• Главная
• Контакты
• Нашёл ошибку
• Прислать материал
• Добавить в избранное

Табличный редактор Excel по своей популярности уступает, пожалуй, лишь текстовому редактору Word. В данной главе мы рассмотрим основополагающие аспекты использования последней версии приложения – Excel 2007: описание пользовательского интерфейса, порядок настройки программы, работу с формулами и функциями, построение диаграмм и др.

Excel 2007 позволяет формировать и выводить на печать документы, представленные в табличном виде, выполнять расчеты на основании исходных данных и др. Задачи, решаемые с помощью табличного редактора Excel, кратко перечислены ниже.

• Создание, редактирование и оформление разнообразных табличных документов.

• Выполнение расчетов на основании исходных данных с применением специально предназначенного инструмен тария.

• Сохранение созданного документа в различных форматах (Excel, веб-страница, шаблон, текстовый документ и др.).

• Ввод и обработка табличных данных с помощью встроенных механизмов формул, функций, макросов и др.

• Анализ и управление данными (автоматический расчет итоговых и промежуточных данных, их структуризация и консолидация, использование сводных таблиц и отчетов и др.).

• Вставка в документ различных объектов (рисунок, функция, примечание, объект и др.).

• Выполнение операций по ручному и автоматическому форматированию документа и его составных элементов. Автоматическая проверка орфографии документа, оперативное устранение допущенных некорректностей с использованием механизма автозамены.

• Импорт необходимых данных из различных источников (включая базы данных OLAP) и последующая их обработка. Поддержка XML-формата.

• Настройка параметров представления табличного документа, а также настройка пользовательского интерфейса.

• Доступ к данным других программ (например, Word, PowerPoint, Access и др.).

• Формирование самых разнообразных отчетов – аналитических, сводных, графических, в виде диаграмм и др.

• Выполнение стандартных функций Microsoft Office – печать документа, поиск данных и их замена, проверка наличия ошибок и др.

• Создание приложений с применением языка программирования VBA.

• Создание рисунков с использованием специально предназначенной функции.

• Защита табличного документа от неквалифицированного и несанкционированного доступа.

Специфика использования табличного редактора Excel 2007 во многом опре деляется потребностями конкретного пользователя, поэтому перечень задач может меняться в зависимости от конкретной ситуации.

Пользовательский интерфейс Excel 2007 также пре терпел значительные изменения по сравнению с предыдущими версиями. Принципиально структура интерфейса Excel 2007 мало отличается от Word 2007: в ней также присутствуют Панель быст рого доступа, лента с вкладками, Кнопка «Office» и др. В данном разделе мы рассмотрим наиболее важные элементы пользовательского интерфейса Excel 2007 – Кнопку «Office», контекстное меню и рабочую область.

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

Новый интерфейс Excel 2007, его основные элементы и инструменты, а также новые возможности Excel 2007 подробно рассмотрены в видеолекциях раздела «Интерфейс и новые возможности программы Microsoft Office Excel 2007».

Ленту Excel 2007 мы рассматривать не будем, поскольку этот элемент подробно рассмотрен в видеоуроках, которые содержатся на прилагаемом компакт-диске.

Меню Кнопки «Office» включает в себя почти те же команды, что и Кнопка «Office» в Word 2007, которые предназначены для создания нового документа, открытия существующего, сохранения изменений в документе либо сохранения его под другим именем, печати документа и др. Свои особенности по сравнению с Word 2007 имеют команда Сохранить и подменю Сохранить как, что обусловлено спецификой Excel 2007.

Вы можете сохранять документы в самых разных форматах, причем некоторые из них не были предусмотрены в предыдущих версиях. По умолчанию Excel 2007 предлагает сохранить документ в формате XLSX (этот формат прежние версии программы не понимают), но при необходимости можно выбрать тип файла, совместимый с предыдущими версиями (XLS). Вы можете также сохранить документ в формате XLSM, который поддерживает макросы. При этом нельзя забывать, что если документ сохранен в формате, отличном от Excel 2007, то работать с ним вы сможете лишь в режиме совместимости (соответствующее информационное сообщение появляется в заголовке окна).

В правой части меню Кнопки «Office» отображается список недавно открывавшихся документов. Число документов, отображаемых в данном перечне, вы можете установить самостоятельно в настройках программы.

Команды меню Кнопки «Office» во многом используют так же, как аналогичные команды этого же меню Word 2007.

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

Рассмотрению меню Кнопки “Office”, а также некоторым настройкам Excel 2007 посвящена видеолекция «Кнопка Microsoft Office и команды, которые в ней находятся. Кнопка Параметры Excel. Вкладка Основные».

Контекстное меню Excel 2007 в общем случае включает в себя следующие команды: Вырезать, Копировать, Вставить <из буфера обмена>, Вставить <объект>, Удалить, Очистить содержимое, Вставить примечание, Формат ячеек, Выбрать из раскрывающегося списка и Гиперссылка. Кратко остановимся на некоторых из них.

Команда Вставить <объект> предназначена для добавления в документ ячеек, строк либо столбцов. При выполнении данной команды открывается окно Добавление ячеек, в котором указывают, какой именно элемент требуется добавить: ячейку, строку или столбец. Команда Удалить работает с точностью до наоборот – в окне Удаление ячеек необходимо указать, какой элемент следует удалить.

Командой Очистить содержимое можно при необходимости оперативно удалить содержимое активной ячейки либо группы предварительно выделенных ячеек.

Команду Добавить примечание используют для добавления нужного примечания к активной ячейке (текст примечания может, например, детализировать информацию, содержащуюся в ячейке). Параметры отображения примечаний настраивают в подразделе Экран раздела Дополнительно диалогового окна Параметры Excel.

С помощью команды Формат ячеек переходят в режим форматирования ячеек, где вы можете настроить шрифт ячейки, задать выравнивание в ней текста, а также множество иных параметров. Более подробно данную функциональность рассмотрим в разделе «Форматирование активной ячейки».

Следует отметить, что состав контекстного меню Excel 2007 зависит от текущего режима работы. Например, если установить курсор в ячейку, к которой имеется примечание, то в составе контекстного меню, помимо стандартных команд, отобразятся также команды Изменить примечание, Удалить примечание и Показать или скрыть примечания; некоторые характерные особенности использования контекстного меню могут иметься и в иных режимах работы.

Рабочая область Excel 2007 называется элементом пользовательского интерфейса, включающим в себя ячейки, строки, столбцы и листы текущей книги, а также строку формул. Все основные действия по созданию и редактированию документов Excel 2007 выполняют именно в рабочей области.

Одним из главных структурных элементов рабочей области является ячейка. В данном случае ячейка – это наименьшая (элементарная) часть электронной таблицы, предназначенная для ввода и хранения информации и расположенная на пересечении строки и столбца. Совокупность нескольких ячеек образует диапазон.

Каждая ячейка имеет уникальные координаты (их еще называют адресом ячейки). Адрес ячейки определяется с помощью строк с буквами и цифрами, которые расположены соответственно вверху и слева рабочей области. Например, на рис. 3.1 курсор установлен в ячейку с адресом С4.

Рис. 3.1. Ячейка с координатами С4

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

О том, как работать с ячейками, подробно рассказывается в видеолекции «Изменение количества листов в книге. Адреса ячейки. Переход к заданной ячейке. Команда Перейти. Перемещение по рабочему листу. Перемещение ячейки».

Данные в ячейку вводят различными способами: с клавиатуры, расчетным путем (когда значение ячейки вычисляется расчетными формулами на основании данных других ячеек), путем импорта из внешних файлов, с помощью макросов, из буфера обмена и др.

Информацию в ячейках можно представлять в разных форматах – числовом, текстовом и т. д. Формат представления данных выбирают в окне Формат ячеек, которое вызывается одноименной командой контекстного меню. Данное окно можно также открыть следующим образом: на вкладке Главная ленты Excel 2007 в панели Ячейки нужно нажать кнопку Формат и в появившемся меню выполнить команду Формат ячеек.

Вы можете мышью перетащить любую ячейку с ее содержимым в другое место. Для этого подведите указатель мыши к любому углу ячейки (кроме правого нижнего), при этом появится крестик со стрелками. Теперь, нажав и удерживая кнопку мыши, перетащите ячейку со всем содержимым в требуемое место. Кстати, подобным образом вы можете переносить с одного места на другое предварительно выделенные диапазоны ячеек.

Учтите, что режим перетаскивания ячеек и диапазонов действует лишь тогда, когда в настройках программы в разделе Дополнительно (подраздел Параметры правки) установлен флажок Разрешить маркеры заполнения и перетаскивание ячеек. Если здесь же установлен флажок Предупреждать перед перезаписью ячеек, то перед заменой имеющихся данных новыми программа будет выдавать дополнительный запрос на подтверждение этой операции. Оба флажка по умолчанию установлены.

ПРИМЕЧАНИЕ

Следует учитывать, что при работе с числовыми данными в качестве разделителя целой и дробной частей чисел по умолчанию используется запятая, а при работе с датами – точка. При вводе числовых данных и дат они по умолчанию выравниваются по правому краю ячейки, а введенный текст – по левому.

Ячейки взаимосвязаны при участии в тех либо иных расчетах и вычислениях – вычитании, сложении и т. д., а также при использовании функций. Нередко одна и та же ячейка задействуется сразу в нескольких формулах либо функциях.

Чтобы выделить нужную ячейку, щелкните на ней кнопкой мыши либо, используя клавиши управления курсором, переместите рамку выделения. Если нужно выделить диапазон, то, нажав и удерживая кнопку мыши, перетащите указатель в любое место, в зависимости от требуемого размера диапазона. При этом первая ячейка диапазона (то есть ячейка, с которой началось перетаскивание указателя мыши) визуально останется невыделенной (но все равно она входит в состав диапазона).

Возможности программы предусматривают выделение нескольких ячеек, не являющихся смежными, а разделенных другими ячейками. Для этого щелкайте кнопкой мыши на требуемых ячейках, удерживая при этом нажатой клавишу Ctrl. По такому же принципу можно выполнить выделение нескольких расположенных по отдельности диапазонов.

При работе с большими объемами данных активная ячейка (то есть ячейка, на которой установлен курсор) может исчезнуть из поля видимости – например, после использования полосы прокрутки либо в иных случаях. Чтобы быстро найти ее, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+BackSpace.

Вы можете добавить ячейку в любое место рабочей области. Для этого на вкладке Главная, которая расположена на ленте Excel 2007, в панели Ячейки нажмите кнопку Вставить и в открывшемся меню выберите пункт Вставить ячейки; также можно воспользоваться командой контекстного меню Вставить <объект>. Затем в открывшемся окне укажите направление смещения имеющихся ячеек вместе с их содержимым для освобождения места для новой ячейки и нажмите ОК.

Для удаления из ячейки всего содержимого выделите ее и нажмите клавишу Delete (так же очищается и предварительно выделенный диапазон). Если же требуется не просто очистить содержимое ячейки, а удалить и ее саму, то выделите ее и выполните команду контекстного меню Удалить. В результате откроется окно (рис. 3.2), в котором нужно выбрать направление сдвига – влево либо вверх. В соответствии с выбранным направлением после нажатия кнопки ОК данные будут перемещены на место удаляемой ячейки.

Рис. 3.2. Настройка удаления ячейки

Вы можете объединить несколько расположенных рядом ячеек в одну, равную по размеру выделенному диапазону (при условии, что этот диапазон прямоугольный). Для этого выполните команду контекстного меню Формат ячеек (ее можно вызвать также комбинацией клавиш Ctrl+1) и в открывшемся окне установите флажок объединение ячеек вкладки Выравнивание, нажмите кнопку ОК. Чтобы разъединить ранее объединенные ячейки, снимите данный флажок и нажмите кнопку ОК (не забывайте, что предварительно следует выделить разъединяемую ячейку или обрабатываемый диапазон).

Не все знают, каким образом следует вводить данные в ячейки выделенного диапазона, хотя на самом деле это достаточно просто. Выделите диапазон, а затем введите данные, которые появятся в первой его ячейке (она не затемнена), после этого перейдите к следующей ячейке, нажав клавишу Tab или Enter, и заполните ее. Когда вы аналогичным образом заполните последнюю ячейку диапазона, то снимите выделение с диапазона, нажав любую клавишу со стрелкой.

В случае надобности вы можете весь выделенный диапазон быстро заполнить одним и тем же значением: введите это значение в первую ячейку выделенного диапазона и нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Enter.

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

Порядок работы с диапазонами рассматривается в видеолекции «Понятие диапазона. Выделение диапазона».

Вводить в ячейку отрицательные данные можно одним из двух способов: поставить перед вводимым числом знак «минус» либо заключить его в скобки (после нажатия клавиши Enter скобки будут преобразованы в знак «минус»). При необходимости можно выполнить настройку, в результате применения которой отрицательные значения будут выделяться красным цветом. Для этого выделите ячейки, в которых находятся либо могут находиться отрицательные значения, потом выполните команду контекстного меню Формат ячеек и в открывшемся окне на вкладке Число в поле Числовые форматы выберите значение Числовой. Затем в правой части вкладки в поле Отрицательные числа щелкните кнопкой мыши на требуемом формате представления отрицательных чисел и нажмите кнопку ОК.

Не все пользователи умеют правильно вводить в ячейки дробные значения. Дело в том, что при вводе дробного значения с использованием наклонной черты «/» (эта черта называется «слэш») Excel 2007 автоматически преобразует его в дату. Например, если вы введете значение 1/5, после нажатия клавиши Enter оно автоматически преобразуется в 01.май, а при выделении данной ячейки в строке формул отобразится значение 01.05.2008 (указывается текущий год). Чтобы программа не преобразовывала дробные значения в дату, нужно вначале ввести 0, затем нажать клавишу Пробел и лишь после этого ввести дробное значение.

Текст в ячейку обычно вводят с клавиатуры. Учтите, что при вводе текста большого объема может создаваться видимость того, что он перекрывает содержимое соседних ячеек. Однако это только иллюзия, и введенный текст всегда остается в своей ячейке. Чтобы убедиться в этом, установите курсор в ячейку с введенным текстом и посмотрите на строку формул – в ней отобразится весь введенный в ячейку текст. Если после этого вы переместите курсор в соседнюю ячейку, которая якобы перекрыта, то в строке формул отобразится ее прежнее значение, что свидетельствует о том, что введенная ранее информация «не пострадала».

Процесс редактирования введенного ранее текста требует некоторой осторожности. Дело в том, что если попытаться сразу внести исправления, то можно потерять всю ранее введенную в данную ячейку информацию. Чтобы перейти в режим редактирования содержимого ячейки, установите на нее указатель и дважды щелкните кнопкой мыши либо нажмите клавишу F2. В результате в ячейке появится курсор ввода текста, переместите его в требуемое место клавишами управления курсором, после чего внесите необходимые исправления. Следует отметить, что редактирование в ячейке возможно только в том случае, если в настройках программы в разделе Дополнительно (подраздел Параметры правки) установлен флажок Разрешить редактирование в ячейках.

Кстати, вы можете редактировать содержимое ячейки в строке формул – иногда это удобнее. Выделите эту ячейку, щелкните кнопкой мыши в строке формул и с клавиатуры введите нужный текст.

Иногда в процессе работы возникает необходи мость ввести в ячейку текст не в одну строку, а в несколько. При этом многие пользователи испытывают затруднения: ведь после нажатия Enter ввод данных в ячейку заканчивается. Для перехода на другую строку в пределах одной ячейки используйте комбинацию клавиш Alt+Enter.

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

Порядок ввода данных в ячейки и в строку формул рассматривается в видео лекции «Ввод данных в ячейку и в строку формул. Изменение режима ввода данных. Кнопки управления вводом. Кнопка Вставка функции, диалоговое окно Мастер функций».

В программе реализована возможность быстрого ввода данных в ячейки с помощью механизма автозаполнения. Наиболее простой способ выглядит так: введите значение в ячейку, подведите указатель мыши к правому нижнему углу ячейки (этот угол помечен жирной точкой), чтобы указатель принял вид небольшого крестика. Затем, нажав и удерживая кнопку мыши, перетащите указатель в том направлении, в котором необходимо заполнить ячейки. Как только вы отпустите кнопку мыши, все ячейки выделенного диапазона будут заполнены (в них будет скопировано значение, введенное в первую ячейку). Кроме этого, возле последней ячейки выделенного диапазона отобразится кнопка, нажав которую вы откроете меню, изображенное на рис. 3.3.

Рис. 3.3. Выбор варианта автозаполнения ячеек

В данном меню укажите подходящий вариант автозаполнения ячеек. При выборе варианта Копировать ячейки содержимое первой ячейки выделенного диапазона будет скопировано во все остальные ячейки. Если вы укажете вариант Заполнить (кстати, данное значение заблокировано тогда, когда первая ячейка диапазона содержит текстовое значение), то все ячейки будут заполнены числовой последовательностью в порядке возрастания. Например, если в первую ячейку диапазона введено значение 1, то при выборе варианта Заполнить значения следующих ячеек сформируются так: 2, 3, 4, 5 и т. д. При установленном значении Заполнить только форматы во все ячейки диапазона будет скопирован только формат первой ячейки, а при выборе варианта Заполнить только значения – только значение первой ячейки (форматы останутся прежними).

Рабочая книга Excel 2007 – это файл, который создается, редактируется и сохраняется средствами Excel 2007. По умолчанию рабочая книга Excel 2007 имеет расширение XLSX (учтите, что этот формат не поддерживается предыдущими версиями Excel). Основной структурной единицей рабочей книги является рабочий лист.

Рабочий лист – основной элемент рабочей книги, предназначенный для ввода, редактирования и хранения данных, а также для выполнения вычислений. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка.

По умолчанию в состав каждой книги Excel 2007 включено три рабочих листа, которым по умолчанию присвоены названия Лист1, Лист2 и Лист3. Однако при необходимости вы можете изменить количество листов новой книги. Для этого войдите в режим настройки программы и в поле Число листов подраздела При создании новых книг (раздел Основные) введите подходящее значение. Учтите, что максимально допустимое количество листов в одной книге – 255 (при попытке ввести большее значение программа выдаст соответствующее предупреждение).

Перечень ярлыков всех имеющихся в книге листов отображается слева внизу окна, между строкой состояния и рабочей областью. Ярлык активного в данный момент листа помечается тем же цветом, что и сам лист, ярлыки остальных листов затемнены. Для перехода к требуемому листу достаточно щелкнуть кнопкой мыши на соответствующем ярлыке. Порядок следования листов в книге можно изменять по своему усмотрению – для этого нужно просто перетащить мышью ярлык любого листа в требуемое место.

Чтобы добавить в книгу Excel 2007 новый рабочий лист, щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке любого листа и в появившемся контекстном меню выберите пункт Вставить. В открывшемся окне щелкните кнопкой мыши на ярлыке Лист и нажмите кнопку ОК. В результате в текущей книге появится новый лист, которому по умолчанию будет присвоено имя ЛистN, где N – следующий порядковый номер листа.

При необходимости присвоенные по умолчанию названия рабочих листов можно изменять. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке листа, затем в открывшемся контекстном меню выполните команду Переименовать и с клавиатуры введите требуемое название.

Чтобы удалить лист из книги, щелкните правой кнопкой мыши на его ярлыке и в открывшемся контекстном меню выполните команду Удалить. Если лист не содержит никаких данных, то он будет удален сразу, а если на листе имеются данные, то программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

Многие полезные операции, выполняемые с рабочими листами и на рабочих листах, показаны в видеолекциях раздела «Форматирование и защита рабочих листов».

Учтите, что приложение не разрешит удалить все листы рабочей книги – хотя бы один должен обязательно остаться. Если же вы хотите непременно удалить все имеющиеся листы, то либо удаляйте полностью текущую рабочую книгу Excel 2007, либо добавьте в нее новый пустой лист, а затем удалите все те, которые были ранее.

Вы всегда можете скрыть от посторонних глаз любой лист рабочей книги. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке данного листа и в открывшемся контекстном меню выполните команду Скрыть. Учтите, что сразу после этого лист будет скрыт без предупреждения.

Чтобы впоследствии включить отображение скрытого листа, выполните в этом же контекстном меню команду Отобразить. Откроется окно, в котором содержится список ранее скрытых листов (рис. 3.4). Чтобы отобразить любой из них, выделите его в списке и нажмите кнопку ОК.

Рис. 3.4. Выбор листа для отображения

При необходимости вы можете переместить или скопировать данные с одного листа книги на другой или вообще в другую книгу. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке листа, содержимое которого нужно переместить либо скопировать, и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Переместить/скопировать. В открывшемся окне (рис. 3.5) в поле в книгу укажите рабочую книгу Excel, в которую необходимо скопировать информацию (по умолчанию здесь выбрано имя текущей книги). Учтите, что книгу можно выбирать только из числа открытых в данный момент книг Excel.

Рис. 3.5. Перемещение или копирование листа

В поле перед листом содержится список рабочих листов книги, которая была указана в поле в книгу. Выделите мышью название рабочего листа, перед которым должен появиться новый лист со скопированной (перемещенной) информацией.

ВНИМАНИЕ

Скрыть все имеющиеся в книге рабочие листы невозможно – в ней постоянно должен отображаться хотя бы один лист.

Если установить флажок Создавать копию, то лист-источник по окончании операции останется на своем месте. Если же данный флажок снят, то он исчезнет (будет перемещен в место, указанное в окне Переместить или скопировать, см. рис. 3.5).

Как и ячейки, строки и столбцы относятся к главным составляющим рабочего листа Excel 2007. Названия столбцов по умолчанию обозначаются буквами английского алфавита, а каждая строка имеет уникальный номер. Любую строку или любой столбец вы можете по своему усмотрению добавлять, удалять либо перемещать, причем одновременно со всей содержащейся информацией. Что касается высоты строки и ширины столбца, то их также можно менять.

Можно выполнить такую настройку, при которой столбцы, как и строки, будут обозначаться не буквами, а цифрами. Для этого в настройках программы в разделе Формулы установите флажок Стиль ссылок R1C1, который по умолчанию снят.

ПРИМЕЧАНИЕ

Заголовки строк и столбцов отображаются только тогда, когда в настройках Excel 2007 в разделе Дополнительно установлен флажок Показывать заголовки строк и столбцов.

Для быстрого выделения строки или столбца щелкните кнопкой мыши соответственно на ее номере или его заголовке. Чтобы выделить несколько строк (столбцов), наведите указатель мыши на номер строки (заголовок столбца), с которой начинается выделение, и, нажав кнопку мыши, перетащите указатель на столько строк (столбцов), сколько нужно выделить. Если необходимо выделить несколько строк, которые расположены не подряд, а разделены другими строками, то щелкайте кнопкой мыши на тех из них, которые должны быть выделены, удерживая нажатой клавишу Ctrl (аналогично выделяются столбцы).

Чтобы быстро очистить все ячейки строки либо столбца от содержимого, выделите строку (столбец) и нажмите клавишу Delete. Если же необходимо удалить строку (столбец) со всей содержащейся в ней (в нем) информацией, то щелкните правой кнопкой мыши на номере строки (заголовке столбца) и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Удалить. При выполнении операции удаления на место удаленной строки переместится информация, расположенная ниже, а на место удаленного столбца – информация, расположенная правее.

Кроме того, вы можете добавлять строки и столбцы. Для вставки строки щелкните правой кнопкой мыши на номере строки, над которой нужно добавить новую строку, и в открывшемся контекстном меню выполните команду Вставить <объект>. Аналогичным образом добавляют столбцы, при этом новый столбец будет вставлен левее выделенного.

Любую строку либо любой столбец при необходимости можно скрыть. Для этого выделите данный элемент и выберите пункт контекстного меню Скрыть. Чтобы восстановить скрытые строки и столбцы, выполните команду контекстного меню Отобразить.

Высоту строки и ширину столбца можно регулировать по своему усмотрению. Для перехода в режим редактирования высоты строки выберите пункт контекстного меню Высота, а для редактирования ширины столбца – команду Ширина. При выполнении любой из этих команд открывается окно, в котором с клавиатуры нужно указать требуемое значение и нажать кнопку ОК.

Строкой формул называется специальная строка, расположенная над заголовками столбцов и предназначенная для ввода и редактирования формул и иной информации. Фрагмент строки формул представлен на рис. 3.6.

Рис. 3.6. Строка формул

Строку формул можно убрать из интерфейса. Управление отображением строки формул осуществляется на вкладке Вид в группе Показать или скрыть с помощью флажка Строка формул: если флажок установлен (положение по умолчанию) – строка формул отображается, если снят – нет.

Строка формул состоит из двух основных частей: адресной строки, которая расположена слева, и строки ввода и отображения информации. На рис. 3.6 в адресной строке отображается значение В5, а в строке ввода и отображения информации – формула =(А4+Е7).

Адресная строка предназначена для отображения адреса выделенной ячейки либо диапазона ячеек, а также для ввода с клавиатуры требуемых адресов. Однако при выделении группы ячеек в адрес ной строке будет показан только адрес первой ячейки диапазона, расположенной в его левом верхнем углу.

Если в адресную строку ввести значение В7 и нажать клавишу Enter, то курсор автоматически будет установлен в ячейку, расположенную по адресу В7. Если необходимо ввести адрес диапазона ячеек, расположенных в столбце В в строках с 5 по 15, то следует в адресной строке ввести значение В5:В15. Если же необходимо ввести, например, адрес диапазона ячеек, расположенных в столбцах от С до Е и строках с 5 по 15, то в адресной строке следует ввести значение С5:Е15, то есть указываются левая верхняя и правая нижняя ячейки диапазона.

Чтобы ввести в ячейку информацию с помощью строки формул, установите курсор в эту ячейку, затем щелкните кнопкой мыши в строке формул и с клавиатуры введите требуемое значение. Если в строку формул вы введете формулу, созданную по правилам Excel 2007, то в соответствующей ячейке отобразится не формула, а готовый результат ее вычисления. После того как вся необходимая информация введена в строку ввода информации, нажмите клавишу Enter. Вы можете также воспользоваться экранной кнопкой ввода, которая расположена слева от строки ввода (на ней изображена «галочка»). Эта кнопка отображается только в режиме ввода информации, поэтому на рис. 3.6 ее не видно. При подведении указателя мыши к данной кнопке отобразится всплывающая подсказка Ввод. При использовании этой кнопки курсор после ввода информации останется на ячейке, в которую осуществлялся ввод.

ПРИМЕЧАНИЕ

Даже если в какой-то ячейке содержащаяся в ней информация видна не полностью, то в строке формул она всегда показывается целиком.

В этом разделе мы рассмотрим наиболее востребованные режимы работы и возможности программы Excel 2007. Более подробно возможности Excel проиллюстрированы в видеоуроках, которые имеются на прилагаемом к книге компакт-диске.

В табличном редакторе Excel 2007 вы можете полностью автоматизировать выполнение расчетов, используя для этого формулы. Формула – это специальный инструмент Excel 2007, предназначенный для расчетов, вычислений и анализа данных.

Формула начинается со знака «=», после чего следуют операнды и операторы.

Наиболее простой пример создания формулы можно представить следующим образом: вначале введите в ячейку знак =, затем – число, после этого – арифметический знак (плюс, минус, умножить либо разделить) и т. д., по мере необходимости. Завершите процесс ввода формулы, нажав клавишу Enter, – в ячейке вы увидите результат ее вычисления. Если выделить эту ячейку, то в строке формул отобразится введенная формула. Например, если в ячейку А1 ввести формулу =25+15-10, то после нажатия клавиши Enter в данной ячейке появится значение 30, а если выделить ее, то в строке формул отобразится =25+15-10.

Однако подобный способ создания формул не всегда приемлем, поскольку часто для расчетов используют не конкретные числовые значения, а адреса ячеек, в которых находятся те либо иные значения. Например, если в ячейке А1 содержится значение 25, в ячейке В2 – значение 15, а в ячейке С5 – 10, то формулу расчета можно представить следующим образом: =А1+В2-С5. Результат вычисления данной формулы будет таким же, как и в предыдущем примере, и отобразится в той ячейке, в которую вы вводили формулу, при этом в строке формул, когда вы выделите данную ячейку, отобразится формула, а не результат ее вычисления.

При необходимости любую созданную ранее формулу можно отредактировать. Для этого выделите соответствующую ячейку и в строке формул внесите требуемые изменения, после чего нажмите клавишу Enter. Редактировать формулу можно также и в самой ячейке; для перехода в режим редактирования щелкните на ней кнопкой мыши и нажмите клавишу F2.

ПРИМЕЧАНИЕ

Операнд – это элемент вычисления (константа, функция либо ссылка), а оператор – знак либо символ, который определяет тип вычисления в формуле над операндами. В Excel 2007 используются следующие виды операторов: математические, текстовые, операторы сравнения и операторы ссылок.

Возможности программы предусматривают ввод формулы одновременно в несколько ячеек. Для этого выделите требуемый диапазон ячеек (либо несколько ячеек, расположенных на расстоянии друг от друга), затем в первую ячейку диапазона введите требуемую формулу и нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Enter.

Любую формулу можно скопировать в буфер обмена и вставить в любое место рабочего листа. При этом все используемые ссылки (адреса ячеек) в формуле-источнике будут автоматически заменены в формуле-приемнике на аналогичные, соответствующие новому размещению формулы. Например, если в ячейку А1 ввести формулу =В1+С1, затем скопировать ее в буфер обмена и вставить в ячейку А2, то формула будет выглядеть следующим образом: =В2+С2.

Если вам нужно не скопировать, а переместить формулу из одной ячейки в другую, то выделите ячейку с формулой, подведите указатель мыши к любой границе выделенной ячейки так, чтобы он принял вид крестика, и, нажав и удерживая кнопку мыши, перетащите формулу в требуемое место.

Чтобы скопировать в буфер и затем вставить в нужное место не формулу ячейки, а только ее значение, полученное вследствие вычисления формулы, выделите ячейку, затем скопируйте ее содержимое в буфер обмена, переместите курсор в то место, в которое нужно вставить значение, и выполните команду контекстного меню Специальная вставка. В результате откроется окно Специальная вставка (рис. 3.7), в котором установите переключатель Вставить в положение значения и нажмите кнопку ОК.

Рис. 3.7. Настройка специальной вставки

В данном окне можно выбрать и другие режимы вставки содержимого буфера обмена.

Вы можете также выполнять многие виды расчетов с помощью специальных встроенных в Excel 2007 функций.

Функция – это изначально созданная и заложенная в программу формула, которая выполняет вычисления по заданным величинам и в определенном порядке.

В состав каждой функции в обязательном порядке входят следующие элементы: знак равенства «=», имя или название (примеры имен – СУММ, СРЗНАЧ, СЧЕТ, МАКС и т. д.), а также аргумент (либо несколько аргументов). Аргументами функций могут быть числа, ссылки, формулы, текст, логические величины и др.

Вы можете вводить функции как в ручном, так и в автоматическом режиме. В последнем случае используют мастер функций (рис. 3.8), открываемый кнопкой Вставить функцию, которая расположена на ленте Excel 2007 на вкладке Формулы.

Рис. 3.8. Мастер функций

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

Используя для расчетов функции, помните, что каждая из них имеет строго определенный синтаксис, которого непременно следует придерживаться. Даже несущественное, на первый взгляд, отклонение от синтаксиса повлечет ошибки в расчетах либо вообще сделает их невозможными.

Все имеющиеся в программе функции для удобства работы сгруппированы в категории. Выбор категории осуществляется из раскрывающегося списка Категория, при этом в нижней части окна отображается перечень функций, входящих в эту категорию. Выделите требуемую функцию и нажмите кнопку ОК. При этом откроется окно, содержимое которого зависит от конкретной функции, в котором укажите ее аргументы.

Чтобы ввести функцию вручную, выполните следующие действия. Вначале введите знак равенства, потом – название функции, а затем – перечень аргументов функции, которые необходимо заключить в круглые скобки и разделить точкой с запятой. Например, вы хотите рассчитать сумму чисел, которые расположены в ячейках В7, Е5 и С2. В этом случае введите в строку формул значение =СУММ(В7;Е5;С2) и нажмите клавишу Enter – результат вычисления отобразится в активной ячейке. Обратите внимание, что имя функции введено русскими буквами, а аргументы, которыми в данном случае являются координаты ячеек, – английскими.

Заметьте, что любая функция может выступать аргументом для какой-либо другой функции. Этот прием получил название вложение функции.

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

Более подробно данный режим освещен в видеоуроках, имеющихся на компакт-диске.

Вы можете добавлять к ячейкам примечания, которые могут отображаться как постоянно, так и только при подведении указателя мыши к ячейке. Вариант отображения примечаний устанавливают в настройках программы в разделе Дополнительно (подраздел Экран) с помощью переключателя Для ячеек с примечаниями показывать, который имеет три положения:

• ни примечания, ни индикаторы – ни примечания, ни индикаторы не будут отображаться ни в каком виде, то есть ячейки с примечанием визуально ничем не будут отличаться от других ячеек;

• только индикаторы (и всплывающие примечания) – будет отображаться только индикатор примечания в виде маленького красного треугольника в правом верхнем углу ячейки, а текст примечания вы увидите, только если подведете к данной ячейке указатель мыши;

• примечания и индикаторы – в ячейках с примечаниями будут постоянно отображаться и примечания, и индикаторы.

Пример ячейки, к которой добавлено примечание, изображен на рис. 3.9.

Рис. 3.9. Ячейка с примечанием

Чтобы создать примечание, щелкните правой кнопкой мыши на соответствующей ячейке и в открывшемся контекстном меню выполните команду Вставить примечание. Появится окно примечания, в котором по умолчанию будет отображаться имя пользователя (на рис. 3.9 имя пользователя – Alex). Введите текст примечания и щелкните кнопкой мыши в любом месте рабочей области – примечание создано.

Введенное ранее примечание вы всегда можете изменить. Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке с примечанием и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Изменить примечание (он присутствует только для ячеек с примечаниями). В результате появится окно примечания (см. рис. 3.9), внесите требуемые корректировки и щелкните кнопкой мыши в любом месте рабочей области.

Чтобы удалить примечание, выполните команду контекстного меню Удалить примечание (она отображается только при щелчке правой кнопкой мыши на ячейках с примечаниями). При этом помните, что подтверждение операции удаления не требуется.

Вы можете создать любое количество примечаний, в зависимости от своих потребностей.

При необходимости можно быстро выделить все ячейки текущего рабочего листа, имеющие примечания. Для этого достаточно нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+O. Чтобы удалить примечания из всех ячеек рабочего листа, выделите их, нажав комбинацию клавиш Ctrl+Shift+O, затем щелкните правой кнопкой мыши на любой из этих ячеек и выполните команду контекстного меню Удалить примечание.

Вы можете по своему усмотрению настраивать представление данных в любой ячейке либо диапазоне, то есть форматировать активную ячейку или вы деленный диапазон. Чтобы перейти в данный режим, выполните команду контекстного меню Формат ячеек либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+1. Откроется окно, которое содержит несколько вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Заливка и Защита (рис. 3.10). Кратко остановимся на каждой из них.

Рис. 3.10. Режим форматирования ячеек и диапазонов

На вкладке Число выбирают подходящий числовой формат ячейки (диапазона), а также настраивают параметры выбранного формата. Пример того, как будет выглядеть содержимое ячейки (диапазона) при текущих настройках, вы можете увидеть в поле Образец.

Вкладку Выравнивание используют, для того чтобы настроить отображение данных в ячейке. В области Выравнивание осуществляют горизонтальное и вертикальное выравнивание содержимого ячейки; подходящие варианты выбирают из раскрывающихся списков по горизонтали и по вертикали. Если в поле по горизонтали выбрано значение по левому краю (отступ), то для редактирования становится доступным расположенное правее поле отступ, в котором указывают необходимую величину отступа.

В области Ориентация устанавливают требуемый вариант ориентации текста ячейки (например, можно расположить текст в ячейке вертикально либо под произвольным углом). В области настроек Отображение есть три флажка. Если вы установите флажок переносить по словам, то вводимый в ячейку текст будет автоматически переноситься на следующую строку при достижении правого края ячейки. Установка флажка автоподбор ширины позволяет уменьшить размер символов шрифта таким образом, чтобы содержимое ячейки помещалось в столбце. Для объединения двух или более ячеек в одну установите флажок объединение ячеек (предварительно следует выделить объединяемые ячейки).

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

Более подробно процесс форматирования ячеек и диапазонов проиллюстрирован в видеолекции «Ввод данных с использованием клавиатуры. Формат ячеек. Способ изменить формат представления данных в ячейке».

Настройку шрифта ячейки или диапазона выполняют на вкладке Шрифт. Здесь указывают подходящий стиль шрифта, выбирают его начертание и размер. В поле Образец вы можете увидеть, как будет представлено содержимое ячейки при текущих настройках.

На вкладке Граница настраивают отображение границы ячейки (диапазона). В области Линия, которая находится в левой части вкладки, щелчком кнопкой мыши задают подходящий тип линии границы и из раскрывающегося списка выбирают ее цвет. В правой части вкладки указывают область применения границы.

На вкладке Заливка вы можете указать цвет фона ячейки (диапазона), а также выбрать узор, которым будет оформлена ячейка (диапазон). В поле Образец можно видеть, как будет выглядеть ячейка (диапазон) при текущих настройках.

На вкладке Защита с помощью флажков Защищаемая ячейка и Скрыть формулы устанавливают защиту ячейки от несанкционированного доступа (редактирования, удаления и т. д.). Следует отметить, что использование данной функциональности имеет смысл только в том случае, если действует защита листа.

При необходимости вы можете включить защиту рабочего листа от несанкционированного доступа. Эту функциональность удобно применять, например, если один компьютер доступен для нескольких пользователей.

Чтобы открыть режим настройки защиты рабочего листа, щелкните правой кнопкой мыши на его ярлыке и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Защитить лист либо нажмите кнопку Защитить лист, которая находится на вкладке Рецензирование ленты Excel 2007. В появившемся окне установите флажок Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек (рис. 3.11). Если он снят, то вы не сможете включить защиту, поскольку будет заблокирована кнопка ОК.

Рис. 3.11. Настройка защиты рабочего листа

В поле Пароль для отключения защиты листа вы можете ввести произвольный пароль на снятие устанавливаемой защиты. Для исключения ошибки его придется ввести два раза: первый раз – в поле Пароль для отключения защиты, а второй – в диалоговом окне Подтверждение пароля, которое выводится на экран после нажатия кнопки ОК.

В поле Разрешить всем пользователям этого листа установите соответствующие флажки, чтобы определить перечень действий, которые разрешено выполнять на защищенном рабочем листе. Например, можно запретить выполнение любых действий, кроме вставки столбцов и строк, их удаления, вставки гиперссылок, использования автофильтра и т. д. По умолчанию в данном поле установлены флажки выделение заблокированных ячеек и выделение незаблокированных ячеек – это означает, что выполнение любых других действий на защищенном рабочем листе будет невозможно.

Режим защиты рабочего листа включают нажатием кнопки ОК. Кнопка Отмена закрывает данное окно без включения защиты и сохранения выполненных в нем изменений.

Чтобы снять защиту с рабочего листа, выполните в контекстном меню, вызываемом нажатием правой кнопкой мыши на ярлыке листа, команду Снять защиту с листа (она отображается только для защищенных листов вместо команды Защитить лист). В открывшемся окне с клавиатуры введите пароль, установленный при включении защиты рабочего листа, и нажмите кнопку ОК. При вводе пароля нельзя забывать, что программа различает регистр символов (прописные либо строчные). Если введен неправильный пароль, то программа выдает соответствующее информационное сообщение.

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

Учтите, что восстановление утерянного пароля невозможно. Поэтому обязательно сохраните его в надежном месте, иначе вы можете безвозвратно потерять доступ к защищенным данным.

Если при включении защиты вы не ввели пароль, то для снятия защиты с рабочего листа достаточно просто выполнить команду Снять защиту с листа.

В данном разделе мы рассмотрим механизм автозамены, использование которого позволяет избежать случайных ошибок, возникающих при вводе тех либо иных данных (текстовых, в формате даты и др.). Его смысл заключается в том, что ошибочно введенные данные Excel 2007 будет автоматически исправлять сразу после нажатия клавиш «пробел» или Enter.

Для перехода в режим настройки автозамены войдите в режим настройки Excel 2007 и в разделе Правописание нажмите кнопку Параметры автозамены. В результате откроется окно (рис. 3.12), в котором можно настроить параметры автозамены. Все основные параметры находятся на вкладке Автозамена.

Рис. 3.12. Настройка параметров автозамены

Если установлен флажок Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова, то при вводе слов с двумя прописными буквами вторая буква слова автоматически будет преобразована в строчную.

Если установлен флажок Делать первые буквы предложений прописными, то после каждой точки следующее слово будет начинаться с прописной буквы.

При установленном флажке Названия дней с прописной буквы первая буква в названии дней недели будет автоматически преобразовываться в прописную.

Устранять последствия случайного нажатия Caps Lock – установку данного флажка используют для автоматического изменения ошибок, связанных со случайным включением режима Caps Lock. Например, если введено слово рОССИЯ, то оно автоматически будет преобразовано в слово Россия.

Вы сами можете создать перечень возможных ошибок и указать вариант устранения каждой из них. Например, если пользователю в процессе работы часто приходится набирать слово «аккумулятор», и он часто ошибается, вводя его как «акумулятор», то можно в список автозамены включить ошибочное написание этого слова и вариант его исправления. Подобные настройки выполняют в нижней части вкладки, и в первую очередь для этого нужно установить флажок Заменять при вводе (при снятом флажке механизм автоматической замены в соответствии с пользовательским списком будет отключен).

Чтобы добавить в список новую позицию, введите в поле заменять слово либо иное значение (число, дату и др.) в том виде, который является ошибочным и который должен быть автоматически исправлен после ввода, а в поле на – вариант исправления этого значения. Например, в поле заменять можно ввести слово «акумулятор», а в поле на – «аккумулятор». Для добавления в список введенной позиции нажмите кнопку Добавить, которая расположена справа под списком.

Чтобы удалить из списка ненужную позицию, выделите ее щелчком кнопкой мыши и нажмите кнопку Удалить. Помните, что Excel 2007 не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления, поэтому будьте внимательны.

Однако в процессе работы могут возникать ситуации, когда не нужно, например, исправлять две прописные буквы в слове либо после точки писать слово с большой буквы. Для таких случаев механизм автозамены предусматривает введение списка исключений. Чтобы перейти в режим работы с этим списком, на вкладке Автозамена нажмите кнопку Исключения. В результате откроется окно, которое включает в себя две вкладки: Первая буква и ДВе ПРописные (рис. 3.13).

Рис. 3.13. Формирование перечня исключений

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

По умолчанию пользовательский список уже включает в себя немалое количество возможных ошибок и вариантов их исправления, но при необходимости в этот список можно и добавлять новые данные, и удалять введенные ранее.

Вкладка Первая буква предназначена для формирования и ведения перечня исключений при исправлении первой буквы слова на прописную в начале предложения (после точки). Чтобы добавить новое исключение, введите слово либо его фрагмент (поставив после него точку) в поле Не заменять прописной буквой после и нажмите кнопку Добавить. Самые характерные примеры подобных исключений – «т. д.», «водит.», «доп.», «повыш.», «нач.», «обл.» и др. Чтобы убрать исключение из перечня, щелкните на нем кнопкой мыши и нажмите кнопку Удалить.

На вкладке ДВе ПРописные подобным образом составляют перечень исключений при исправлении двух прописных букв в начале слова. В поле Не заменять введите текст исключения и нажмите кнопку Добавить. Чтобы удалить исключение из списка, выделите его и нажмите Удалить.

На вкладке Автоформат при вводе (см. рис. 3.12) есть флажок Заменять при вводе адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками. Если он установлен, то при вводе в документ адресов Интернета либо сетевых путей они автоматически будут преобразованы в гиперссылки.

Выполненные настройки автозамены вступают в силу только после нажатия в окне Автозамена кнопки ОК. Нажав кнопку Отмена, вы выйдете из данного режима без сохранения изменений.