser (Редактировать в браузере).

5. Во время редактирования одной и той же электронной таблицы в браузере двумя разными пользователями щелкните на стрелке расположенного в правом нижнем углу раскрывающегося списка X People Editing (Редактируется X людьми) (где на месте X будет идти соответствующее целое число) и просмотрите результаты. В них будут отображаться имена пользователей, которые в текущий момент редактируют электронную таблицу. Попробуйте изменить таблицу от имени двух пользователей и посмотрите, что получится.

Если для библиотеки документов, в которой содержится электронная таблица, включена функция управления версиями, то версия сохраняется только тогда, когда последний пользователь покидает документ, уйдя из электронной таблицы после ее редактирования. Например, предположим, что пользователи Userl и User2 одновременно редактируют одну и ту же электронную таблицу, и каждый внес свой набор изменений. Пользователь Userl покидает страницу первым, щелкнув на имени библиотеки документов в навигационной панели. Пользователь User2 вносит дополнительные изменения и тоже покидает страницу с помощью навигационной панели. Новая версия электронной таблицы сохраняется только после того, как страницу покидает пользователь User2.

Если электронную таблицу редактируют в браузере два или более пользователей, ни один из них не может щелкать на кнопке Open in Excel (Открыть в Excel). При попытке сделать это появится сообщение You Are Currently Collaborating on This Workbook with Other People. You Cannot Edit This Workbook in Excel While Other People Are Also Editing It in the Browser (Вы в настоящее время работаете над этой рабочей книгой совместно с другими людьми и потому не можете редактировать ее в Excel, пока другие люди редактируют ее в браузере). Однако пользователи могут применять инструменты Download a Snapshot (Загрузить снимок) и Download а Сору (Загрузить копию). Также важно отметить, что при редактировании электронной таблицы несколькими пользователями в браузере функции Undo (Отменить последнее действие) и Redo (Повторить последнее действии) доступны не будут.

Если соблюдены условия, которые были перечислены в начале раздела “Тестирование функциональности Office Web Apps”, доступ к документам PowerPoint через Office Web Apps должен быть возможен. В этом разделе будет показано, какие возможности станут доступными, когда пользователь получает доступ к документу PowerPoint через Office Web Apps.

Для проверки работы служебного приложения PowerPoint выполните следующие действия.

1. Используя учетную запись с разрешениями уровня корреспондента (Contributor), перейдите к библиотеке документов, которая отвечает перечисленным ранее требованиям и содержит один или более файлов, созданных в PowerPoint 2010.

2. Щелкните на имени какого-нибудь файла PowerPoint, после чего он откроется в браузере вместе с вкладкой File, на которой будут предлагаться такие опции, как Open in PowerPoint (Открыть в PowerPoint), Outline View (Вид структуры) и Close (Закрыть). Дополнительно в панели инструментов будут присутствовать инструменты Open in PowerPoint (Открыть в PowerPoint), Edit in Browser (Редактировать в браузере). Start Slide Show (Запустить показ слайдов), в правом верхнем углу — кнопки Help (Справка), Pop-Out (Открыть в отдельном окне) и Close (Закрыть), а в нижней части — стрелки для перехода по слайдам.

3. Щелкните на кнопке Edit in Browser (Редактировать в браузере), после чего документ должен стать редактируемым. Предлагаемые инструменты будут довольно ограниченными, поэтому для внесения изменений, выходящих за рамки базовых, понадобится использование полной версии PowerPoint. Например, компоновку слайдов изменить не получится; вместо этого понадобится добавлять новые слайды с другой компоновкой. Изменять графические объекты тоже нельзя; единственное, что можно будет изменять, так это их формат, который распространяется лишь на их форму и границы, как показано на рис. 27.11.

4. Перейдите в интерфейсе ленты на вкладку Ноте и щелкните на опции Open in PowerPoint (Открыть в PowerPoint), »ггобы открыть полную версию PowerPoint 2010 и создать слайд-шоу.

5. Когда файл откроется в PowerPoint 2010, перейдите на вкладку Slide Show (Показ слайдов) и щелкните на опции Broadcast Slide Show (Широковещательный показ слайдов).

6. Появится окно Broadcast Slide Show (Широковещательный показ слайдов) с адресом службы вещания, которая будет использоваться. Если отображается некорректная служба вещания, щелкните на кнопке Change Broadcast Service (Изменить службу вещания) в левой нижней части окна. Затем щелкните на Add a new service (Добавить новую службу) и введите URL-адрес необходимой службы вещания. Первоначальный URL-адрес службы вещания берется со страницы Manage PowerPoint Service Application (Управление служебным приложением PowerPoint), для доступа к которой необходимо выбрать на домашней странице сайта Central Administration (Центральное администрирование) раздел Manage Service Applications (Управление служебными приложениями) и щелкнуть на служебном приложении PowerPoint.

^ЯПНН

7. После указания адреса правильной службы вещания щелкните на кнопке Start Broadcast (Начать широковещательный показ).

8. По завершении процесса обработки появится окно со ссылкой, которую удаленные пользователи могут использовать для получения доступа к вещаемому слайд-шоу, а также ссылками Copy Link (Копировать) и Send in Email (Отправить по электронной почте) и кнопкой Start Slide Show (Запустить показ слайдов), как показано на рис. 27.12.

,И*1

Broadcast Slide Show

Share this Imkwrth remote viewers and then start the sfide show

CopyUnk ti Sendmfcmaif,,

Start Stidt Show

Puc. 27.12. Окно Broadcast Slide Show в PowerPoint 2010

9. Щелкните на ссылке Send in Email (Отправить по электронной почте) и отправьте сгенерированную ссылку для просмотра слайд-шоу тестовому пользователю или со-труднику. Обратите внимание, что есть возможность просматривать слайд-шоу в полноэкранном режиме.

10. Щелкните на кнопке Start Slide Show (Запустить показ слайдов) и воспользуйтесь предоставленной URL-ссылкой от имени тестового пользователя или попросите сотрудника воспользоваться ею для проведения теста. Переходите от слайда к слайду, щелкая на них.

11. Завершите широковещательный показ слайдов от имени презентатора, щелкнув на кнопке End Broadcast (Завершить вещание) под интерфейсом ленты в PowerPoint 2010. Все участники слайд-шоу увидят сообщение The Broadcast Is Over (Вещание окончено).

^ТнтсЦИ 5РЯ THiiUPWWII^UBI Д|—|

Глава 27 L. !

Приложение OneNote изначально проектировалось с таким расчетом, чтобы позволить совместную работу над документами, и потому ни в каком специальном служебном приложении не нуждается. Однако чтобы предоставить пользователям возможность просмотра и редактирования документов OneNote в браузере, по-прежнему необходимо устанавливать Office Web Apps. Существует ряд других рекомендаций относительно конфигурации, о которых следует помнить при использовании Office Web Apps с документами OneNote.

• Информация о версиях в OneNote 2010 сохраняется в файлах, поэтому обычно рекомендуется не включать функцию управления младшими версиями в библиотеке документов, где будут храниться документы OneNote 2010.

• Если функция управления старшими версиями для библиотеки, где будут храниться файлы OneNote 2010, включена, рекомендуется настроить предел для количества хранимых старших версий, установив для параметра Keep the Following Number of Major Versions (Хранить следующее количество старших версий) значение меньше 10.

• Чтобы с документами OneNote 2010 можно было работать через Office Web Apps, необходимо открыть к ним общий доступ в библиотеке документов SharePoint 2010, в которой был активизирован компонент Office Web Apps.

Для открытия общего доступа к записной книжке OneNot 2010 в библиотеке документов SharePoint 2010 выполните следующие действия.

1. Откройте OneNote 201 и на вкладке File (Файл) щелкните на опции New (Создать), а затем на опции My Computer (Мой компьютер).

2. Введите желаемое имя для новой записной книжки, например. New Project. В качестве места для размещения новой записной книжки оставьте локальный компьютер и щелкните на кнопке Create Notebook (Создать записную книжку).

S. Добавьте в новую записную книжку какой-нибудь текст и графику, на вкладке File щелкните на опции Share (Общий доступ) и выберите в поле Share On (Место, где должен предоставляться общий доступ) вариант Network (Сеть). Затем либо введите URL-адрес библиотеки документов SharePoint 2010, в которой был активизирован компонент Office Web Apps, либо выберите URL-адрес, если он отображается в разделе Network Location (Сетевая папка), как показано на рис. 27.13.

4. Щелкните на кнопке Share Notebook (Открыть общий доступ к записной книжке) в нижней части экрана. Появится окно с сообщением The Notebook Is Now Accessible to Anyone with Permissions at That Network Location. Do You Want to Email Someone About the Notebook? (Записная книжка теперь является доступной для любого, кто имеет разрешения на доступа к данной сетевой папке. Хотите отправить кому-нибудь электронное сообщение о ней?). Щелкните на опции Email a Link (Отправить ссылку по электронной почте) и отправьте электронное сообщение с соответствующей информацией какому-нибудь сотруднику или тестовому пользователю.

5. Попросите сотрудника получить доступ к новой записной книжке или самостоятельно получите к ней доступ от имени учетной записи тестового пользователя. Вместо того чтобы щелкать на имени записной книжки, выберите в раскрывающемся меню пункт View in Browser (Просмотреть в браузере).

6. На рис. 27.14 показан пример получения пользователем User2 доступа к записной книжке, которая была опубликована в SharePoint 2010 пользователем Userl. Добавленные в записную книжку графические объекты не видны, а под интерфей-

LB VI|4U*JHFH1

mit с -»патего1п1

754

сом ленты отображается сообщение следующего вида: This Page Contains Items That Cannot be Displayed in OneNote Web App. Open This Notebook in Microsoft OneNote to See All Content (На этой странице присутствуют элементы, отображение которых в веб-приложении OneNote невозможно. Чтобы увидеть полное содержимое, откройте данную записную книжку в Microsoft OneNote). В панели инструментов активна кнопка Show Authors (Показать авторов) и потому рядом с каждым разделом страницы отображается имя его автора.

7. Щелкните на кнопке Edit in Browser (Редактировать в браузере) и поэкспериментировать с различными доступными инструментами.

a

О

Sh*» Dr**

Ио

Open

Share Notebook

I NewNoobMlcfcrUccd

Send

Prim

g3 Options

U ы

3. Network Location:

ht^p/ZabciplOM/gte/lieantSteL/Shared Document Recent Locations

0 Shared Documents Office2010 Dpcumerti

* '~^ak Wy//«bg{iHIM Qwpte>2/0ffice201—

Offke2SD7 Docurarts PocwiiaM

http^/jfccsflOW/OupteflVOftkxIOO 6B t*tjK?febufildOVC*upta2S/Dccum«ntV

ШПйате^иту! Hta Овейте*!

http/ZabclplOM/DocwnefitLbM^l^ 9Ш tttyx/ZabcipUM/Decumniy

Puc. 27.13. Открытие общего доступа к OneNote в SharePoint 2010

¦

* Kt «ngtdVfS P

x ¦ ej

^Fivortcs ! bygpMcd VtebSfet&tey*

iSNewNetehooMoftiwl ^’0* * *r - Pijf S*tty- ТооЪ- ф«-

M<monOntHMcW*fa««o j|j]Q**ntn©n*Mo!* <# \fiawturnon_t

Hpvfadknl ? ^ TMtp*9*M'fl«in5lttatttnata«oetbcdt9l(ir*dtnOn«Nol«WfbfW>.Cv«ntMtnot«beMinMKrMeftOn«Not*le««««8caf4enb

HtwPtcgcd И

| New Project

Th($pn^ect(sfi)Hifltftedevetapmentph*se,andsownibereTen*dtoas 1 "Prefect No Name* Г

]Urt

H(gh levetgoa): Power

Additional Co»J: Flexibility }l»v*rt <&L»ca(itt»n<t|Pnm?led Mote Off

Г| * .

-- 755

Ice \Veij Apps с S#iareI'ofriT^rT^^

В этой главе были описаны предварительные условия, которые должны соблюдаться для установки пакета Office Web Apps, и вопросы, связанные с планированием его использования. К их числу относится поддержка браузеров, поддержка более старых версий документов Microsoft Office и поддержка мобильных устройств. Также здесь рассматривался процесс конфигурирования Office Web Apps в состоящей из двух серверов ферме и опции, доступные для конфигурирования служебных приложений. Был продемонстрирован процесс получения доступа к документам Word, PowerPoint, Excel и OneNote через Office Web Apps и указаны основные функциональные возможности и ограничения в каждом случае. В целом пакет Office Web Apps предлагает набор полезных инструментов для организаций, в которых требуется предоставить пользователям доступ к документам Word, Excel, PowerPoint и OneNote с помощью поддерживаемых браузеров. Естественно пакет Office Web Apps обладает рядом ограничений в отношении средств для редактирования и совместной работы в браузере.

• Возможности и функции Office Web Apps варьируются в зависимости от используемой операционной системы и браузера, поэтому перед внедрением Office Web Apps в производственной среде необходимо обязательно тестировать различные планируемые варианты.

• Организации, которые хотят использовать Office Web Apps в своей среде, по-прежнему должны соблюдать лицензионные политики Microsoft, которые доступны для изучения по адресу http://www.niicrosoftvolumelicensing.com/userights/ default.aspx.

• Из-за ограничений в поддержке более старых форматов файлов Office 2003, таких как . doc, администраторы SharePoint могут требовать преобразования файлов в новые форматы .docx, .xslx и .pptx перед их загрузкой в библиотеки документов SharePoint 2010, которые будут использоваться с Office Web Apps для редактирования в браузере.

• Для параметров служебных приложений PowerPoint и Word Viewing рекомендуется оставлять установки по умолчанию, если только в организации не должны поддерживаться документы унаследованных типов Word и PowerPoint.

• Применение службы вещания PowerPoint позволяет обеспечить пользователям совместный удаленный доступ к презентациям PowerPoint, а в комбинации с коммутатором телеконференций помогает даже избежать более сложных и дорогостоящих вариантов, таких как WebEx.

• Совместимые документы Excel и записные книжки OneNote, к которым получается доступ через Office Web Apps, являются единственным типом документов, которые могут редактироваться одновременно множеством пользователей.

• Информация, связанная с версиями, в OneNote 2010 сохраняется в файлах, поэтому рекомендуется не включать функцию управления младшими версиями в библиотеке документов, где будут храниться документы OneNote 2010. Если для этой библиотеки документов включена функция управления старшими версиями, рекомендуется ограничить количество хранимых старших версий, указав для параметра Keep the Following Number of Major Versions (Хранить следующее количество старших версий) значение меньше 10.

ГЛАВА

Использование готовых рабочих потоков и создание сложных рабочих потоков с помощью SharePoint Designer 2010

• Определение рабочих потоков в деловой среде

• Параметры рабочих потоков на сайте Central Administration и на странице Site Settings

• Тестирование рабочего потока Three-state

• Обзор других стандартных рабочих потоков

• Проверка параметров веб-приложения для использования SharePoint Designer 2010

• Загрузка и установка SharePoint Designer 2010

• Создание многократно используемого рабочего потока с помощью SharePoint Designer 2010

В SharePoint 2010 доступно множество различных типов рабочих потоков, предназначенных для усовершенствования бизнес-процессов и замены унаследованных рабочих потоков, которые содержали длительные по времени ручные процессы и, возможно, не были хорошо определены. В настоящей рассматриваются различные рабочие потоки в SharePoint, а также возможности SharePoint Designer 2010 по созданию более сложных рабочих потоков для удовлетворения повседневных требований пользователей.

В начале главы рассказывается об использовании извещений. Затем детально показано, как выглядит в действии рабочий поток Three-state (трехэтапный), который является достаточно сложным для базовой демонстрации основных процессов, необходимых для запуска и взаимодействия с любым рабочим потоком в SharePoint. Далее приводится краткий обзор прочих стандартных рабочих потоков, а также описание процесса установки и использования SharePoint Designer 2010 для создания специальных рабочих потоков. По ходу изложения администраторам ферм и коллекций сайтов даются советы по инструментам и параметрам, доступным для управления рабочими потоками, а также по применению SharePoint Designer 2010.

В деловой среде рабочие потоки существуют по всей организации в формализованном и неформализованном виде, и организации любых размеров заинтересованы в формализации и рационализации всех важных для бизнеса процессов. Главную сложность в рабочих потоках представляет сочетание форм, человеческих элементов, времени и нехватки определенных процессов. Рассмотрим прототип рабочего протока, в котором пользователь User5 вручную заполняет форму отчета о расходах, помещает этот отчет в почтовую ячейку пользователя User2, подписывает его и помещает в почтовую ячейку отдела кадров для обработки. Что произойдет, если пользователь User5 не получит возмещения расходов, и какие шаги ему придется предпринять для выяснения случившегося?

Рабочий поток на базе SharePoint является одним из средств корпоративного уровня, которым многие начали пользоваться еще в версии SharePoint 2007, и будут продолжать пользоваться в версии SharePoint 2010. На это особенно влияют модули хранения типа библиотек и списков SharePoint, в которых возможность использования рабочих потоков становится доступной сразу же. Ниже описаны преимущества создания и управления рабочими потоками в среде SharePoint 2010.

• Простой в использовании интерфейс для проектирования в SharePoint 2010, который позволяет администраторам сайтов и опытным пользователям быстро преобразовывать неформализованные процессы в хорошо определенный, автоматизированный и контролируемый вид.

• Структура, которая содержит и управляет механизмами рабочих потоков, предусматривающая использование инвестиций, которые уже были вложены в оборудование и программное обеспечение SharePoint.

• Возможность взаимодействия со списками SharePoint, такими как Tasks (Задачи), которая облегчает использование и управление рабочими потоками и сглаживает кривую обучения конечных пользователей.

• Возможность применения SharePoint Designer 2010 для создания типов рабочих потоков. отличных от тех, что предлагаются в пользовательском интерфейсе SharePoint, которые обеспечивают больше вариантов, больше гибкости и больше интеллектуальных средств.

• Возможность использования Visio 2010 для упрощения проектирования рабочих потоков пользователям, которые плохо разбирающихся в технических деталяу.

Как было показано в разделе “Средства E-mail a Link и Alerl Me” главы 19, извещения являются мощными и простыми в применении инструментов и могут рассматриваться в качестве кандидатов на исполнение роли рабочих потоков. Они срабатывают при совершении определенных действий либо изменений и приводят к отправке электронного сообщения немедленно, или чуть в более позднее время, одному или большему количеству конечных пользователей. После этого конечные пользователи могут предпринимать соответствующие действия.

Это является разновидностью рабочего потока, т.к. информация доставляется конечным пользователям по электронной почте с помощью автоматизированного процесса, что похоже на поведение одного из рассматриваемых далее рабочих потоков Three-stale. Хотя извещения являются ограниченными в плане конфигурирования, определенные списки добавляют специализированные извещения в качестве доступных вариантов. Например, в раздел Send Alerts for these Changes (Отправлять извещения при следующих изменениях) списка заявок добавляется извещение Someone changes an item that appears in the following view (Кто-то изменяет элемент, появляющийся в следующем представлении). Как видно на рис. 28.1, это извещение может срабатывать при внесении изменения в конкретное представление. Поскольку представления чрезвычайно гибкие в плане настройки и могут, например, включать только элементы со значениями в столбцах, отвечающими определенным критериям, это весьма мощное средство. Например, в списке заявок можно создать представление My Active High Priority Issues (Мои активные заявки с высоким приоритетом), отображающее только такие элементы, у которых в столбце Assigned То (Назначена) содержится значение [Me] (Мне), в столбце Priority (Приоритет) — значение (1) High ((1) Высокий), а в столбце Issue Status (Состояние заявки) — значение Active (Активна). Если затем в этом представлении произойдет любое изменение, пользователь будет уведомлен.

Issue Tiackmy - 4ew /Уе i

Oi—jffType

Spedfy the type of charges lhat you want to be doted to.

Onty send me alerts when:

Ф All Changes ф New eems «re added О Existing items ere modified © Items ere deleted

Send me en alert when:

SodAMifM’IIWK

Changes

Speofy «tether to ftttr Arts based on ^edflc criteria. You my JSo restrct ycu <4ois tooriy odudeftsmlhetAffrtfri* pertfcArvtew.

Anything changes © Someone else changes an item

О Someone dee changes an item created by me ?) Someone else changes an item last modified by me •• Someone changes an item that appears in the following view: My Issues [3

WfteA to Sod Alert*

Specify how frequently you want lobe ate-ted. фтеЫе riertkiflrly avalabtefa «nmedatriywntQ

9 Send notification immediately c Send a daily summary © Send a weeWy summary

Time: _

!Tuesday Гб-ООРН ГЛ

Просмотрите также другие варианты извещений, которые предлагаются в таких списках, как Calendar (Календарь), Tasks (Задачи) и Issues (Заявки), и подумайте, как с их помощью можно расширить функциональность извещений для пользователей списков.

У рабочих потоков нет служебного приложения, на которое они бы полагались, т.к. они построены на основе платформы Windows Workflow Foundation, однако есть несколько областей, где администратор фермы может найти инструменты для конфигурирования рабочих потоков.

Первым делом, каждое веб-приложение имеет параметры, связанные с рабочими потоками. Чтобы просмотреть параметры рабочих потоков для веб-приложения, выполните следующие шаги.

1. Находясь на домашней странице сайта Central Administration (Центр администрирования), щелкните на ссылке Application Management (Управление приложениями), а затем на элементе Manage Web Applications (Управление веб-приложениями).

2. Выберите необходимое веб-приложение (например, SharePoint — 80) и щелкните на кнопке General Settings (Общие параметры) внутри вкладки Web Applications (Вебприложения) интерфейса ленты. Выберите вариант Workflow (Рабочий поток), откроется окно Workflow Settings (Параметры рабочего потока).

3. Просмотрите предлагаемые параметры и удостоверьтесь в том, что они отвечают стандартам организации. Потоки, определенные пользователем, создаются с помощью таких инструментов, как Designer 2010 или Visual Studio 2010, поэтому администратор фермы должен решить, включать ли эти средства для данного веб-прило-жения. Двумя другими опциями являются Alert Internal Users Who Do Not Have Site Access When They Are Assigned a Workflow Task (Оповещать внутренних пользователей, не имеющих доступа к сайту, когда им назначается задача рабочего потока), с возможными вариантами Yes (Да) и No (Нет), и Allow External Users to Participate in Workflow by Sending Them a Copy of the Document (Разрешить внешним пользователям принимать участие в рабочем потоке за счет отправки им копии документа), с возможными вариантами Yes и No.

Если в рабочие потоки должны быть включены пользователи, не являющихся членами сайта, необходимо позаботиться о том, чтобы каждый из этих пользователей имел как минимум разрешения уровня корреспондента (Contributor) для доступа к списку задач, используемому в рабочем потоке. В противном случае пользователи не смогут взаимодействовать с назначаемыми им задачами, ограничивая пользу рабочего потока.

4. Щелкните на кнопке ОК после внесения требуемых изменений.

Для решения этих задач также доступны командлеты PowerShell: Get-SPWorkf lowConf ig возвращает параметры рабочего потока для указанного веб-приложения, a Set-SPWork flowConfig конфигурирует параметры рабочего потока для заданного веб-приложения.

Есть также связанные с рабочими потоками задания, которые можно найти, щелкнув на ссылке Monitoring (Мониторинг) внутри сайта Central Administration, а затем — на элементе Review Job Definitions (Просмотреть определение заданий). Задания кратко описаны ниже.

• Bulk Workflow Task Processing (Обработка задач рабочего потока партиями). Это

задание обрабатывает задачи рабочего потока партиями и по умолчанию настроено на запуск один раз в день.

¦ Workflow (Рабочий поток). Это задание обрабатывает события рабочего потока и по умолчанию настроено на запуск каждые 5 минут.

¦ Workflow Auto Cleanup (Автоматическая очистка рабочего потока). Это задание по умолчанию настроено на запуск каждые 15 минут. Оно удаляет задачи и экземпляры рабочего потока, которые были помечены как подлежащие завершению после истечения строка, указанного в ассоциации рабочего потока.

¦ Workflow Failover (Обработка отказа рабочих потоков). Это задание по умолчанию настроено на запуск каждые 15 минут. Оно обрабатывает события рабочих потоков, которые дали сбой и были помечены как подлежащие выводу из эксплуатации.

Чтобы проверить, какие рабочие потоки включены, администратор коллекции сайтов должен щелкнуть на ссылке Workflows (Рабочие потоки) в разделе Site Administration (Администрирование сайта) страницы Site Settings (Параметры сайта). Однако владельцам сайтов эта ссылка не доступна. После щелчка на данной ссылке можно просмотреть, какие рабочие потоки доступны для использования на сайте. На рис. 28.2 показана страница Workflows (Рабочие потоки), на которой видно, что для коллекции сайта SharePoint Server 2010 было включено несколько рабочих потоков.

Рабочие потоки Schedule Web Analytics Alerts (Планирование извещений об изменениях в веб-аналитике) и Schedule Web Analytics Reports (Планирование генерации отчетов веб-аналитики) включаются и отключаются для коллекции сайтов с помощью средства Advanced Web Analytics (Дополнительные параметры веб-аналитики). Они не доступны конечным пользователям, но применяются для компиляции административных отчетов.

Для внесения изменений в рабочие потоки, которые будут доступны сообществу пользователей, необходимо применять ссылку Site Collection Features (Средства коллекции сайтов). Обычно рекомендуется не включать рабочие потоки SharePoint 2007, если только в них нет особой необходимости (например, поддерживать рабочие потоки, которые были перенесены с различными стадиями завершения из SharePoint 2007, или позволить пользователям потоков SharePoint 2007 проводить плавный переход на рабочие потоки SharePoint 2010). Аналогично рабочий поток Publishing Approval (Одобрение публикации) рекомендуется включать только на тех сайтах, где планируется использовать функцию Content Approval (Одобрение содержимого) в библиотеках документов (которая включается в разделе Document Library Settings (Параметры библиотеки документов) на странице Versioning Settings (Параметры управления версиями)). Этот рабочий поток будет запускаться при сохранении документов в качестве старших версий в библиотеках документов с включенной функцией Content Approval, что может оказаться бесполезным для конечных пользователей.

Далее щелкните на ссылке Workflow Settings (Параметры рабочих поток) и просмотрите существующие потоки, ассоциированные с коллекцией сайтов; удалите любые из них, которые не нужны.

Рабочий поток Three-state хорошо подходит для проведения начального тестирования, поскольку доступен как в среде SharePoint Foundation 2010, так и в среде SharePoint Server 2010. Это достаточно сложный поток, который требует выполнения ряда шагов и участия хотя бы двух учетных записей пользователей. Ниже описан необходимый процесс.

1. Руководитель (пользователь Userl) создает в списке Issues (Заявки) заявку назначает ответственного за ее выполнение человека (пользователя User2) и сохраняет ее.

2. Руководитель (Userl) вручную запускает рабочий поток.

3. После запуска рабочего потока пользователям Userl и User2 отправляется короткое уведомляющее сообщение, и в списке Tasks (Задачи) создается новая задача, ответственным за которую назначается пользователь User2.

4. Через 1-5 минут назначенный ответственным пользователь (User2) получает более подробное электронное сообщение с конкретными инструкциями о том, что он должен сделать. Эти инструкции указывают, что ему необходимо обработать заявку и затем обновить состояние задачи.

5. После обновления состояния задачи ответственным пользователем (User2) и указания, что она выполнена, состояние заявки изменяется на Resolved (Обработана), и руководителю/инициатору (пользователю Userl) назначается новая задача.

6. Руководитель (пользователь Userl) получает электронное сообщение с инструкциями о пересмотре заявки и обновлении состояния задачи.

7. После установки пользователем Userl для задачи состояния Completed (Выполнена) состояние заявки изменяется на Closed (Закрыта).

В этом процессе важно понять несколько ключевых концепций. Во-первых, данный рабочий поток создается в конкретном списке и не будет доступен в каких-то других списках на сайте или в коллекции сайтов. Во-вторых, задачи генерируются рабочим потоком в отдельном списке Tasks (Задачи) — сначала при запуске рабочего потока, а затем при указании, что первая задача выполнена, что далее приводит к изменению значения столбца в списке и созданию второй задачи. Каждое из этих действий сопровождается занесением соответствующих записей в список History (Хронология), который не является напрямую

^^^^^^Т^Г7толГзовани^о^йсны??7триложениЙ с ''Viarr-IV.Inf _ Часть V

видимым для пользователей и даже администраторов сайта, а предназначен для целей аудита рабочего потока.

Также важно понять, что существует множество возможных точек взаимодействия с элементами заявок и задач, и пользователи могут изменять не только значения тех немногих полей, которые упоминались в данном примере. Другими словами, пользователи должны четко уяснить, какие поля им следует, а какие — не следует изменять.

Ниже перечислены предварительные условия для проведения такого тестирования.

• Рабочий поток Three-state должен быть включен для коллекции сайтов.

• Для тестирования должны быть доступны две учетных записи, каждая из которых должна иметь активную учетную запись электронной почты в Outlook, желательно, в Outlook 2010. Хотя рабочий поток Three-state можно протестировать с использованием только одной учетной записи, интерпретировать происходящие действия будет труднее.

• Учетная запись, применяемая для создания рабочего потока, должна обладать привилегиями владельца сайта, в то время как вторая учетная запись может иметь привилегии всего лишь члена сайта.

Для тестирования рабочего потока Three-state выполните следующие действия.

1. Создайте новый список с использованием шаблона Issue Tracking (Отслеживание заявок) и назначьте ему имя Issue Tracking.

2. На странице со списком Issue Tracking отобразите в интерфейсе ленты вкладку List (Список) и щелкните внутри нее на инструменте List Settings (Параметры списка).

3. Щелкните на ссылке Issue Status (Состояние заявки) в разделе Columns (Столбцы). Прокрутите страницу Change Column (Изменение столбца) вниз, чтобы увидеть предлагаемые варианты. Для данного столбца будут доступны три варианта: Active (Активна), Resolved (Обработана) и Closed (Закрыта).

4. Щелкните на кнопке Cancel (Отмена), чтобы вернуться на страницу List Settings (Параметры списка), и затем щелкните на ссылке Workflow Settings (Параметры рабочих потоков) в разделе Permissions and Management (Разрешения и управление).

5. Откроется страница Add a Workflow (Добавление рабочего потока). В списке рабочих потоков выберите вариант Three-State (Трехэтапный).

6. Назначьте рабочему потоку имя Issues-ThreeState.

7. Проверьте, что в списке Task List (Список задач) установлено значение Tasks (New) (Задачи (Новый)), а в списке History List (Список хронологии) — значение Workflow History (New) (Хронология рабочего потока (Новая)). Эти настройки указывают, что для отслеживания ассоциируемых с данным рабочим потоком задач должен создаваться новый список задач, а для отслеживания информации аудита должен создаваться новый список хронологии выполнения рабочего потока.

8. В разделе Start Options (Параметры запуска) удостоверьтесь, что флажок Allow This Workflow to Be Manually Started (Разрешать запускать этот рабочий поток вручную) отмечен, и щелкните на кнопке Next (Далее).

9. Откроется страница Customize Three-State Workflow (Настройка рабочего потока Three-state). Проверьте, что в поле Choice (Вариант) выбрано значение Issue Status (Состояние заявки), в поле Initial State (Начальное состояние) — значение Active (Активна), в поле Middle State (Промежуточное состояние) — значение Resolved (Обработана), а в поле Final State (Конечное состояние) — значение Closed (Закрыта), как показано на рис. 28.3.

„.a

DocussKra

&$ Recycle Bin ^ All Site Content

hapeeewAee* wwWweH

The value for field teletied а concatenated to the eudom

Rr ei*»iJe, »*i«n eifwtibn a fjbMcnwe*jc№«nIiMi >rt^NcfPwft5»wtl44t FamharcMtmtiAla <r

f^rtesfrtH*. №tpaUbx

^teahniatiUAM (*»•} to ib ntk iWi fteei**d). You can Ло <>»ш to aen4 *1 wm! maugi № nHII) thei^mJuicr offrt

В

а

Cuctwn irmsags; Workflow mibated: P^Indude list fteto.lo

Taik Ceicnptior:

Cu№mrrrOug<! A wcrVAcw ba* been m f?]ln^ode Iidl field:, СчшютрЬог @lnw1lnkliiiMtit<m

Tark Due Date:

Jjijrtdyd* let fcridtiDue Dabs

10. Прокрутите страницу немного вниз до следующего раздела Specify What You Want to Happen When a Workflow Is Initiated (Укажите, что должно происходить при инициации рабочего потока). Оставьте для параметров значения, предлагаемые по умолчанию. Обратите внимание, что в этом разделе можно настроить создаваемую задачу, изменить человека, которому она будет назначена, а также указать поля, включаемые в электронное сообщение. Задача будет назначена человеку, указанному в поле Assigned То (Назначена).

11. Прокрутите страницу вниз до следующего раздела Specify What You Want to Happen When a Workflow Changes to Its Middle State (Укажите, что должно происходить, когда рабочий поток переходит в промежуточный этап). Здесь также оставьте для параметров значения, предлагаемые по умолчанию. Обратите внимание, что для этого этапа параметр Task Assigned То (Задача назначена) установлен столбец Created By (Создана кем). Щелкните на кнопке ОК, чтобы завершить процесс определения рабочего потока и вернуться к списку Issue Tracking (Отслеживание заявок).

12. Удостоверьтесь, что вход на сайт SharePoint был совершен от имени учетной записи пользователя, который будет считаться в данном тесте руководителем (Userl в данном примере) и будет создавать заявку, а затем назначать ее выполнение другому пользователю.

13. Щелкните на ссылке Add New Item (Добавить новый элемент), создайте новую заявку с именем Test Issue 1 и назначьте ее тестовому пользователю, который будет отвечать за выполнение задачи (User2 в данном примере). Оставьте в поле Issue Status (Состояние заявки) значение Active (Активна), а в поле Priority (Приоритет) — значение (2) Normal ((2) Обычный), как показано на рис. 28.4. Введите краткое описание для заявки, например: Test issue for workflow testing (Пробная заявка для тестирования рабочего потока). Для остальных параметров на этой странице оставьте значения, предлагаемые по умолчанию, и щелкните на кнопке Save (Сохранить).

г

_СНрЬмм1 Attton» SfXgng

I

|^ui

Assigned Tc

ISBue Status

Pnorrty

Active !»1 ¦ (2) Normal Г^Г]

Test Issue 1

(itisrz;

I

12) СаВДогузЕ]

Category

Related Issues

С

Рис. 28.4. Создание новой заявки для тестирования рабочего потока Three-slate

14. Перейдите к списку задач, который был определен на шаге 7 (Tasks (Задачи) в данном случае) и обратите внимание, что к этому моменту никакие задачи еще созданы. Эго связано с тем, что рабочий поток пока не запускался.

15. Вручную запустите рабочий поток от имени руководителя (Userl), что приведет к назначению рабочего потока пользователю, указанному в столбце Assigned То (User2). Для этого выберите в раскрывающемся списке заявки (которая в данном примере называется Test Issue 1) пункт Workflows (Рабочие потоки).

16. Откроется страница Workflow, aspx. Щелкните на ссылке Issues-Threestate в разделе Start a New Workflow (Запустить новый рабочий поток).

17. Рабочий поток запускается, а пользователь Userl возвращается к списку Issue Tracking (Отслеживание заявок), как показано на рис. 28.5. Обратите внимание, что станет видимым новый столбец Issues-ThreeState, в котором для рабочего потока отображается состояние In Progress (Идет выполнение). Пользователю Userl будет отправлено электронное сообщение с темой Workflow initiated (Рабочий поток запущен) и идентификатором рабочего потока, а также ссылкой для доступа к списку Issues (Заявки) внутри. Это служит напоминанием о том, что он действительно запустил рабочий поток.

18. Выйдите из системы от имени руководителя (Userl) и снова войдите, но уже от имени назначенного ответственным лица (User2), и откройте Outlook. Этому пользователю должна прийти копия электронного сообщения Workflow initiated и спустя несколько минут еще одно электронное сообщение. Эго сообщение уведомляет о том, что пользователю назначена задача, и содержит другие сведения о задаче (рис. 28.6). В сообщении должен присутствовать URI -адрес, по которому находится нужная заявка в списке Issue Tracking, а также инструкции о том, что необходимо сделать для выполнения данной задачи: просмотреть заявку, произвести специфические действия, требуемые задачей, отредактировать задачу и пометить ее как выполненную.

Chapter28 » Issue TrscJang • AlIssues-

lUkrB bgilt

В | IkwID Ш

Libraries

Documcrtti

2 Те* Issue 1 вж»

tMdnnfeoni

SewJi tfus sire____p ^

iMgMd Те !яш SUut Pnortj Due CVata lMut»-TVccSUU

UwZ AOive C2)№rmel Ip Progress

DifiCUSSWOe

Recyde Bin ^«IsiaCanM

^ Local pttnnet | Protected Mode Off

j lit^yibcqplOWtilWCNpleTAUayeulbViewWuq^SeeTjpeaOfltU

Puc. 28.5. Внешний вид списка Issue Tracking после запуска рабочего потока Three-state

Менаре |

3S 4^4 Х З^З %*-“• S Г » fz..

EdttthH J>*p)y Reply Forward pekte Mcvelo Create Othef Block Categorize Follow М*тк«

ТаЛ *oAU FoWer* Rule MWrn’ Sender - Up^w Unrcjd »? 5rlert

. Лфст ^uok-tw»^a .v^ . Rrr*

Chapter 2ft fUwlCabc.OM] UW2

S«rt Tut 7/13/201011:11 AM

Ce

Subjcct

Tasks -WwMtm ImtHtMt 2h**trc*n«*'tgnpdt©yau

A MiMm has beat MtMed on the foHowtng hit Hem. T«tlMueforwor1rf1owtafbng

http^/abaplCKH^Bttes/ChepterZe/Uftx/lssue%20Tr»dt>ng/DispForm asp*?ID-2

Го conptee ttm task:

1. RntfWlMbfueL

2. PerfomthevetificM&vtttortQiiredfbrtiiteteslt.

3. I In Ни fljw elUilnhtiiifliiiilniiiml llif tut ii rnmjilctcrt (tfyniirinnnTiif ilitf ftilntnV > mi пЯдЫ nnTfin n r em 11 Inn Otdt here to request access.)

Puc. 28.6. Электронное сообщение, которое должно прийти пользователю, назначенному ответственным за заявку, после запуска рабочего потока Three-state

Очень важным в рабочем потоке является то, что пользователи часто забывают редактировать задачу. Они щелкают на ссылке для получения доступа к заявке, обновляют ее и затем полагают, что все сделали, но до тех пор, пока не будет обновлено состояние задачи, рабочий поток не будет переходить к следующему этапу. Поэтому в процессе обучения следует обязательно подчеркивать важность обновления состояния задачи, равно как и заявки.

19. Узнав из сообщения о наличии подлежащей обработке заявке, от имени назначенного ответственным лица (User2) щелкните на URL-адресе, чтобы открыть заявку, обработать ее и затем обновить ее состояние. После этого отредактируйте задачу так, чтобы было видно, что заявка была обработана. Для этого от имени назначенного ответственным лица (User2) щелкните на кнопке Open This Task (Редактировать эту задачу) в интерфейсе ленты, чтобы открыть задачу, которая была создана рабочим потоком.

В данном примере пользователь User2 использует Outlook 2007 и потому необходимая кнопка в интерфейсе ленты называется Edit this Task (Редактировать эту задачу), а не Open this Task (Открыть эту задачу), как она называется в Outlook 2010.

20. Соответствующая задача откроется, как показано на рис. 28.7. Измените значение в поле Status (Состояние) на Completed (Выполнена) и введите значение 100 в поле % Complete (Выполнено %). Щелкните на кнопке Save (Сохранить).

• ‘ dbcvlQMSeh • ‘ChjpteiS * — Tajb - WoitflmffifliKcd; 2

Ajfrr-t____

O¹'*c0ritottef*etanwibeWf^,*Biene«*ew

bhpnoncrgMii^adbevtai

Content Type Titte-

I Lists

' Issue TroEkma

Predecewx»

Pnertj Statu * Complete

' aCTr*ddnft?CN*DFomi«ss>if40-2

- \

lociiMbanct | Protected Mode Off

Puc. 28.7. Редактирование задачи, созданной в рабочем потоке Three-state

21. Тогда назначенный ответственным пользователь (User2) будет возвращен к списку Tasks (Задачи). В нем можно будет увидеть, что новая задача создана и назначена инициатору (Userl).

22. Снова войдите в систему от имени руководителя/инициатора (Userl) и откройте Outlook. Этому пользователю должно прийти электронное сообщение со следующей строкой в поле темы: Review task X (Просмотрите задачу X), где на месте X будет находиться идентификатор, который созданная задача имеет в списке Issue Tracking. Щелкните на указанном в сообщении URL-адресе, чтобы просмотреть заявку, которая по утверждению назначенного ответственным пользователя (User2) является выполненной. Обратите внимание, что теперь ее состоянием будет Resolved (Обработана), как показано на рис. 28.8.

!!

Puc. 28.8. Просмотр состояния заявки в рабочем потоке Three-state

23. Несколько минут спустя (не более пяти) руководителю (Userl) должно прийти еще одно электронное сообщение со следующей строкой в поле темы: Tasks — Review Task 2 has been assigned to you (Задачи — Просмотрите задачу 2, которая была назначена вам). Откройте это сообщение и щелкните на предлагаемой в нем ссылке, чтобы получить доступ к заявке, которая уже должна быть обновлена пользователем, ответственным за нее (User2). Просмотрите заявку и любые добавленные пользователем User2 примечания, удостоверившись в том, что она была обновлена надлежащим образом.

24. Убедившись в надлежащей отработке заявки, пометьте задачу как выполненную. Для этого от имени руководителя (Userl) щелкните на кнопке Open This Task (Открыть эту задачу) и закройте задачу, установив в поле Task Status (Состояние задачи) значение Completed (Выполнена), введя в поле % Complete (Выполнено %) значение 100 и щелкнув на кнопке Save (Сохранить).

25. Появится список Tasks (Задачи), как показано на рис. 28.9, в котором будет отображаться как исходная задача, назначенная пользователю User2. со значением Completed (Выполнена) в столбце Status (Состояние), так и вторая задача, назначенная пользователю Userl, тоже со значением Completed в столбце Status.

26. Все еще от имени руководителя перейдите к списку Issue Tracking (Отслеживание заявок) и удостоверьтесь в том, что состоянием заявки теперь является Closed (Закрыта), а в поле под столбцом с названием Issues-ThreeState отображается значение Work Completed (Работа завершена).

27. Щелкните на значении Work Completed (Работа завершена) в столбце Issues-ThreeState, чтобы просмотреть дополнительные детали о рабочем потоке (рис. 28.10). На странице, которая появится после этого, будет отображаться информация о том, кто был инициатором данного рабочего потока (Userl), когда он был запущен, в каком состоянии пребывает на текущий момент, какие задачи были созданы в ходе его выполнения и чем они закончились, а также хронология выполнения этого рабочего потока с деталями о том, события какого типа происходили по ходу его продвижения.

.,1

^Mdnewkeni

Recycle B>n Sfc •ч^я.'Ха

•fc Loc*Jimr»n« {Protected Mo4* Off

4g - .

WmUuwUHml

The fctewripe» 1гД»1мк«атаЙ'8мвв№и,

Д DaitOcancd Ert-i Type User ID Омспртоп

Uurl TTvw-*ti»f woiVWr* *vted «n

hRp-//abcvIOOVMi/Ch*et»2lVLiStbln^*4

20TraAno^,D«pForm-*»p*4o-l

tetri Tbree-en^ wjrVrtim Mate chane* on

ht9v7«tKsplBa4/«(a^rhiv(erzviutVlMJ*W. ЗОТгйЬпдГОщ^тгг Imiii^hi Iniijj 1

Resolved,

4|1Ж11Нг1М|Рп1М(4 liWr. Dll

Рис. 28.10. Просмотр информации о рабочем потоке Three-state

Показанный в предыдущем примере рабочий поток можно считать “жестким вариантом”, т.к. он довольно сложен в плане требований, касающихся взаимодействия с конечными пользователями. Причина того, что в Microsoft решили сделать доступным в SharePoint Foundation 2010 его, но не другие стандартные рабочие потоки SharePoint Server 2010, остается загадкой. В организациях, в которых используется SharePoint Server 2010. должны тестироваться следующие дополнительные рабочие потоки.

• Approval (Утверждение). Этот рабочий поток направляет документ лицам, отвечающим за утверждение, которые могут утвердить или отклонить документ, переназначить выполнение задачи по утверждению кому-то другому и запросить информацию об изменениях, внесенных в документ.

WTVV'₁^«MlU»'MHHUbW ЦВМ|HI УЩЩЖ I - \

• Collect Feedback (Сбор отзывов). Этот рабочий поток направляет документ рецензентам, предоставляющим отзыв, который затем компилируется и отправляется человеку, инициировавшему его.

• Collect Signatures (Сбор подписей). Этот рабочий поток направляет документ Microsoft Office группе людей с целью сбора их цифровых подписей и должен запускаться в приложении Office из семейства Office 2007 или Office 2010. На рис. 28.11 показан пример включения в рабочий поток Collect Signatures документа Word 2007. Здесь пользователь Userl сначала открывает этот документ и затем добавляет в него подпись, выполнив соответствующую задачу в появившемся интерфейсе для добавления подписи. Подпись представляет собой графическое изображение, созданное Userl. Процесс добавления подписи в документ также помечает его как Final (Окончательный), и потому последующее внесение в него любых изменений будет делать подпись недействительной. Таким образом, процесс добавления подписи является более сложным и предусматривает не просто добавление графического изображения в документ Word.

• Translation Management (Управление переводами). Этот рабочий поток управляет процессом ручного перевода документов, создавая копии подлежащего переводу документа и назначая задачи по его переводу различным переводчикам. Он доступен только для библиотек Translation Management.

¦ Disposition Approval (Утверждение ликвидации). Этот рабочий поток управляет процессом устаревания и сохранения документов, позволяя участникам решать. Должны ли устаревшие документы сохраняться или же удаляться.

Рабочие потоки Approval, Collect Feedback и Collect Signatures становятся доступными для редактирования при использовании Designer 2010 для открытия сайта и перечислены в разделе Globally Reusable Workflow (Глобально многократно используемый рабочий поток). На рис. 28.12 показана страница параметров рабочего потока Collect Feedback. Обратите внимание, что на ней доступна ссылка Edit Workflow (Редактировать рабочий поток), а также возможность отключать различные опции в разделе Start Options (Параметры запуска) и получать доступ и редактировать сами формы InfoPath. Вопросы применения SharePoint Designer 2010 с рабочими потоками SharePoint 2010 рассматриваются позже в этой главе, а также в главе 29.

ОЯЧе Vifort 1VKVW1ст lyi leod-CWfllCti'T^ifcV^y fcVioscft Mtord

в ¦

-o

IWtffMn Rnww Vm>

НИХ b-rffri

Office 2007 Word Doc test for Signatures.

«wctwrufeOB

7/14/2010

X

Uert

Вд Bed Boss Signed by: Userl

f>»rJ

k^«1 Mtil Aiiedatt Aitooiltlt InUHnFam (.во) АикШеп •• troaVhleteVtee loLrtf СоЫг^Тдх* Pmmcttn VuMbkt Cnknru ... мttitgt »ииЫи

!) шм FtMbt^ ¦ 9«np«f4 ам ^т. т

¹ StcOtgKA 2 Chiptu»

Uman41«r*ri«

¦ > Wwtflw > CoMfnAtdi tNMMMO f

©

tVIM[^fcv»«Hi>l»Wii|tiainyfatbiiwoWtew.

Wortflu*Wwin>fton Kq М(ПМ№|ЛАМ111ЙЙ*МЯ«11

SrtMjp

®*пря1 t*un$i f®f thn wonfto*.

QgW»i«Mq

EnothhlU.Sj

,i «

* •*» «К t w rt« WWi рм ипдофе

,J SR*P>^« gg SKhMb 3 Content fj SAtcmm j btun*(CC'4tn(In>tt ; 3 CM«S«W(«

’ gj U*4kP4«C \ Ф SUCrot^t \ ?у SubsBet abnh

Puc. 28.12. Изменение рабочего потока Collect Feedback в Designer 2010

Организации часто обнаруживают, что стандартные готовые рабочие потоки просто не обеспечивают достаточную гибкость, чтобы удовлетворить их требованиям, и хотят иметь возможность доступа к дополнительным инструментам, позволяющим создавать такие рабочие потоки, и логике, которая приводит их в действие. Одним из таких инструментов является SharePoint Designer 2010. Он позволяет создавать множество разнообразных рабочих потоков, в том числе рабочие потоки в виде списков, рабочие потоки многократного пользования и рабочие потоки сайтов. Для облегчения проектирования и реализации он может взаимодействовать с Visio 2010, а также InfoPath 2010 и рядом других средств.

Опытные пользователи и разработчики, которые хотят использовать SharePoint Designer 2010, должны проверить возможность его поддержки со стороны IT-персонала, даже несмотря на то, что его можно загрузить бесплатно. Часто из-за конфигураций SharePoint или настольной системы SharePoint Designer 2010 не будет функционировать должным образом, если IT-персонал не готов “официально” поддерживать его.

Кроме того, администратор фермы с помощью сайта Central Administration может запретить использование SharePoint Designer. Это также следует проверить, чтобы не возникали проблемы во время процесса разработки.

Чтобы сконфигурировать параметры SharePoint Designer для веб-приложения, выполните следующие действия.

1. Откройте сайт Central Administration (Центр администрирования) в SharePoint 2010 и щелкните на ссылке Manage Web Applications (Управление веб-приложениями) в разделе Application Management (Управление приложениями).

2. Выделите интересующее веб-приложение (например, SharePoint — 80), щелкните на кнопке General Settings (Общие параметры) в интерфейсе ленты и выберите в раскрывающемся меню пункт SharePoint Designer (Визуальный конструктор SharePoint).

ИДИ ИИИИДШЕ llTW'IHHf MJHHWWII I

На странице Configure SharePoint Designer Settings (Настройка параметров визуального конструктора SharePoint) отметьте флажки возле всех опций. Если одна или несколько опций не включены, уровень настройки SharePoint Designer 2010 снижается.

3. По окончании щелкните на кнопке ОК.

Ниже перечислены доступные опции.

¦ Allow SharePoint Designer to be used in this Web Application (Разрешить использовать конструктор SharePoint в этом приложении). Если флажок этой опции не отмечен (т.е. она не включена), использовать SharePoint Designer в данном веб-приложении не получится.

• Allow Site Collection Administrators to Detach Pages from the Site Template (Разрешить администраторам коллекции сайтов отделять страницы от шаблона сайта). Пользователи прежних версий SharePoint должны знать эту опцию как процесс отсоединения (“unghosting”).

• Allow Site Collection Administrators to Customize Master Pages and Layout Pages (Разрешить администраторам коллекции сайтов настраивать мастер-страницы и страницы компоновки).

(Разрешить администраторам коллекции сайтов просматривать структуру URL их веб-сайта).

Продукт SharePoint Designer предлагается Microsoft бесплатно и позволяет опытным пользователям и разработчикам настраивать среду SharePoint 2010 для удовлетворения множества бизнес-потребностей. Чтобы его можно было использовать, на рабочей станции или сервере должен быть установлен компонент .NET 3.5 и, как рассказывалось в предыдущем разделе, SharePoint Designer должен быть разрешено для соответствующего вебприложения.

Продукт SharePoint Designer 2010 поставляется как в 32-, так и в 64-раэрядной версии, поэтому будьте внимательны, чтобы загрузить версию, которая соответствует версии операционной системы, установленной на рабочей станции. Главное отличие между 32- и 64-разрядными машинами для разработки сводится к тому, что 32-разрядные рабочие станции Vista и ХР ограничены пределом ОЗУ в 4 Гбайт.

Ниже перечислены шаги, необходимые для установки SharePoint 2010.

1. Загрузите и установите компонент .NET 3.5, если он еще не установлен, на рабочей станции, где будет размещаться SharePoint Designer 2010, воспользовавшись следующей ссылкой:

http://www.microsoft.com/downloads/

details.aspx?familyid=333325FD-AE52-4E35-B531-508D977D32A66displaylang=en

2. Загрузите 32- или 64-разрядную версию SharePoint Designer со следующей страницы:

http://www.microsoft.com/downloads/en/ results.aspx?freetext=SharePoint+Designer+2010

3. Запустите файл SharePointDesigner.exe и выполните установку, выбрав вариант Standard (Стандартная) или вариант Custom (Выборочная).

I wn щипииттаиие шгиснмж П1ОТШПШИ г airflrrr «**т

После загрузки и установки SharePoint Designer 2010 можно приступить к разработке, для чего используемая учетная запись должна иметь как минимум права уровня дизайнера (Designer) на сайте SharePoint 2010.

Для создания многократно используемого рабочего потока сначала нужно открыть в SharePoint Designer 2010 сайт, на котором поток будет размещаться. После этого можно проектировать, тестировать и публиковать на нем рабочий поток. Затем рабочий поток можно добавить в какой-нибудь список или библиотеку на этом сайте, и поток готов к использованию. В этом разделе демонстрируется пример создания такого многократного используемого рабочего потока, который будет приводиться в действие каждый раз, когда в поле заголовка документа обнаруживается слово “rush" (“срочный"). В качестве приложения в этом примере выступает предназначенный для совместной работы сайт, на котором менеджеры (пользователи Userl и User2) просматривают и предоставляют отзывы по документам в различных библиотеках перед их выпуском на рынок. Ранее поступали жалобы на то, что пользователи Userl и User2 реагируют недостаточно быстро, поэтому теперь создается такой рабочий поток. Если документу необходимо назначить статус “срочный”, пользователь может просто добавить слово “rush” в его поле заголовка. Затем рабочий поток запускается, информирует пользователя Userl о задаче и после ее выполнения назначает задачу пользователю User2. Скорость реакции обоих пользователей отслеживается с помощью данных аудита.

Этот рабочий поток использует действие Start Feedback Process (Запуск процесса сбора отзывов) в SharePoint Designer 2010, которое содержит логику и функциональность рабочего потока Collect Feedback (Сбор отзывов), являющегося стандартным рабочим потоком в SharePoint Server 2010. Таким образом, это пример одного рабочего потока внутри другого рабочего потока, который позволяет даже новичкам в создании рабочих потоков пользоваться преимуществами стандартных рабочих потоков, предоставляемых изначально.

Для открытия сайта SharePoint 2010 и создания примера рабочего потока выполните следующие действия.

1. Откройте SharePoint Designer 2010, щелкнув на кнопке Start (Пуск) и выбрав пункт All Programs^SharePoint^Microsoft SharePoint Designer 2010 (Все программы^ SharePoint¹^Визуальный конструктор SharePoint 2010).

2. На вкладке File (Файл) должен быть раскрыт узел Sites (Сайты); если это не так, щелкните на нем. Затем щелкните на значке Open Site (Открыть сайт).

3. Введите URL-адрес нужного сайта (например, http://abcspl004/sites/Chapter28) или выберите его в списке доступных сайтов, если к нему уже получался доступ ранее (рис. 28.13). Обратите внимание на то, что включать в URL-адрес имя страницы default.aspx или /pages/home.aspx не надо.

4. Щелкните на элементе Workflows (Рабочие потоки) в списке Site Objects (Объекты сайта) внутри панели навигации.

5. Щелкните на опции Reusable Workflow (Многократно используемый рабочий поток) на вкладке Workflows (Рабочие потоки). Откроется окно Create Reusable Workflow (Создание многократного используемого рабочего потока), показанное на рис. 28.14.

ТРГспадьзованм^Тотовьп^раЧочйтГ потоков^^^р

^73^

_____ J

httpc//*bc3plX2/Varubofil Web Srte

http^/iboplKM/stfi/Ch^ter 22 Web Site

л

Ш

Й” Favorites ¦ Desktop Downloads fg Recent Piece В SharePoint Sites |

д Libraries {¦^3 Documents J) Musk К Pictures В Videos

j> Add a new reusable «vortftow to your site Гинн »ИМН —1К>ауЦт 1огу2&?&**юЛЯа»

Name.

J

'Reusable Woitftow - Rush in Title Descriptors

iThis woilcflow will escalate any Item vtfth "rush' in its title]

Puc. 28.14. Создание многократно используемого рабочего потока в Designer 2010

6. Введите название для рабочего потока вроде Reusable Workflow — Rush in Title (Многократно используемый рабочий поток — Отслеживание слова “срочный” в заголовке документов) и при желании какое-то описание. В данном случае описание может быть таким: This workflow will escalate any item with ‘rush’ in its title (Этот рабочий поток будет ускорять обработку любого документа со словом ‘срочный’ в заголовке). Оставьте в поле Content Туре (Тип содержимого) вариант АН (Все) и щелкните на кнопке ОК.

7. Щелкните на мерцающей линии в поле Step 1 (LLIarl), введите if current и нажмите клавишу <Enter>. Визуальный конструктор определит, что в этом поле должно быть введено If current item field equals value. В качестве альтернативы щелкните на кнопке Condition (Условие) и выберите условие If current item field equals value.

8. Щелкните в поле Step 1 на ссылке с меткой Field (Поле) и выберите в раскрывающемся меню пункт Title (Заголовок).

9. Щелкните в поле Step 1 на ссылке с меткой Equals (Равно) и выберите в раскрывающемся меню пункт Contains (Содержит).

10. Щелкните в поле Step 1 на ссылке с меткой Value (Значение), введите rush и нажмите клавишу <Enter>. Результат получится примерно таким, как показано на рис. 28.15.

*Э ^

«О

- MkreteftSheeFomtOeiyier

Ы<& ф ?? mi

ЫкЬ 2g 'I %

М> ; ЧГмжеОоэд' o-t Щ*

Sr( Afbkih Owl* • *ihv4rt ’ CendRltn Arton Step PuAksft Expert WpiHlow (natation F«rf» ImM

twlnsn r* , -¦ Gleb*)* to Vino Srthn®» townctefi Vametti

w<f~b

^pWfedtftoMt gjR*uaablcWorHlow-RMhinT3ie* ^ * .

rtsvi^tbon SitcOtgects JS ChapitrSi 11 "j itstiftnflUbwto i Wuiitmi ¦ ¦ S*eF»g«i Q| MtAiwn ¹1 3 Cort«nI1^9«

I j В SitcColuwit Ij ^ BMnnlCe<Hrt1|№i

|| (J DaUS«tirce<

Hat MitcrPijH J ? Site Groton Sub*it«

‘ 3 ADFRCf

: O'

¦ _v*i • (J i wtn ¦ » ЖрИч » HeuteMeVteitnew RuiftlrTftw b Emm »

(Start (у'рттд vt 1в*№е1мт graup in the RibbonJ

Vfaffcfows *

GtoW^ReueWeWorirfL * I^AeprcMl - 9w#*t зуб

‘ ' "l -

fttc. 28.15. Установка условий для рабочего потока, в Designer 2010

Перед внесением изменений в производственную систему обязательно протестируйте свой код на сервере разработки или хотя бы в другой коллекции сайтов.

11. Щелкните на области, расположенной прямо под строкой, где только что были введены данные, введите Start feedback (Запуск процесса) и нажмите <Enter>. Визуальный конструктор определит, что это означает Start Feedback Process (Запуск процесса сбора отзывов). Результат получится таким, как показано на рис. 28.16. Это действие, по сути, включает в данный многократно используемый поток рабочий поток Collect Feedback, который предоставляет значительный объем функциональности, как можно будет увидеть после завершения создания данного рабочего потока.

12. Щелкните на ссылке These Users (с привлечением этих пользователей); откроется окно Select Task Participants (Выбор участников для выполнения задачи).

13. В поле Participants (Участники) введите имена двух действительных пользователей, отделив их друг от друга точкой с запятой (в этом примере — User 1; User2). В поле справа от Participants оставьте выбранным значение One at a Time (Serial) (По одному за раз (Последовательно)).

14. В поле СС (Копия) щелкните на значке Select Users (Выбрать пользователей) справа, выберите вариант User Who Created Current Item (Пользователь, который создал данный элемент) и щелкните на кнопке Add (Добавить), после чего щелкните на кнопке ОК.

15. В поле Title (Тема) введите текст Rush Item Escalated (Обработка срочного элемента была ускорена).

_HpvyAcipXaM/^>«*e/aM|9tcr2ft - Mere*eft«*»fPe<rt»0»«9«e

VI

rs ^ Л'

PiMth Ejp«f1 Wertflow MJjdoeFwr» lou) A;i»cMt«n

?e«c«e<wKtt fltmwiKO *2lJW«\pn*k! *rp GtoMfrfeVitiO Setttngi

I I

**.HweDowr. ¦ O-l ^ ^ wU CendWon «лют Stef

лтят H«*ltikWc-1rfb>n- JUehlnTHJe* ,

' QOMptea t »WK»I > **mJ4r*V -^т-ГяФю Л > I— •

И Current ItntHto шваяи ruA

weitfhw

|U& ’I

ri Swe Пн*

С-вГГ

(N»vij*e*n ' SfleObjerti Д OKfurU

| '*) IMl MW]f.dMirW>

ф wwrtwi

ll j SfteFas<i >J MtAnHl 13 Селмой g SJteOelwni t| Ea«m*)Coni*fiti||ip*t ^ D»t*Sour<e<

II fij MmuH|u Щ StftGtMlpt Д, SudiHu

| Gtobefly Rae*blt WortfoMi

i -SMrtfcut a 10

Рис. 28.16. Добавление действия Start Feedback Process в Designer 2010

16. В поле Instructions (Инструкции) введите текст, описывающий предпринятое действие, например: This item’s title contained the word ‘rush’ and so has been escalated for review and processing (В заголовке этого элемента присутствовало слово “срочный” и потому процесс его просмотра и обработки был ускорен).

17. В поле Duration per Task (Длительность выполнения каждой задачи) введите значение 1 и проверьте, что справа выбран вариант Day(s) (День (дней)). Окно должно приобрести такой вид, как показано на рис. 28.17. Щелкните на кнопке ОК.

18. Щелкните в интерфейсе ленты на кнопке Check for Errors (Проверить на ошибки). Должно появиться сообщение The workflow contains no errors (Рабочий поток не содержит ошибок).

19. Щелкните в интерфейсе ленты на кнопке Publish (Опубликовать), после чего рабочий поток будет опубликован на сайте.

шяшшш*вц

ji^j 'One«tattne(sertaf) ,yj IS

^: Sm;

PrapentK user I; user2 СС: ‘CumrtltncCretedBy

Task Request _______

В i*.

IHe; tRushrtencsulated.

Instruction*:

'Ttta Hen's tfttecsnUned tie ood YurfT •rdeotwbeene

*j for and |r oosig.

i '*} о»и'

"" В л

Ovation perTa*: DueDtltferTaAProan:

776

Ниже приведены шаги для запуска и тестирования данного рабочего потока.

1. Войдите на сайт с помощью учетной записи с привилегиями уровня владельца (в рассматриваемом примере — http://abcspl004/sites/Chapter28/documents).

2. Добавьте созданный ранее многократно используемый поток в библиотеку, щелкнув на ссылке Workflow Settings (Параметры рабочих потоков) в разделе Permissions and Management (Разрешения и управление) внутри страницы Document Library Settings (Параметры библиотеки).

3. Многократно используемый рабочий поток должен появиться в списке Select а Workflow Template (Выберите шаблон рабочего потока), как показано на рис. 28.18. Щелкните на нем.

¦b^0Mi',rt^Chi^!VJbyw<№AAM'itiU9rtA=(19AC36A2-SraM3S'a » *, хГфйгд ^ Fiwro ft - ft3 - " » ’

r»jH» S**ey— Icon-

| Chapter 28 » Documents » Document Library Settrigs > Add a Wo»W*ow Use ©us page to met us • «reibflcwv fw tfcw document иьгаг*.

Description:

The «*оЛЯе* «sealate any item »kh >ush* intbe Cibe.

Salad а wortrfto* template:

Libraries

Documents

lAPPfgy») - SharePoint 2010

UStS

iscue Tracking

TypeaiHttqufcnatneforlftmwritflow;

Т/ре в гат* for &и мАЛм, IhenmiilKiJKdniM^ №меИм bweii^ta

doonnttbrery.

Ku«hin Title Woricftovj

В Vgeecyde&n ^ AJi Sra Content

Tasklist

Sdect • Me tot n UK *rt> ft* wrtfa». Tfutvahdai ея№дММс>гп«л*1|{

Loci} Ktt/»nrt} Protected Mode Off

_____ _

^100% ~

Puc. 28.18. Выбор и конфигурирование рабочего потока на странице Document Library Settings

4. В разделе Name (Имя) введите уникальное имя для рабочего потока, например. Rush in Title Workflow Automatic (Автоматический рабочий поток отслеживания слова “срочный" в заголовке).

5. Оставьте для параметров в разделах Task List (Список задач) и History List (Список хронологии) значения по умолчанию.

6. В разделе Start Options (Параметры запуска) проверьте, что флажок Allow This Workflow to Be Manually Started by an Authenticated User with Edit Item Permissions (Разрешать запускать этот рабочий поток вручную аутентифицированному пользователю с разрешениями на редактирование элемента) отмечен. Отметьте также флажки Start This Workflow When a New Item Is Created (Запускать этот рабочий поток при создании нового элемента) и Start This Workflow When an Item Is Changed (Запускать этот рабочий поток при изменении элемента), после чего щелкните на кнопке ОК.

7. Войдите в систему от имени пользователя, не принимающего участия в процессе сбора отзывов, но обладающего привилегиями уровня корреспондента в библиотеке (например, User3).

8. Получите доступ к библиотеке документов на сайте и загрузите в нее какой-нибудь тестовый документ. В рассматриваемом примере этот документ имеет заголовок User3's super-important document.docx.

9. Отредактируйте свойства этого документа, добавив в поле Title (Заголовок) слово rush, и сохраните изменения.

10. В библиотеке появится столбец с названием Rush in Title Workflow (Рабочий поток отслеживания слова “срочный” в заголовке), в котором для данного документа будет отображаться значение In Progress (Идет выполнение).

11. Откройте Outlook от имени текущего пользователя (User3). Там будет присутствовать электронное сообщение, уведомляющее о запуске рабочего потока Feedback, как показано на рис. 28.19.

Fee&adtrtsrMmUmS’txupertmpoitantdocume'e. MejsjgefHTMU

> Мекяде

Reply Reply Fwwartf DAtf Movete trcrtc Other eiort loAB Fold ft’ (Me Actiom* bender

CMCgorte* F*1tow Mark «г

Up* Unread H *«“^rt

*ej

O^pter 28 fiJse-iO*c.can5

-Sent Тие7ЛЭ/2010»-38РМ

Cc

Subject

ЦигЗ

Feeffiucfc Parted on Usee¹* super Importer* йосилел»

Feedback has started on User3*s super important document.

PstWpintsarc Due by None

Each penon «цП receive a tadc to review and provide feedback cm ШегЗЧтвег if one at a time f or participants shown «bow.

Puc. 28.19. Электронное сообщение, информирующее владельца документа о запуске рабочего потока

12. Выйдите из системы и снова войдите в нее, но на этот раз от имени пользователя, отвечающего за утверждение документов (Userl). Откройте Outlook и обратите внимание на присутствие там электронного сообщения, как показано на рис. 28.20.

Остальная часть рабочего потока здесь не рассматривается. Далее пользователь Userl получит возможность предоставить отзыв по документу и утвердить его. После этого аналогичная задача создается для пользователя User2, и он тоже получит возможность предоставить отзыв по данному документу и утвердить его.

В этой главе кратко рассматривались различные типы рабочих потоков, предоставляемые в линейке продуктов SharePoint 2010, и приведено два подробных примера для ознакомления с процессом создания и использования рабочих потоков. Также были приведены сведения, необходимые администраторам для управления рабочими потоками и использованием SharePoint Designer 2010. Тестирование рабочих потоков может быть затруднено из-за необходимости наличия нескольких учетных записей пользователей. Стандартные

готовые рабочие потоки и средства SharePoint Designer помогут администраторам и опытным пользователям более эффективно строить полезные рабочие потоки.