• Главная
• Контакты
• Нашёл ошибку
• Прислать материал
• Добавить в избранное

Так уж исторически повелось, что Microsoft Outlook – один из самых популярных органайзеров и почтовых клиентов. Это во многом обусловлено не только его широкими функциональными возможностями и наличием авторитетного разработчика (компания Microsoft), но и тем, что, говоря откровенно, эта программа является бесплатной для большинства наших соотечественников. Все это в полной мере относится и к последней версии – Microsoft Outlook 2007, с которой мы и познакомимся в данной главе.

Программа Microsoft Outlook 2007 обладает широкими функциональными возможностями, которые кратко можно сформулировать следующим образом:

• выполнение функций персонального органайзера;

• работа с электронной почтой (создание, редактирование, получение, отправка электронной корреспонденции с возможностью ее хранения в любом количестве папок);

• систематизация и наглядное представление текущих дел, задач и меро приятий;

• ведение адресной книги с возможностью группировки контактов в тематические группы и отражения всей необходимой информации по каждому контакту;

• ведение списка актуальных задач;

• возможность автоматического напоминания о предстоящих делах и мероприятиях, причем режим напоминания пользователь может настраивать по своему усмотрению;

• ведение любых необходимых заметок.

Помимо перечисленных задач, с помощью программы Microsoft Outlook 2007 можно выполнять и другие задачи, в зависимости от потребностей пользователя.

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

О том, с чего следует начинать работу в программе Microsoft Outlook 2007, рассказывается в видеолекциях раздела «Начало работы с Outlook 2007».

Для запуска Microsoft Outlook 2007 выполните команду Пуск > Все программы > Microsoft Office > Microsoft Office Outlook 2007. В результате откроется окно программы, изображенное на рис. 5.1.

Рис. 5.1. Программа Microsoft Outlook 2007

В верхней части окна находится главное меню программы, включающее в себя следующие пункты: Файл, Правка, Вид, Переход, Сервис, Действия и Справка. Перечень команд, которые входят в состав пунктов главного меню, зависит от выбранного режима работы.

Под главным меню находится панель инструментов Стандартная; кроме нее в программе предусмотрено использование еще двух инструментальных панелей: Веб-узел и Дополнительно. Управляют отоб ражением инструментальных панелей с помощью соответствующих команд подменю Вид > Панели инструментов. Вы можете самостоятельно настроить панель инструментов в соответствии со своими потребностями – для этого выполните команду Вид > Панели инструментов > Настройка.

В левой части интерфейса отображается область переходов. Ее удобно использовать для перехода в разные режимы работы приложения. Управляют отображением области переходов с помощью команд подменю Вид > Область переходов (можно включить ее полное отображение, свернутое или выключить).

ПРИМЕЧАНИЕ

Многие команды главного меню дублируются соответствующими командами контекстного меню, которое можно вызвать, нажав правую кнопку мыши либо комбинацию горячих клавиш.

Центральную часть интерфейса занимает рабочая область программы, содержимое которой зависит от выбранного режима работы. На рис. 5.1 показано содержимое рабочей области в режиме Outlook сегодня (этот режим используется по умолчанию при открытии приложения).

Внизу окна программы находится строка состояния. Чтобы отобразить ее, выполните команду главного меню Вид > Строка состояния.

Перед тем как приступить к полноценной эксплуатации программы, просмотрите и, при необходимости, отредактируйте параметры ее настройки. В данном разделе мы узнаем, как это сделать.

Для перехода в режим настройки параметров работы программы выполните команду главного меню Сервис > Параметры. Откроется окно, которое включает следующие вкладки: Настройки, Настройка почты, Сообщение, Орфография, Дополнительно и Почтовый антивирус (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Окно настройки Microsoft Outlook

Мы кратко рассмотрим только самые основные параметры.

Нажав кнопку Параметры почты вкладки Настройки, вы перейдете в окно настройки параметров электронной почты. В нем, в частности, можно включить режим сохранения копии отправляемых сообщений в папке «Отправленные», режим включения в ответное и (или) пересылаемое сообщение текста исходного сообщения и др. Настройки параметров, предложенные по умолчанию, оптимальны для большинства пользователей и корректировки, как правило, не требуют (по крайней мере на начальных этапах работы с программой).

Нажав кнопку Нежелательная почта, вы откроете окно, в котором можете выполнить настройку антиспамового фильтра, сформировать и вести «черный» и «белый» список адресатов, а также настроить иные параметры, позволяющие бороться с нежелательными письмами.

В области настроек Календарь можно настроить параметры календаря (для перехода в режим работы с календарем нужно в главном окне программы (см. рис. 5.1) в области переходов нажать кнопку Календарь или выполнить команду главного меню Переход > Календарь). Установив флажок Напоминание, вы включите режим автоматического напоминания о предстоящем событии, который будет использоваться по умолчанию. При установленном данном флажке справа открывается поле, в котором из раскрывающегося списка следует выбрать интервал времени между напоминанием и началом встречи (события). При необходимости этот параметр можно изменить в окне редактирования встречи либо события.

С помощью кнопки Параметры календаря переходят в режим расширенной настройки календаря. При этом открывается окно, которое показано на рис. 5.3.

Рис. 5.3. Параметры дополнительной настройки календаря

В области настроек Календарь рабочей недели следует указать параметры, с помощью которых программа сможет точно определять начало и конец рабочей недели и рабочего дня. В первую очередь укажите рабочие дни недели, установив соответствующие флажки (по умолчанию в программе заложена пятидневная рабочая неделя, см. рис. 5.3). Из раскрывающегося списка 1-й день недели выберите день недели, с которого будет начинаться каждая рабочая неделя. В поле 1-я неделя года укажите программе, каким образом она должна определять первую рабочую неделю года. Из раскрывающегося списка можно выбрать один из трех вариантов: начинается с 1 января, 1-я неделя из 4-х дней и первая полная неделя.

Из раскрывающихся списков Время начала и Время конца выберите соответственно время начала рабочего дня и время его окончания. По умолчанию в программе установлено время начала рабочего дня – 8:00, а время его окончания – 17:00.

Если установлен флажок показывать номера недель (этот флажок находится в области настроек Параметры календаря (см. рис. 5.3), то в программном календаре напротив каждой недели будет отображаться ее номер в текущем году (от 1 до 52).

Если установлен флажок разрешать участникам предлагать другое время собрания, то при работе в сети другие участники собрания смогут в удаленном режиме предлагать вам другое время проведения собрания; при снятом флажке такая возможность отсутствует. В поле Использовать при предложении нового времени укажите, как программа должна реагировать на поступившее предложение. Возможен выбор одного из трех вариантов: Под вопросом (в данном случае пользователь самостоятельно определяет, принимать предложение или нет), Принять (предложение будет принято) или Отклонить (предложение будет отклонено).

В программе реализована возможность настройки оповещений о задачах, срок выполнения которых назначен на сегодняшний день. Для этого в окне Параметры (см. рис. 5.2) в области настроек Задачи из раскрывающегося списка Время напоминания выберите время, когда будет выполнено оповещение. По умолчанию в данном поле установлено значение 8:00.

При необходимости можно выполнить расширенную настройку задач. Для перехода в соответствующий режим нажмите кнопку Параметры задачи. Откроется окно Параметры задач, которое показано на рис. 5.4.

Рис. 5.4. Параметры расширенной настройки задач

В полях просроченные и завершенные выберите цвет, которым будут обозначаться соответственно просроченные и завершенные задачи. По умолчанию для просроченных задач установлен красный цвет, а для завершенных – серый.

В области настроек Контакты (см. рис. 5.2) находится кнопка Параметры контактов. Нажав эту кнопку, вы откроете окно Параметры контактов, с помощью которого сможете настроить контакты (адреса), вводимые в адресную книгу (рис. 5.5).

Рис. 5.5. Дополнительная настройка контактов

Из раскрывающегося списка По полному имени выберите порядок следования компонентов полного имени контакта. Возможен выбор одного из трех вариантов: Имя (Отчество) Фамилия (этот вариант установлен по умолчанию), Фамилия Имя либо Имя Фамилия1 Фамилия2.

В поле Как хранить укажите используемый по умолчанию способ хранения новых контактов. Из раскрывающегося списка можно выбрать один из пяти вариантов:

• Фамилия, Имя;

• Имя Фамилия;

• Организация;

• Фамилия, Имя (Организация);

• Организация (Фамилия, Имя).

Установив флажок Проверять наличие повторяющихся контактов, вы включите режим проверки уникальности каждого вводимого контакта. В данном случае программа не разрешит повторно ввести один и тот же контакт.

Все изменения, выполненные в окне Параметры (см. рис. 5.2), вступают в силу только после нажатия кнопок ОК либо Применить. Если вы нажмете кнопку Отмена, то выйдете из режима настройки без сохранения выполненных изменений.

Чтобы пользоваться электронной почтой с помощью программы Microsoft Outlook 2007, необходимо создать учетную запись почты.

Для перехода в режим работы с учетными записями выполните команду главного меню Сервис > Настройка учетных записей. В результате откроется окно (рис. 5.6), в котором содержится список созданных ранее учетных записей электронной почты (при первом открытии список будет пустым).

Рис. 5.6. Учетные записи почты

Чтобы добавить учетную запись, нажмите кнопку Создать – откроется окно Мастера создания учетной записи. Далее выполните указанные ниже действия.

1. На первом этапе с помощью переключателя выберите тип подключения: Сервер Microsoft Exchange, POP3, IMAP или HTTP либо Другая. По умолчанию переключатель установлен в положение Сервер Microsoft Exchange, POP3, IMAP или HTTP, которое в большинстве случаев оптимально.

2. Теперь введите имя владельца почтового ящика (например, Иван Петров), а также адрес электронной почты (обычно он предоставляется поставщиком услуг Интернета; пример адреса – ivan@mail.ru) и пароль для доступа к почтовому ящику. Заметьте, что пароль вводится дважды – с целью предотвращения ошибок при вводе. Установите флажок Настроить вручную параметры сервера или дополнительные типы серверов, который находится внизу окна, чтобы перейти в режим более тонкой настройки учетной записи. Нажмите кнопку Далее.

3. В открывшемся окне установите переключатель в положение Электронная почта Интернета и нажмите кнопку Далее.

4. Укажите серверы входящих (РОР3, IMAP или НТТР, в большинстве случаев – сервер РОР3) и исходящих сообщений. Выбор серверов зависит от места расположения почтового ящика пользователя. Например, если почтовый ящик открыт на www.yandex.ru, то сервером входящих сообщений будет pop.yandex.ru, а исходящих – smtp.yandex.ru. На данном этапе также введите имя пользователя и пароль для входа в систему. Нажмите кнопку Далее.

5. На последнем этапе для завершения ввода учетной записи нажмите кнопку Готово.

В результате выполненных действий созданная учетная запись отобразится в окне Настройка учетных записей (см. рис. 5.6) на вкладке Электронная почта. По умолчанию имя созданной учетной записи будет соответствовать серверу входящих сообщений РОР3 (например, pop.yandex.ru). Однако это имя можно изменить по своему усмотрению, а заодно отредактировать и иные параметры созданной учетной записи. Для перехода в режим редактирования выделите учетную запись, щелкнув на ней кнопкой мыши, и нажмите кнопку Изменить.

Чтобы удалить учетную запись из списка, щелкните на ней кнопкой мыши и нажмите кнопку Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

Наглядно процесс создания учетной записи проиллюстрирован в видеолекции «Добавление в профиль Outlook 2007 дополнительных учетных записей электронной почты».

Возможности программы Microsoft Outlook 2007 предусматривают ввод, редактирование и хранение информации о любых стоящих перед вами задачах (делах, действиях и т. д.). Они могут быть связаны как с выполнением служебных обязанностей (например, «Провести переговоры», «Организовать совещание» и т. д.), так и с личными, бытовыми, семейными и иными делами («Отвезти тещу на дачу», «Заехать в автосервис» и т. д.).

Для перехода в режим работы с задачами выполните команду главного меню Переход > Задачи, либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+4, либо в области переходов нажмите кнопку Задачи. В результате откроется перечень введенных ранее задач (рис. 5.7).

Рис. 5.7. Список актуальных задач

Для каждой введенной задачи в соответствующих колонках отображаются ее тема (краткая формулировка), срок исполнения и папка, в которой она находится.

Для ввода в программу новой задачи выполните команду главного меню Файл > Создать > Задача или Действия > Создать задачу либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N. Чтобы перейти в режим редактирования имеющейся задачи, дважды щелкните на ней кнопкой мыши или выполните команду Открыть контекст ного меню. При выполнении любого из пере численных действий открывается окно ввода и редактирования задачи, изображенное на рис. 5.8. Данное окно имеет уже известную вам структуру Office 2007: в нем есть Кнопка «Office», Панель быстрого доступа, лента Microsoft Outlook 2007, иные

знакомые вам инструменты. Все основные сведения о задаче следует вводить в режимах Задача и Подробно, которые включают с помощью соответствующих кнопок на вкладке Задача (на рис. 5.8 активизирован режим Задача). Мы кратко рассмотрим основные реквизиты и параметры задач, более подробно порядок работы с задачами проиллюстрирован в видеоуроках, которые имеются на компакт-диске.

Рис. 5.8. Окно ввода и редактирования задачи

ПРИМЕЧАНИЕ

Список актуальных задач отображается автоматически при каждом запуске программы в режиме работы Outlook сегодня (см. рис. 5.1).

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

Порядок работы с задачами в программе Outlook 2007 подробно рассмотрен в видеолекциях раздела «Создание и отслеживание задач».

В режиме Задача в поле Тема с клавиатуры введите произвольное название задачи, либо ее тему, либо краткую формулировку, отражающую ее суть. Введенное в данное поле значение будет отображаться для этой задачи в списке задач (см. рис. 5.7) в столбце Тема задачи.

В поле Срок укажите крайний срок решения задачи (введенное в данном поле значение будет отображаться для этой задачи в списке задач, см. рис. 5.7, в столбце Срок), а в поле Дата начала – дату, когда необходимо приступить к решению задачи. Значение каждого из этих полей выбирают из раскрывающихся списков.

Из раскрывающегося списка Состояние выберите текущее состояние (статус) данной задачи; по мере решения задачи значение этого поля можно изменять в соответствии с новым статусом задачи. Любая задача может принимать одно из следующих состояний: Не началась, Выполняется, Завершена, В ожидании или Отложена. Если задаче установлен статус Завершена, то в списке задач она будет зачеркнута.

В поле Важность укажите степень важности текущей задачи. Из раскрывающегося списка следует выбрать один из трех вариантов: Низкая, Обычная и Высокая. По умолчанию данному полю присвоено значение Обычная.

Возможности программы предусматривают настройку и выполнение оповещений (напоминаний) о предстоящей задаче в конкретный момент времени. Например, если задача должна быть выполнена (или должно начаться ее выполнение) в среду в 9:00, то можно сделать так, что, например, во вторник в 18:00 (в конце рабочего дня) или в среду в 8:45 (перед началом рабочего дня) программа автоматически выдаст оповещение-напоминание о предстоящей задаче.

Чтобы выполнить такую настройку, установите флажок Напоминание, затем в расположенном справа поле укажите дату, когда должно появиться оповещение (значение выберите из раскрывающегося списка в календаре), и точное время оповещения (значение можно либо выбрать в раскрывающемся списке либо ввести с клавиатуры). В результате в назначенное время программа выдаст визуальное оповещение-напоминание о предстоящей задаче. Чтобы это оповещение сопровождалось звуковым сигналом, нажмите кнопку, расположенную справа от поля ввода времени. В результате откроется окно, которое показано на рис. 5.9.

Рис. 5.9. Настройка звукового напоминания

В данном окне установите флажок Использовать этот звук, затем нажмите кнопку Обзор и в открывшемся окне Файл звука напоминания по обычным правилам Windows укажите путь к файлу, который должен быть воспроизведен. Выполненные настройки вступят в силу после нажатия кнопки ОК. Если вы нажмете кнопку Отмена, окно будет закрыто без сохранения выполненных изменений.

В поле Ответственный автоматически отображается имя человека, который создал текущую задачу. Если задача будет отправлена другому лицу, то после получения задачи значение поля Ответственный соответствующим образом изменится автоматически.

В режиме Подробно при необходимости можно указать некоторые дополнительные параметры текущей задачи. Для этого предназначены перечисленные ниже поля.

• Дата завершения – в этом поле указывают дату выполнения текущей задачи. После того как данное поле заполнено, поле Состояние в режиме Задача (см. рис. 5.8) автоматически примет значение Завершена.

• Объем работ – в данном поле при необходимости задают предполагаемый объем времени, который может потребоваться для выполнения текущей задачи.

• Реально затрачено – это поле заполняют, после того как задача завершена. Здесь указывают количество времени, которое реально было затрачено на решение данной задачи.

• Расстояние – в данном поле можно задать расстояние (в километрах), которое пришлось преодолеть для выполнения задачи. Например, если вы летали на семинар из Санкт-Петербурга в Красноярск, то здесь можно указать расстояние от Санкт-Петербурга до Красноярска.

• Расходы – это поле предназначено для ввода информации о расходах, которые пришлось понести для выполнения данной задачи. Например, если вы летали на семинар из Санкт-Петербурга в Красноярск, то в данном поле можно указать сумму стоимости авиаперелета и командировочных расходов.

• Организация – в данное поле вводят названия организаций, с которыми было связано выполнение текущей задачи. Количество названий может быть любым, в зависимости от потребностей пользователя; при вводе их нужно разделять точкой с запятой.

Все изменения, выполненные в окне ввода и редактирования задачи, вступают в силу после нажатия кнопки Сохранить и закрыть, которая расположена слева вверху окна (см. рис. 5.8) на вкладке Задача и доступна в обоих режимах.

Если необходимо сохранить выполненные изменения без закрытия окна редактирования задачи, то в меню Кнопки «Office» выполните команду Сохранить либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S. При необходимости можно сохранить текущую задачу в отдельном файле – для этого выполните команду меню Кнопка «Office» > Сохранить как и в открывшемся окне по обычным правилам Windows укажите путь для сохранения и имя файла. При этом можно выбрать один из следующих форматов: текстовый формат, формат RTF, шаблон Outlook или формат сообщения.

Для удаления текущей задачи, находясь в окне редактирования, выполните команду меню Кнопка «Office» > Удалить либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+D. Чтобы удалить задачу из списка задач, выделите ее и выполните команду Удалить контекстного меню. Как в первом, так и во втором случае при удалении задачи следует соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления, а сразу удаляет задачу без предупреждения.

Возможности программы Microsoft Outlook 2007 предусматривают создание и хранение любого количества необходимых заметок. Режим работы с заметками представляет собой аналог обычного блокнота, в котором делают какие-то пометки, записи, напоминания, фиксируют интересные идеи и т. д.

В процессе работы заметки все время остаются открытыми и отображаются в окне программы в режиме работы с заметками.

Чтобы перейти в режим работы с заметками, выполните команду главного меню Переход > Заметки. Интерфейс программы в режиме работы с заметками представлен на рис. 5.10.

Рис. 5.10. Окно программы для работы с заметками в Microsoft Outlook 2007

В режиме работы с заметками отображается перечень созданных ранее заметок. Если до настоящего момента вы не создавали заметки, то рабочая область интерфейса программы будет пустой.

Для создания новой заметки предназначены команды главного меню Файл > Создать > Заметка или Действия > Создать заметку, вызываемые также нажатием комбинации клавиш Ctrl+N. Чтобы перейти в режим редактирования заметки, достаточно дважды щелкнуть на ней кнопкой мыши или выполнить команду Открыть, расположенную в контекстном меню. При выполнении любого из перечисленных действий открывается окно ввода и редактирования заметки, изображенное на рис. 5.11.

Рис. 5.11. Режим редактирования заметки

В нижней части окна заметки проставлены дата и время ее создания. При необходимости можно отключить отображение даты и времени. Для этого выполните команду главного меню Сервис > Параметры, затем в открывшемся окне перейдите на вкладку Дополнительно и нажмите кнопку Дополнительно. В результате откроется окно Дополнительные параметры, в котором для отключения отображения нужно снять флажок Показывать время и дату в заметках.

При необходимости текст, содержащийся в заметке, можно с помощью буфера обмена перенести в какой-либо документ либо в электронное письмо и т. д.

Используйте для заметок разных типов различные цвета фона окна заметки и ее значка. Чтобы выбрать цвет, щелкните правой кнопкой мыши на значке с заметкой и в открывшемся контекстном меню в подменю Выбрать категорию выберите требуемый цвет. По умолчанию при создании новой заметки используется желтый цвет.

Чтобы удалить заметку, выделите ее в списке и выполните команду Удалить контекстного меню. При этом следует соблюдать осторожность, так как программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

ПРИМЕЧАНИЕ

При необходимости можно изменить параметры заметки, используемые по умолчанию. Для этого нужно выполнить команду главного меню Сервис > Параметры, затем в появившемся окне перейти на вкладку Настройки (см. рис. 5.2) и нажать кнопку Параметры заметки. В результате откроется окно Параметры заметок, в котором можно указать используемый по умолчанию цвет заметки, ее размер и выполнить настройку шрифта.

Как известно, современный деловой человек часто присутствует на различного рода встречах и мероприятиях. Нередко целый рабочий день посвящается тому, что приходится с кем-то встречаться, вести какие-то переговоры, куда-то ехать и т. д.

В программе Microsoft Outlook 2007 для ввода, редактирования и хранения информации о подобных мероприятиях предназначен режим работы Календарь.

Для перехода в режим работы Календарь выполните команду главного меню Переход > Календарь либо нажмите кнопку Календарь, которая находится в области переходов. Интерфейс программы в режиме работы Календарь представлен на рис. 5.12.

Рис. 5.12. Окно программы для работы в режиме Календарь

В верхней части рабочей области отображается выбранная в календаре дата (на рис. 5.12 выбрана дата – 30 апреля 2008 г.). Слева находится календарь, в котором текущая дата выделена квадратиком (на рис. 5.12 те кущая дата – 30 апреля).

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

Порядок работы с календарем подробно проиллюстрирован в видеолекциях раздела «Назначение встреч и планирование времени с помощью календаря Outlook 2007».

В центральной части рабочей области показывается список запланированных мероприятий на ту дату, которая указана в календаре (щелкая кнопкой мыши на разных датах, можно быстро просмотреть перечень запланированных мероприятий на любой день).

Для ввода информации о новой встрече необходимо выполнить команды главного меню Файл > Создать > Встреча и Действия > Создать встречу либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+N. Чтобы перейти в режим редактирования информации о введенной ранее встрече, дважды щелкните на ней кнопкой мыши или выберите пункт Открыть контекстного меню. При выполнении любого из перечисленных действий открывается окно ввода и редактирования встречи, изображенное на рис. 5.13.

Рис. 5.13. Режим редактирования данных о встрече

Чтобы ввести информацию о предстоящей встрече, перейдите в режим Встреча. Для этого нажмите одноименную кнопку на вкладке Встреча в группе Показать.

В первую очередь необходимо определить тему предстоящей встречи. В поле Тема введите текст, который будет кратко характеризовать суть предстоящей встречи, например: Плановое совещание, Обсуждение графика поставок и т. д.

В поле Место укажите конкретное место проведения предстоящей встречи. Любой текст, который вы вводите в поле Место, автоматически добавляется в раскрывающийся список и впоследствии доступен для выбора. Примеры значений данного поля: Головной офис, Зал брифингов, Ресторан «Вернисаж» и т. д.

Из раскрывающегося списка Начало выберите дату начала проведения встречи. Время начала встречи выберите из раскрывающегося списка либо введите с клавиатуры. Аналогичным образом в поле Конец укажите дату и точное время окончания встречи.

Если установлен флажок Целый день, то данная встреча автоматически будет преобразована в событие. При установленном данном флажке становятся недоступными поля, предназначенные для ввода точного времени начала и окончания мероприятия.

Возможности программы предусматривают настройку и выполнение оповещений (напоминаний) о предстоящей встрече за определенное время до ее начала (например, за 15 минут, за час и т. д.). Чтобы выполнить такую настройку, выберите из раскрывающегося списка Напоминание группы Параметры вкладки Встреча требуемый интервал времени.

В поле Показать как (вкладка Встреча, группа Параметры) можно указать информацию о вашей занятости для пользователей, просматривающих ваше расписание. Из раскрывающегося списка выберите один из следующих вариантов: Свободен, Под вопросом, Занят или Нет на работе.

В большое текстовое поле, которое расположено в нижней части окна, можно ввести дополнительную информацию произвольного характера о предстоящей встрече. Например, информацию, подробно раскрывающую суть встречи, либо обращающую внимание на те или иные аспекты предстоящей встречи (особенности собеседника, нежелательные для обсуждения темы и т. д.).

Все изменения, выполненные в окне ввода и редактирования информации о встрече, вступают в силу, как только вы нажмете кнопку Сохранить и закрыть, которая расположена слева вверху окна на вкладке Встреча.

Если необходимо сохранить выполненные изменения без закрытия окна редактирования встречи, то для этого в меню Кнопки «Office» выполните команду Сохранить либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S. При необходимости можно сохранить информацию о данной встрече в отдельном файле. Для этого в меню Кнопки «Office» выполните команду Сохранить как и в открывшемся окне по обычным правилам Windows укажите путь для сохранения и имя файла. При этом можно выбрать один из следующих форматов: текстовый формат, формат RTF, шаблон Outlook, формат сообщения, формат iCalendar или формат vCalendar.

ПРИМЕЧАНИЕ

В программе Microsoft Outlook 2007 событие – это мероприятие, которое по времени продолжается не менее 24 часов, а встреча – это мероприятие, которое продолжается не более 24 часов.

Для удаления текущей встречи, находясь в окне редактирования, выполните команду меню Кнопка «Office» > Удалить либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+D. Чтобы удалить встречу из списка встреч, выделите ее и выполните команду Удалить контекстного меню. Как в первом, так и во втором случае при удалении встречи следует соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления, а сразу удаляет встречу без предупреждения (однако если перед удалением в окне редактирования встречи были выполнены какие-то изменения и они не были сохранены, то приложение выдаст дополнительный запрос).

Если для проведения встречи приглашаются лица либо привлекаются дополнительные ресурсы, то она называется собранием. Информацию о собрании вводят в окне редактирования в режиме Планирование (рис. 5.14).

Рис. 5.14. Планирование собрания

Список участников предстоящего собрания формируется в поле Все участники. Чтобы добавить в это поле нового участника, щелкните кнопкой мыши в ячейке Щелчок добавит имя и введите фамилию участника. Если информация о добавляемом участнике ранее была введена в программу, то вам будет предложено ввести полное наименование участника (например, фамилия, имя, отчество и электронный адрес). Кнопкой Другие вы можете выбрать участников собрания из адресной книги.

Кнопка Автовыбор предназначена для автоматического выбора времени собрания, которое устраивало бы всех его участников. Однако данный механизм можно использовать, только если все участники совещания доступны в сети и отражают информацию о своих планах в программе Microsoft Outlook 2007.

В поле Время начала укажите дату начала проведения собрания, а правее от этого поля – конкретное время начала встречи. Требуемую дату задают в календаре, который открываются нажатием кнопки выбора. Время начала встречи выбирают из раскрывающегося списка либо вводят с клавиатуры. Аналогичным образом в поля Время окончания вводят дату и точное время окончания собрания.

Как отмечалось выше, мероприятие, которое занимает более 24 часов, называется событием. Чтобы ввести информацию о предстоящем событии, в режиме Календарь (см. рис. 5.12) выполните команду главного меню Действия > Создать событие на целый день либо команду Создать событие на целый день контекст ного меню. В результате откроется окно, изображенное на рис. 5.13 и 5.14 (соответственно режимы Встреча и Планирование). Ввести информацию о событии вы можете таким же образом, как и информацию о встрече. Единственное условие, чтобы программа распознала мероприятие как событие (а не как встречу), – флажок Целый день должен быть установлен. При создании события вкладка Встреча в окне редактирования меняет свое название на Событие.

Большинство пользователей Microsoft Outlook 2007 используют его в первую очередь именно в качестве почтового клиента и уже только потом – как органайзер и т. п. В данном разделе мы рассмотрим, каким образом можно работать с электронной почтой, используя средства данной программы.

Напомним, что для использования приложения в качестве почтового клиента необходимо выполнить настройку хотя бы одной учетной записи (каждая учетная запись соответствует отдельному почтовому ящику).

О том, как это делается, рассказано в разделе «Настройка учетных записей почты».

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

Порядок работы с электронной почтой в программе Outlook 2007 подробно рассмотрен в видеолекциях раздела «Работа с электронной почтой».

Используя программу Microsoft Outlook 2007 в качестве почтового клиента, вы можете решать следующие задачи:

• получение, чтение, создание, отправка и хранение электронной корреспонденции;

• использование нескольких учетных записей для работы с электронной корреспонденцией;

• ведение адресной книги, в которой хранятся адреса электронной почты;

• гибкая настройка пользовательского интерфейса и параметров работы программы в соответствии с потребностями конкретного пользователя;

• создание почтовых сообщений с использованием разнообразных бланков, выбрать которые можно как из предложенного программой перечня, так и из любого места на диске;

• настройка и использование антивирусной и антиспамовой защиты;

• импорт электронной корреспонденции из других популярных почтовых программ с помощью встроенного мастера импорта;

• импорт адресной книги из других популярных почтовых программ;

• экспорт электронной корреспонденции и адресной книги;

• вывод сообщений электронной почты на печать;

• сохранение электронного почтового сообщения в виде отдельного файла либо в качестве бланка;

• сохранение вложений почтового сообщения в виде отдельного файла.

С помощью программы можно решать и иные задачи, наличие которых обусловлено потребностями конкретного пользователя.

Чтобы перейти в режим работы с электронной почтой, нажмите в области переходов кнопку Почта, либо выполните команду главного меню Переход > Почта, либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+1.

Интерфейс программы в режиме работы с электронной почтой показан на рис. 5.15.

Рис. 5.15. Microsoft Outlook 2007 – почтовый клиент

В области переходов отображается список папок с почтовыми сообщениями (Входящие, Отправленные и др.), в центральной части интерфейса – сообщения текущей папки. На рис. 5.15 показано содержимое папки Входящие, при этом все сообщения разделены по группам с зависимости от размера (Крошечные, Маленькие, Средние и Большие). На рисунке все группы свернуты; чтобы их резвернуть, используйте команду главного меню Вид > Развернуть/Свернуть группы > Развернуть все группы.

Чтобы создать новое почтовое сообщение, выполните команду главного меню Файл > Создать > Сообщение или Действие > Создать сообщение либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N. При выполнении любого из перечисленных действий открывается окно создания почтового сообщения, изображенное на рис. 5.16.

Рис. 5.16. Создание и редактирование почтового сообщения

В верхней части окна вы видите ленту с вкладками. Содержимое каждой вкладки предназначено для выполнения тех либо иных операций с данным сообщением (оформление, форматирование, создание вложений и др.). По умолчанию это окно открывается на вкладке Сообщение.

В поле Кому укажите адрес, по которому необходимо доставить данное сообщение. Вы можете ввести его как вручную, так и путем выбора из сформированного ранее списка контактов адресной книги. В последнем случае нажмите кнопку Кому, затем в открывшемся окне щелкните кнопкой мыши на требуемом адресе и нажмите кнопку ОК. При необходимости вы можете в данном поле указать несколько адресов, разделяя их точкой с запятой.

СОВЕТ

Помните, что при большом количестве адресатов ваше письмо может быть распознано как спам.

Аналогичным образом заполняется поле Копия – в нем вы можете указать адреса, по которым необходимо доставить копию данного сообщения. В отличие от поля Кому, поле Копия необязательно для заполнения.

В поле Тема с клавиатуры введите произвольную тему, отражающую суть сообщения. Данное поле необязательно для заполнения, но если руководствоваться правилами хорошего тона, то рекомендуется его заполнить. Например, если вы пишете о переносе собрания, то просто введите в данное поле слово Собрание и т. д.

Что касается текста сообщения, то он вводится в большое текстовое поле, расположенное внизу окна. Это можно делать как с клавиатуры, так и путем вставки из буфера обмена.

Если в программе зарегистрировано более одной учетной записи, то, нажав кнопку Учетная запись (она находится слева от поля Тема, см. рис. 5.16), вы откроете меню со списком учетных записей. В этом списке щелкните кнопкой мыши на учетной записи, от имени которой должно быть отправлено данное письмо.

Чтобы отправить почтовое сообщение немедленно, нажмите кнопку Отправить. При необходимости вы можете не отправлять письмо сразу, а сохранить его в папке Черновики (для последующего редактирования) или Исходящие (для последующей отправки). Все письма из папки Исходящие будут отправлены после выполнения команды главного меню Сервис > Отправить/Получить > Отправить все.

Вы можете также сохранить почтовое сообщение в отдельном файле. Для этого выполните команду меню Кнопка «Office» > Сохранить как и в открывшемся окне по обычным правилам Windows укажите путь для сохранения, имя файла и тип файла. Возможности программы предусматривают сохранение почтовых сообщений в следующих форматах: текстовый, шаблон Outlook, формат сообщения Outlook, HTML и файлы НМТ.

Чтобы удалить сообщение, находясь в режиме его редактирования (см. рис. 5.16), выполните команду меню Кнопка «Office» > Удалить. Чтобы удалить сообщение из списка сообщений, щелкните на нем кнопкой мыши и выполните команду Удалить контекстного меню. После этого сообщения будут перемещены в папку Удаленные без предупреждения. Из папки Удаленные сообщения удаляют аналогичным образом, но уже без возможности последующего восстановления, поэтому программа будет выдавать дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Чтобы получить новую почту, выполните команду главного меню Сервис > Отправить/Получить > Доставить почту либо нажмите клавишу F9. Все полученные почтовые сообщения будут помещены в папку Входящие и помечены как непрочитанные (пометка автоматически снимается, после того как вы откроете и просмотрите сообщение).

Любое полученное сообщение вы можете переслать по другому адресу. Для этого выделите нужное сообщение в списке, щелкнув на нем кнопкой мыши. Затем нажмите на панели инструментов кнопку Переслать, либо выполните команду главного меню Действия > Переслать, либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F. В результате выполнения любого из перечисленных действий откроется окно редактирования почтового сообщения (см. рис. 5.16), описание которого приведено выше.

Чтобы создать ответное почтовое сообщение, выделите соответствующее письмо в списке, щелкнув на нем кнопкой мыши. Далее нажмите на панели инструментов кнопку Ответить, либо выполните команду главного меню Действия > Ответить, либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+R. В результате выполнения любого из перечисленных действий откроется окно редактирования почтового сообщения (см. рис. 5.16), описание которого приведено в разд. «Создание и отправка почтового сообщения».

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

О том, как в программе Outlook 2007 создаются и отправляются электронные письма, рассказывается в видеолекции «Создание и отправка сообщений».